【分かりやすい資料の作り方】11_[文章]効果的なレイアウトと装飾

『分かりやすい資料の作り方 ～構造化のススメ～(基本編)』は全19話の記事で構成しています。
最初の記事に全体概要とこれまでに掲載した記事のインデックスを記載していますので、ご興味を持って頂けましたら、こちらからご覧ください。

分かりやすい文章の書き方の最後のポイントとして、今回は「効果的なレイアウトと装飾」についてご紹介していきます。

どんなに分かりやすい文章を書いても、見づらいレイアウトに配置されていたら分かりやすさも半減です。

どうせなら細かい所にもこだわって、1秒でも早く相手に伝わる形にこだわりましょう。

今回ご紹介する分かりやすいレイアウトと装飾のポイントは3点です。

1.行間を取って読みやすく

正しい構造で文章を書いていたとしても、行間に余白が十分でないと分かりにくい資料となってしまいます。

読んでいるうちに、自分がどこに目を通しているか、どこまで読んだかを見失ってしまうことがあるためです。

具体的には、1行毎に文字サイズの50～100%程度の行間を設定してください。

また、異なるメッセージ、主旨の文章が1枚の資料に入る場合は、余白を十分に取るようにしてください。

文字サイズの200%以上の行間(余白)があると、ここからは異なる文脈の話をしているのかが視覚的に分かりやすくなります。

2.文字の"間延び感"と"詰まり感"を防ぐ

行間だけでなく、文字と文字の間隔にも読みやすい間隔があります。

文字と文字の間隔が空きすぎていると、"間延び感"が生じて読みにくいですし、逆に間隔が狭すぎる場合は"詰まり感"が生じて読みにくく感じます。

しかし、一つ一つの文字間隔を調整する作業は大変です。

ここでは、文章をスッキリ見せるために簡単にできる2つのポイントをご紹介します。

1つ目は「( )カッコ記号とアルファベットは半角で記載」することです。

使用するフォントにもよりますが、最近よく使われるメイリオやゴシック系のフォントで カッコ( )を全角で書くと、間延びした印象になってしまいます。

また同様の理由で、アルファベットも全角で書くのは避けましょう。
カッコ( )は半角で書くとスッキリした印象になるので、覚えておいてください。

2つ目は、「カタカナは極力全角で記載」することです。

スペースの問題で、ついついカタカナを半角で記載してしまうことがあるかと思います。

しかし、これは所定のスペースに文字数が収まったとしても、半角カタカナで記載した部分は文字間隔に余裕がなくなるため、結果読みづらくなってしまいます。

半角カタカナは出来るだけ使わず、最後の手段として考えて頂ければと思います。

3.色、太字、サイズを使った強調

資料の中で強調したい部分は文字色、太字、サイズを使って強調しましょう。

強調したい部分を赤字等にして目立たせる事は有効です。

その際に気を付けてほしいのは、1枚のスライドにおいて使う文字色は出来れば2色(黒、赤)、多くても3色以内に収めて頂く方が良いです。

色が4色以上となると、どれが強調したいところなのかが分かりづらくなります。また、それぞれの色分けの意味性を読み手が認識する負担も増えるためです。

文字色に加えて、文字を太字(BOLD)にすることも有効です。

あまり太字の箇所が増えると、強調したい部分との濃淡が無くなるので、メリハリをつけて行いましょう。

文字サイズを大きくして強調する方法も良く使われます。

その際、相手によりインパクトを与えるために、『ジャンプ』をうまく使うことも有効です。

文字のジャンプというのは、1つの文中で一部分だけを大きくして強調する技法です。

数値などをぱっと見で伝えたい時等に非常に有効です。

あまり固い報告資料等では用いられませんが、カジュアルなプレゼンテーション資料、パンフレット等ではうまく使えると表現の幅が広がります。

以上で分かりやすい資料の作り方の「文章の書き方」の章は終了です。
次回からは第三章として「図の描き方」をご紹介していきます。