長文メールを書いてしまう人の心理とは

こんにちは！しーけんです。

仕事では文章を使った情報伝達が主流です。
毎日膨大なメールを処理している人も多いと思います。

数え切れないくらい多くのメールを見ていると、人によって長文を送ってくる人と、端的にまとめてくる人がいるのに気づくでしょう。

今回は、長文のメールと端的にまとめられたメールの違いについて考えてきました。

こちらのここあん様の記事を読んで、自分のメールの内容についていろいろと考えさせられました。
貴重な気づきをありがとうございます！

長文のメールを送る人の特徴とは

ここあん様によれば、長文のメールを送ってくる人には以下のような特徴があるそうです。

・詳細な情報伝達をするため
・精度と正確性をだすため
・論理的な説明と根拠を書くため

これらの内容を1つのメールに入れようとすれば、必然的に長文になってしまうのもうなずけます。

ただ、このようなメールには大きな欠陥があります。

書いた本人は納得かもしれませんが、読み手からしてみれば「読む気が失せる」メールなのです。

その結果内容の確認が後手にまわってしまったり、重要な箇所が読み飛ばされて情報が伝わらないという可能性があるのです。

・重要なポイントだけメールして、あとは電話のやりとりで共有する
・必要な場所は図やチャートなどに書き出す

長文になる場合は上記のような対策をしたほうが、お互いにメリットのある情報共有ができると思います。

ここで自分のことを振り返ってみると、
私自身が比較的長文のメールを送りがちでした。

その結果情報伝達がうまくいっていたかと言えば、必ずしもそうではなかったものです。

メールに書いた内容を電話で再確認されることもありましたし、そもそもメール自体を読んでいないという読み手もいました。

だれに対しても長文のメールを送るというのは、情報伝達手段として最適ではなかったのです。

たかがメール
されどメール　なのです。

今一度、自分自身のメールの書き方や文字数に対して考えるようにしたいと思いました。

みなさんもぜひ、お互いにとって最適なメールの書き方について考えてみてください。

それでは、また！

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