議事録は会議前に8割書ける
「生きづらさを克服する7つの仕事術 」という本からです! よろしければどうぞ!
"準備0で臨む会議"では、議事録は作れない
社会人1年目になるとほぼ必ず直面する仕事が「議事録の作成」です。
私はファーストアサインの現場で、毎週議事録を作成していました。
まあ今も勝手に出しております。
会議に臨むための必須準備である、「会議の流れをあらかじめ頭に入れておく」ことです。
予めAgendaを記載する
◆議題
１．XX
２．XX
と記載しておきましょう!
会議の"結果"を予想する
実は議事録をしっかりと作成できる人は、会議の"開始前"に、議事録に記載する内容が組み立てられています。
「会議で何が話されたか」はもちろん重要な事柄なのですが、それ以上に大事なのが「会議で何が話されるべきか」という観点です。
会議には、「報告型」と「議論型」の2種類がある
会議には、「報告型」と「議論型」の2種類があります。
「報告型」の会議は、基本的に定例化されていることが多いです。毎回決まった内容について、"参加者への共有"を目的として行われます。
そのため議事録は書き易く、「何を共有したいのか(すべきなのか)」だけに注力していれば、実は準備0でも議事録を作成することが可能です。
これに対して「議論型」は、答えのないテーマに関して、参加者が方針を話し合うための会議です。
こちらは会話の内容が決まっていないため、手ぶらで臨むと話の流れが追えず、議事録が「発言された日本語を書き留めただけのメモ」になりかねません。
そのため「議論型」の会議に臨む際は、予め"会議の結果"を頭に入れておく必要があります。
そこで私がいつも準備している『2つのポイント』を書いてみたいと思います。
会議の前に準備すべき2つのポイント
1. 会議のAgendaを把握して、結論の候補を出す
先ず基本的なところとして、「この会議のAgendaは何か」をしっかり押さえておくことが最重要です。
自分が司会でない場合は先ずは会議の前にAgendaを共有してもらうようにしましょう。
Agendaなき会議は行うべきでない
基本的に「Agendaなき会議は行うべきでない」です。
他人にも自分にも会議を設定したら必ずAgendaと時間配分を決めておくようにしましょう!
2. Key Personの意見を予想する
Agendaについて考えられる結論をリストアップしたら、次はそれらの候補について"重み付け"をします。
具体的には、そのアジェンダに関するキーパーソンを挙げて、「Key Personはどのような意見を持っているか」を考えます。
そうすることで、先ほど用意した結論のうち"どれが採用されそうか"を予想しておきます。
注意：「Key Personが必ず会議に出席している」とは限らない
一つ注意事項があるのですが、「Key Personが必ず会議に出席している」とは限りません。
責任者は来られないからその部下を寄越す、といったケースはよくありますし、この場合、この方の部下の意見にフォーカスしても仕方がないことがあります。
しかし代理で出席した場合は「こういう感じで通しておいて」と事前通達が部下に送られると思います。