情報共有のすゝめ

こんにちは、「ＷａＣＣａ（ワッカ）の人」です。

みなさんが日々の業務を遂行していくにあたり、情報共有は欠かせない要素になっているかと思います。
情報共有は、組織がGOALにいち早くより効率的に推進するためのひとつの手段に過ぎませんが、リモートワークも浸透してきた中で今までよりその必要性を感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は、情報共有のメリットや方法についてまとめてみたいと思います。

情報共有とは？

情報共有する目的は前段の通りですが、時間や場所を選ばず、全員が情報を蓄積し活用できる状態にするのが情報共有の理想像であると考えます。
一方で、実際には粒度の同じ情報が蓄積・共有できておらず、一部の人しか活用できていなかったり、結局、属人化してしまっていることが多いと思います。
また、昨今では、リモートワークが主流となり、オンライン環境下で情報の蓄積・共有ができない状態は不十分といえます。

情報共有のメリット

次に、情報共有がうまくいくとどんないいことがあるのでしょうか。
即時対応が必要で情報共有は後回しにして判断・遂行するケースも業務上少なくありませんが、やはり中長期的に考えた時には享受できるメリットを鑑みれば、対応完了したものに関しても面倒でも記憶が熱いうちに振返り、情報を蓄積・共有していくことが重要です。

• 業務効率改善→生産性向上
  各自が保持している情報が自然と共有できるようになり、「視える化」が進むと、知りたいことが発生する都度、その担当者に確認する手間が省け、最小限の時間で済みます。
  その他にもスケジュールや業務進捗など誰もが把握できる状態にすることで、無駄な報連相や調整業務が減り、コア業務に集中できるようになります。

• 属人化防止
  特定の人の頭の中にしかない情報があったり、この人でなければ対応できないという状況は組織として大きなリスクとなります。
  急なお休みや退職してしまった場合、仕事が進められない・ノウハウが喪失してしまうなど問題が発生しますが、情報共有を推進することでこういったリスクからの回避が可能であり、スムーズな組織運営を整え、支える効果も発揮します。

• コミュニケーション円滑化→信頼関係強化
  対面や電話であったり、メールやチャットであったり、様々なコミュニケーション方法がありますが、どこで誰に何を報告したか、または報告してもらったかわからなくなり、すれ違いが起きてしまったことは誰しも経験があると思います。
  こういったコミュニケーションエラーも正確な情報を集約することで円滑化することが可能であり、齟齬のないコミュニケーションを形成していけることで、トラブルが生じないだけでなく、お互いをフォローし合うアクションが生まれ、信頼が貯蓄されていきます。

• ノウハウ蓄積→組織全体のスキルアップ
  個人ごとのナレッジが組織においても共有されると、他の人も自身の業務に活かすことが可能です。
  実は自身が取組んだ課題は違うチームで既に取り組んだ課題であったなんてわかったらやりきれない気持ちになってしまいますよね。
  ノウハウを組織の共通認識としていくことで、そのノウハウがよりブラッシュアップされ、ひいては組織全体のスキルアップにつながっていきます。

なんで情報共有が進まない？

情報共有の必要性はわかっているのだけど、うまくいかないと感じられる場合、どういったことがあるでしょう。

• 情報共有の必要性が組織全体に伝わっていない
  根本的な話しですが、非常に大事なことです。
  人は重要と認識していないことは、上司からの指示により一時は対応しても、忙しくなればその優先度は下がり、いずれはやらなくなってしまうものです。
  まずは、なぜ情報共有が必要なのかチームでブレストするなり、まずは自分が発信源となり、チームメンバーが活用していく循環を感じてもらうなりのアクションが必要です。
  また、情報共有を目標管理のアクションに組み込んでおくような仕組み作りは大事です。

• 情報の粒度がバラバラ
  各自が発信する情報も受け取る相手に正確に伝わっていなければ活用は進みません。
  情報の質を担保する為にも、ガイドラインやフォーマットを展開し、誰が発信しても近しい情報の粒度を目指し、自分よがりでない受け取る相手を意識した情報発信に努める必要があります。

• 情報の場所が色んなところにある
  同じ種類の情報が、かたやスプシにあって、かたやNotionにある状態は円滑に情報が循環せず、情報を確認するのに余計な時間が取られてしまいます。
  情報共有するツールの選定や運用ルールなども決めておかないと、情報はあるけど、そもそもどこにあるかわからないカオスな状況になります。

最後に

オープンイノベーションという概念があり、組織を超えた社内外での情報共有を実現していくことも注目されてきており、事業や組織を活性化していくにも情報共有の重要性がますます増してきていると感じます。
まずは社内に目を向け、メンバーが主体的に情報をアウトプットし、また並行して他メンバーの情報をインプットし活用していくサイクルが定着していくことを目指しましょう。

情報共有は一朝一夕にはいかず、組織フェーズごとに常にどうしていくべきか、また未来においてはどうあるべきかを考えながら、最適にリファインし続けていくことが必要でありますが、うまく循環を作れたときにはぐいぐい仕事が進む感触を得られるかと思います。

今回は、情報共有についてまとめさせていただきました。
みなさんの情報共有における工夫があれば、是非聞いてみたいです！

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それでは！

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執筆　ＷａＣＣａの人
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