ビジネスチャット全盛のこの時代に、直接声をかける意味
こんばんは。ずっきーです。
すみません。昨日も子供と寝落ちしてしまい投稿できておりませんでした。
今日は、ビジネスにおけるチャットコミュニケーションについてお話しようと思います。僕は、“大事なことは直接話したいタイプ”で、雑談も含めoral communicationを重視する人間です。そんな僕が、近年のビジネスの現場におけるコミュニケーションスタイルについての考えをお話ししようと思いますので、最後まで読んで頂けたら嬉しいです。
ビジネスの現場におけるチャットツールの浸透
ここ数年で、我々ビジネスパーソンの働き方は大きく変化しました。テレワークや在宅勤務が普及し、コミュニケーションの手段にも変化がありました。特に、コミュニケーションの変化においてチャットツールが果たす役割は大きく、以下の調査によると社員が１万人以上の企業では約8割がビジネスチャットの導入をしています。
ビジネスチャットがもたらした効果は多岐にわたりますが、主な要素として以下が挙げられます。
リアルタイムなコミュニケーション:リアルタイムでのコミュニケーションを可能にし、迅速な情報共有や意思決定を支援します。
チームコラボレーションの促進: チャットツールを利用することで、チーム全体が簡単に情報を共有し、プロジェクトやタスクの進行状況を把握しやすくなります。
柔軟性と効率性の向上: ビジネスチャットは時間や場所に制約されずに利用できるため、柔軟な働き方を可能にし、業務効率を向上させます。
文書やファイルの共有: チャットツールを使用することで、文書やファイルを簡単に共有し、共同作業や情報管理を効率化します。
プロジェクト管理の補完: ビジネスチャットはプロジェクト管理ツールと連携して利用されることが多く、タスクの割り当てや進捗管理などを補完します。
僕自身も、業務時間の半分くらいはチャットの返信をしているような気がしますし、PCの前にいなくても業務の指示ややり取りができる、という意味では育児との両立もしやすく、非常に助かっている部分も多々あります。（これはこれで問題だ、という話はあるのですが）
一方で、直接相手に声をかける、口頭で物事をやり取りする、ということが憚られる時代になってきてはいないか、という気もしています。新入社員向けの記事でも『先輩への質問はまずチャットで。直接声かけて相手の時間を奪わないように』的な内容も見聞きしますし、コロナ禍を経てOral CommunicationとText Communicationの趨勢が変わってきたと思っています。情報共有の迅速化・効率化、あるいは多様な働き方に対応する、という意味では、これ間違っていないです。むしろ、ものすごく大きな効果を果たしていると僕も思います。でも、これだけはは言いたい。
“チャット送って終わり、にしちゃダメよ！”
口頭で話すことの意味
何か依頼を一つするのも、チャット上で『お願いします！』とメッセージを送っただけで済ませる場合と、その後に直接口頭でフォローいれるのでは、相手の印象は全然違うと思います。もしかすると依頼内容を誤認しているかもしれないですし、不明点があるけど確認するの面倒だから、と作業自体を後回しにされてしまうかもしれません。
僕は、少し無理なお願いや、緊急度の高い依頼をする場合は直接話すようにしています（ある種これは当然かもしれませんが）あと、年次が若い方に対しての依頼も、相手の質問ハードルを下げるために、直接声をかけることが多いです。
また、誰かが作ってくれたアウトプットに対してフィードバックや指摘をするときもなるべく直接話すようにしています。ある程度型が決まっている、定型的なアウトプットであればチャットベースで完結してしまうこともありますが、プレゼン資料や今期の目標設定、のような相手の思考を理解しないと正しいフィードバックが難しいアウトプットに関しては、なるべく時間をとるようにしています。
その人が何を考えてその目標にしたか、スライド構成の意図は何か、逐一丁寧に聞きながらでないと、的外れな指摘は相手にとっても気分は良くないでしょうし、認識齟齬を生み業務の生産性を落としてしまうと考えています。
このように考えると、僕が口頭で直接声をかけることの目的は、
・感情や緊急度を乗せる（特に表情）
・相手の思考を知る（会話のキャッチボール）
・確認や目線合わせのハードルを下げる
と、いう事なのかな、と思います。
チャットは便利ですし、text communicationのスキルは、もはや現代ビジネスパーソンの必須スキルだと僕も思っています。ただ、それに頼り切ってしまうと、かえって生産性を下げてしまったり、何か大事なことを見落とすリスクも孕んでいるのでは、という対話大好きマンの戯言でした。笑
本日も、最後までお読み頂き、ありがとうございました！！