ビジネスメール vol.2 ||day13
みなさんこんばんは。
なちです。
もうすぐ、4月。
新社会人になる方向けにビジネスメールについて、記載してみようと思います。
まだ前回の記事読んでないよーって人は、リンクを貼っておきますので、是非読んでみてくださいね。
今日はビジネスメールの中でも「ビジネスメールの書き出し」に焦点を当ててピックアップしていこうと思います。
1.ビジネスメールの書き出しって？
みなさん一度は迷われたことあるのではないでしょうか。
特に
はじめてのビジネスメール
はじめての相手先に送るメール
については、送るのに時間がかかった経験がありませんか？
私はあります。
入社して、前任者から請け負った担当先の方への挨拶メールや、
担当者が不在のときに急ぎ送らないといけないメールもありました。
顔も名前も知りませんし電話口で喋ったこともなかったため、
少し躊躇しちゃいましたね。
そんな時でも対応できるオススメの書き出しをまとめてみました！
2.定型で使える！オススメの初めて送るビジネスメールの書き出し
これだけ押さえていれば日頃のビジネスメールは、たいていOKというものは以下の通りです。
・突然のメールでのご連絡失礼いたします。〇〇会社××課の□□と申します。
・初めてご連絡させていただきます。〇〇会社××課の□□と申します。
より丁寧にしたい場合は、
どのような経緯でそのメールをお送りしたのか書くことです。
例えば、
「△△会社の☆☆様からご紹介いただき、ご連絡させて頂きました、〇〇会社××課の□□と申します。」
とすると、面識のない相手でも
信用している人からの紹介であれば不信感は少し軽減されます。
3.時期に合わせた書き出し
かしこまった手紙を書く時を思い出してみてください。
はじめにはまず、「時候の挨拶」を書くと思います。
メールにもそのような内容から書くと、ワンランクアップした印象を受けます。時候の挨拶は、こちらの話を聞いてもらうためのクッション言葉のような役割にもなります。
メールでは、要件のみ把握できればいいので読み飛ばしてしまう方も多いと思いますが、年代が上の方に送るときには、是非書いておきたいですよね。
中でも、万能な書き出しはこれです。
「拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」
どの時期の挨拶にするか迷った時は、万能な書き出しを是非使ってみてください。
もっと詳しく知りたい方は、以下のサイトにまとめてありましたので是非参考にしてみてくださいね。
4.誰かの代わりに送るときの書き出し
わたしが経験したこともありますが、誰かの代わりに送るというときもありますよね。
そんな時は以下の書き出しがオススメです。
「お世話になっております。
（依頼者の名前）の代理でご連絡させていただきました、□□と申します。」
もし、終日休暇や突然の休みであれば、以下の文章にしても良いと思います。
「☆☆が不在のため代理で□□がご連絡いたしました。」
もし、自分に返事が欲しい時は、
末尾に、「ご返信は□□宛のメールアドレスにお願いいたします。」
と書くとより丁寧です。
もし、依頼者に送って欲しいときは、
「なお、ご返信につきましてはお手数ですが、
（依頼者の名前）宛のメールアドレスへとよろしくお願いいたします。」
と書くことを忘れないようにしておきましょう。
5.謝罪の際に送る書き出し
まず、メールで謝罪文を送る前に、
直接謝罪をするか、電話での謝罪をしておきましょう。
メールだけで謝罪は失礼ですし、謝罪していることが伝わりづらいです。
謝罪は電話でしたほうがいいことは明白ですが、
相手が電話に出られない時や、繋がらないときもありますよね。
そういうときは、メールで送るしかありません。
そんなときはどんな書き出しにすればいいのでしょうか。
「お世話になっております〜」の後の文章例を記載しておきます。
・この度は、○×の件で多大なるご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。
・この度は、弊社の不手際によりご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
ここに誤字脱字があっては、メールの送り先の方にもまたご迷惑をかけますので絶対に誤字がないように気をつけましょう。
6.より丁寧な書き出しを求めるなら
とはいえ、もっと上級者が使うようなテクニックがあれば、一目置かれることは間違いありません。
・「平素より大変」お世話になっております。
・日頃よりお心遣いをいただきまして、誠にありがとうございます。
・平素は格別のご高配を賜り、心より感謝申し上げます。
などを送ると好感度アップ間違いなしです。
7.まとめ
いかがでしたでしょうか。
メールは、気軽に送れるからこそマナーをしっかり守った文章を送りたいですよね。
今回の文章は、一例に過ぎません。
ネットや本で探すことにより、いろいろな文章の例を見つけることができます。
自分にあった文例を是非見つけて、ワンランク上の担当者を目指して頑張っていきましょう！
今日もお疲れさまでした。
明日も頑張りましょう！
