タスク管理を続けるコツと具体アイディア
こんにちは、yuiです。
タスク管理って毎日やらなきゃいけないと思いつつ、でもできないんだよな～って人は多いと思います。
かくいう私もその1人です。ぼーっとしてるとすっかりタスク管理を忘れます。そんな私ですが、習慣化の力で続けるようにしています。
今日は、毎日タスク管理を続けるためのコツと、具体的に何をしているのかをご紹介してみようと思います。
タスク管理が続かずに困ってる人や、これからタスク管理をしてみようと思っている人はぜひ参考にしてもらえると嬉しいです。
１．タスク管理と続けようと思ったらまずやること
本題に入る前に、重要なことを一つお伝えしようと思います。
個人的には、コレが分かってるかどうかで継続率が倍くらい違うと思ってます。
（１）メリット・インセンティブを自覚する
まず、大切なのはタスク管理って役に立つよねって自覚することだと思います。当たり前ですが、効果がある・役に立つと思えていなければ何事も続きません。
だからこそ、メリットの腹落ちが大切です。
そのためには、以下の2つの方法があります。
知識を得て、頭でメリットがあると理解する
体験して、感覚として役に立つと理解する
「体験によるメリットの腹落ち」はそれなりに時間がかかるので、
まずは頭で理解する
↓
やってみて徐々に感覚として感じてみる
というのがおすすめ。
頭で理解するのは、
本やネット、YouTube等で学ぶのも良し、
次トピックの紹介内容を考えるも良しです。
（２）メリット自覚には、目的をしっかり持つこと
当たり前と言えば当たり前ですが、タスク管理をすることは最終ゴールではありません。タスク管理によってやりたい何かがあるはずです。
プロジェクトをきちんとスケジュール通りに実施したい
スケジュール通りに仕事を終えてすっきり休暇に入りたい
やったタスクを確認して自己肯定感を上げたい
とか、何でもいいと思うんです。
「その目的のためには、どうタスク管理をしたらいいのか。」ってことを考えると、少し自分ならではの腹落ち感が得られるんじゃないかと思います。
なお、私の場合は
「進捗報告や突如の確認時に楽したい」「タスクを書いておいて頭の中からは忘れ去りたい」というのが大きいかなって思います。
上コレだから、進捗は全部見える化して、初見で誰が見ても分かるように心がけています。（忘れた自分が見ても分かるw）
２．毎日タスク管理を続けるための、具体的な工夫
やはり物事を続けるには、習慣化の力が一番。
私の場合、タスク管理を習慣化するためにこんなことをしていました。
タスク管理表を時間で自動実行させる
リマインダーで入力時間を鳴らす
スモールステップにする
チームでタスク管理をして、入力を強制する
では、少し具体的に見ていきます。
（１）タスク管理表を時間で自動実行させる
とにかく自動的に触れる機会を増やすため、自動でタスク管理表が起動するように仕込んでいます。個人的に自動化は、習慣化の基本の”き”くらい重要だと思っています。
私はWindowsPCを利用しているため、ステートアップ・タスクスケジューラーに登録をしています。スタートアップについては過去にやり方をまとめたものがあるのでそちらもどうぞ。（リンク）
ちなみにMacも同様の機能があるようです。（タスクスケジューラーは、Automator、iCalという機能でできるよう）
（２）リマインダーで入力時間を鳴らす
原始的ですが、やっぱり効果があるコレ。
スマホのアラームとかに、進捗確認する時間をセットしておきましょう。1回鳴らして無理なら、1日に2回も3回も鳴らすのがコツ。どこかのタイミングでタスク管理できればOKくらいに構えておきます。
誰もが知ってる技だと思いますが、やるかやらないかで差が出ます。
困ったら、まずはこのシンプルイズベストな方法を試してみましょう。
（３）スモールステップにする
習慣化のコツは、やるべきことを自分の出来る範囲に分解できるかだと思っています。
自分が出来るサイズに分解できるのは自分だけなので、「分解力」を身に付けることは結構大切だったりします。ここに見栄は一切不要。できないならとことん小さくします。
コレを積み重ねるうちに大きなサイズにしていけるので、割り切ってめちゃ細かくしていきましょう。
ちなみに、私が筋トレを習慣化するときには、タスクの単位を「スクワット1回」にしていました。これぐらい思い切って細かくしてみてください。
（４）チームでタスク管理をして、入力を強制する
最後に、チームで仕事をしている人に試してほしいのは、人の力を借りること。なんだかんだで、みんなでやると続くものです。
私がSEのプロジェクトリーダー時代には、進捗確認はタスク入力したものを使ってするようにしていました。そうすることで、自分もメンバーもタスクを入れないと進捗会議が出来ないようにしたワケです。荒治療ではありますが、こうすることで進捗を入れる習慣はついたのでは。と思ってます。
特に、進捗会議で使うと事前準備も減っていいことが多いので、おすすめしたいやり方です。
いかがでしょうか。
「タスク管理を上手くやりたい」は、ビジネスパーソンとして永久の課題たと思いますが、千里の道も一歩から。
まずは、当たり前のことを淡々とやっていくのが重要だったりします。
タスク管理を習慣化できることを祈っています！