会議を減らし、短くしたい。
最近俺がイライラしてるのは、仕事で会議が多すぎること。絶対そんなに要らない。会議ばっかりで良いことはない！
会議に出続けたら、せっかく仕入れた情報も、決まったことも、整理する間もなく次にいかざるを得ないから、非常にストレス。
画面見っぱなし＋集中してメモ取り続けるのもしんどい、人間の集中力には限界があるってのを度外視したスケジュールで、一日が過ぎていくと、くっっそイライラする。
会議をやってるんじゃなくて、会議に一日を支配される感覚。無理過ぎる。
てことで早速、見るからに要らなさそうな会議に関して、「この会議要らなくないですか？」って言ったら、支援先のお客様と、お客様と一緒に働いているベンダーの人も、「これ、なくて大丈夫です〜」「キャンセルしておいてくれませんか？」という有り様。
えぇ。今までのは何だったの？
まあまあ、こんなわけで、会議がクソ多いし長いしで腹が立つけど、改善の余地は大いにありそうということで、色々気になって読んだり見たりしていた。
久しぶりのnote、今回は感情ベースでブワーッと書くスタイルよりかはギュッとまとまってるかな？気持ち程度？
記事要約
「注目される「15分の会議」、その効果はいかに？」
Asanaの会議時間短縮事例
参加者が5人以下の定例会議の予定をすべて削除するよう求め、予定が何も入っていない状態で48時間を過ごし、必要と感じた会議に限って予定を元に戻した
マルチタスク（会議中含む）による心身の疲労感
デジタル疲労、燃え尽き症候群の悪化
Monite
15分会議が管理職の間で好評
メリット：参加者が話に耳を貸さないという問題がなくなる
Distributed
「計算するとわかりますが、8人が1時間の会議に参加することは、1人が丸1日働くことと同じ」
より短時間でより集中した会議の形式
・ハドルミーティング（作戦会議）
・デブリーフィング（結果報告）
・アフターアクションレビュー（事後検証）
※これらの概念は何十年も前からアジャイルフレームワークや組織戦術として存在している
会議まみれ（会議から会議へ）→従業員のストレスレベル上昇
理由：自分の時間管理が誰かに委ねられている感覚
※マイクロソフトの研究部門「Human Factors Lab」の調査結果
Vaayuの会議の目標
必要なときに必要な人材を見つけて、従業員同士で話をさせる
会議の議題はテーマではなく、答えを出さなければならない質問であるべき
Ecosiaの取り組み
火曜と木曜には会議を開かない
TheSoul Publishingの方針
対面やビデオ通話を除くコミュニケーションをとる方法として、プロジェクト管理ツールやニュースレター、チャット、そして動画のみの使用を19年に決定
人は得意なことに集中できると解放感を感じる
メールや会議は古い働き方
「わたしたちはメールは使わず会議も開かないのだ」と採用面接で話すと、求職者はとても喜んで『理想の仕事だ』と言ってくれる
Youtube要約
現場で使える仕事術～会議を劇的に短くする方法～
【会議を短くする方法】
・事前の情報共有
・ゴールの宣言：参加者にどんな情報を話せば良いのか理解させる
・終了時間の宣言
・役割分担：その後の動きも短縮される
【生産性向上】アマゾンの会議・ミーティングの進め方
PPT禁止：1ページまたは6ページ
箇条書き禁止：背景→課題→打ち手（三段論法）
3W（When, Who, What）：最後にかならず明確になっている
沈黙からのスタート
資料を黙って読めばすぐわかる。
「これで良いか？」→「YES（質問も意見もない）」＝これが最速
議事録
絶対必要、でも1秒で。
ホワイトボードの写真
反論は会議内で。完結させる。そして行動する。
会議は「これで行きましょう」ということで終わり
会議で時間を無駄にしない方法【精神科医・樺沢紫苑】
会議はなるべくしない
・メッセージで完結させられるから
・通達、報告は答えが「OK」に決まっているから
45分で終わらせるために？
・すでに考えている内容を共有する
・その場では考えない
【トヨタの会議術】一瞬で「会議の生産性・効率ＵＰ」させる方法
30分で終わらせるために？
・解像度の高い目次立てで、着地も考える。
・事前の資料共有。
ホワイトボードを使う
問題→要因分析→対策検討→実行→次回打ち合わせ
意思決定マトリクス
それぞれの項目（評価軸）に点数をつけて一つに絞る
→最後に確実に一つに絞れる。
次の会議で話すことを決めてから終了
参加者選定
上長と部下が同時に入らない：権限委譲のため
4〜6人が適正。
定例会議をしない
「なんのためにその会議を行うのか？」
「共有で済ませられないのか？」
※それでも必要で、定例会議をするなら最小の人数で
まとめ
会議まみれ（会議から会議へ）→従業員のストレスレベル上昇
人は得意なことに集中できると解放感を感じる
ストレスレベル下げて、得意なことに集中して、毎日をより機嫌よくみんなで楽しく過ごすためにも、会議減らしたい〜。
でも要するに、「しっかり準備をしましょう」ってことやな。
準備の中には、「何が目的でみんなを集めていて、何が決まらなきゃダメなのか」を考えることも、もちろん入ってくる。
んで、「Amazon式、無言で終わる会議」は確かに理想、実現してみたい。
立場的にファシリテーションを出来る会議もあるから、そこは時間を意識してこっちが答えに落とし込んでいく。
会議本番がサクッと終わるように、変なところで状況確認をしなくて済むように、資料を作る段階から「これってこの書き方で伝わってるよね、合ってるよね」みたいな会話を参加メンバーとしておく。
あとは、なんだろう、意思決定する人が判断するために必要なお膳立てを頑張る。GOサインか否か判断しなきゃいけないんだとしたら、現状どうなってるのかが一瞬でわかるような資料があれば、秒で終わるだろうし。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）って立場の定義がまだあんまりわかってないけど、プロジェクトメンバーの人たちが、快適にその人達の得意分野・専門分野に集中してもらって、上手くプロジェクトを成功させるためになんでもやる仕事だと思ってる。
だから、俺とかうちの会社のメンバーでの準備で、多くのメンバーの30分を生み出せるなら、価値は大きいと思う。
15分・30分会議
会議の議題はテーマではなく、答えを出さなければならない質問であるべき
その場では考えない
解像度の高い目次立てで、着地も考える
それこそ、これとか一回やってみたい。
上司に言ったらびっくりしちゃうかな？
現実的に厳しいかな？
参加者が5人以下の定例会議の予定を全削除し、予定が何も入っていない状態で48時間を過ごし、必要と感じた会議に限って予定を元に戻す
ま、こんな理想と現実はいつでもすっごく乖離しているけど、明らかに考え抜かれた理想が提示されているんだから、ちょっとずつでもいいから似せていきたい。
はい、会議を減らして短くしたいというイラ立ちから、色々調べてみて、実践できそうなアイデアを発見したnoteでした。
同期の仲間、友達、先輩方、知り合いの皆様、最近のこの笠井康弘のイラ立ちに対して、アドバイスとかもしあったら是非お願いします。
感想、共感の声もいつも通り待ってます。
最後まで読んでくださってありがとうございます！
また次回のnoteでお会いできるのを楽しみにしています👋
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