オンライン秘書で業務の加速度を高める活用方法

難病を抱えながら働く33歳、cotoです。
私は本業を持ちながら、副業としてオンライン秘書活動をしております。オンライン秘書は【社長の雑務を専門的に行う人】というイメージはないでしょうか？

実際には【あなたの隣の事務員さん】という働き方をしています。具体的にどのようなことか、お話していきたいと思います。

オンライン秘書

オンライン秘書には、2つのパターンがあります。

1. オンライン秘書会社に所属

2. フリーランスとして個人で活動

私がお伝えするのは2.フリーランスとして個人で活動していることとなります。

オンライン秘書の仕事

人により対応可能業務は異なります。

• 秘書業務

• 総務業務

• 人事業務

• 経理業務

• 営業事務

それぞれの得意分野にて対応可能業務を設定しております。
また私のように、総務×経理が可能であったり、総務×人事が可能な人など、プロフェッショナルに複数業務対応可能な方がいらっしゃいます。

依頼したい内容と対応可能業務の組み合わせを事前面談などを行い、擦り合わせをすることで契約の齟齬が起きないようにします。

まさに、事務員さんを雇う感覚でオンライン秘書を探していただければと思います。

働き方

基本的には、完全リモートで働きます。
勤怠管理も先方に合わせて行い、日報を提出することもあります。

自宅等で作業可能なので、私のように副業として行う方や、様々な事情でフルタイムで働くことが難しい方など、時間を効率的に使いたい方が多くいらっしゃる印象です。

クライアント様とのやり取りはChatworksなどを使用し、確認事項などはこまめに連絡を取り、資料納品などはGoogleを活用することが多いです。

連絡の取りにくさなどを感じたことはなく、クライアント様もこまめかつ迅速にお返事くださる方がほとんどなので、連絡待ちが長く発生する。などもありません。

オンライン秘書契約

メリットその１：フレキシブルな雇用

事務所で雇用するとなると社会保険料やその他様々な経費が発生します。
しかし、オンライン秘書であれば、必要な業務、必要なとき、必要なだけ。といったようなフレキシブルな雇い方が可能です。

年末調整の忙しい期間だけ手伝ってほしい。
商品の受注が増えてきたから、在庫管理・発注を手伝ってほしい。
など、業務の一部だけを依頼することが出来ます。

人をフルタイムで雇用しようとすると、それほどの時間の仕事はないんだけど…。じゃぁパートさんにしようか。と思っても、扶養内だけで働きたい場合や、希望するほどの月給を確保出来ないなど、希望を合わせた条件で出勤出来る人を探すとなると、人材雇用のハードルが上がります。

その点、オンライン秘書であれば、業務の単発依頼が可能なため、そのあたりの煩わしさから解放されます。

メリット　その２：社長業に専念できる

個人事業をされている方は、事業が軌道に乗り始めたとき、事務作業などが多くなり始め、稼ぐ事業のための事務作業に多く時間を取られてしまいがちです。

そんな時に、事務作業をオンライン秘書へ依頼することで、本来の注力したい事業に全力を注ぐことが出来、１→１０達成のスピードアップになります！

オンライン秘書のほとんどの方は、クライアント様をサポートしたい！という気質の方が多いので、気を配り、意思を汲み取り仕事をしよう。という意識の方が本当に多いです。

会社員との違いは、出勤しているだけでお給料が入って来る世界ではなく、成果物が認められないと次に繋がらない実力成果主義の世界にあると思います。

そんな風に一生懸命働いてくれる方が多い環境だからこそ、お任せしても安心と思って頂ける方が多くいるのだと思っています。

メリット　その３：思わぬ発見に繋がる

オンライン秘書で活動している方は、事務に長けていたり、サポートが得意な方ばかりいらっしゃいます。

そのため、単なる事務作業の依頼と思っていたけど、改善提案してくれて業務効率化に繋がったり、管理作業が大幅に減るなど。依頼時には想定しえなかった副産物が生まれることがあります。

秘書皆さまの頑張りのおかげですが、ただの事務作業と思わず、どのような作業にすれば今後楽になるか。クライアント様のためになるか。と皆さまが一生懸命考え、働いている結果だと思います。

ここまで出来る関係性になっていると、多くの場合は継続依頼や専属契約に繋がります。いい人は欲しい。みんなそうですね。

さいごに

いかがでしたでしょうか？

オンライン秘書として働いていて、ご依頼の多くは作業効率を図りたい。無駄を省きたい方のご依頼と認識しております。

オンライン秘書は自分には関係ない。雇うほどの仕事はない。とのお声が聞かれることがありますが、事業加速のためには、事業所得に繋がるための活動に全注力し、他は人に頼むことが一番の加速方法だと思っています。

真面目に取り組んで、評価いただけるからこそ、やりがいにつながる。

クライアント様のサポートが出来て、事業がどんどん大きくなっていく様子はともにサポートさせていただく私たちの喜びでもあります。

ぜひ、一度その加速度を体験してみてはいかがでしょうか。

スキ・フォローで応援いただけると嬉しいです。
日々のことや転職活動のことなど、私の活動で皆様にすこしでも勇気を与えることが出来るよう、取り組んだことの発信を続けていきます。

お読みいただき、ありがとうございました。
引き続き、よろしくお願いいたします。