わかりやすい文章の書き方(2)
こんばんは。先週もお話したMacBook Pro(MBP)についてですが、無事本日受領ができました。周辺機器もMagic Keyboardを購入しました。以前働いていた職場でMagic Keyboardがとても使いやすかったのでテンキー付きモデルと迷いましたが、テンキーなしモデルを購入しました。テンキー付きの方がグレーも選べてシックな感じでいいと思ったのですが矢印の場所がMBPのキーボードと配置が少し異なるのでMBPを持ち出すときにタイプミスを防ぎたいと思いテンキーなしにしました。クラムシェルモードで会社支給のMacBook Proはも個人用のMacBook Proも両方使えるような環境が揃ったので、後はネット回線。現在インターネットの工事日確定待ちなのでそれまでは携帯のテザリング生活になります。職場にハブを忘れてしまったので自宅のHDMIディスプレイとの接続は次回出社時までお預け。
また改めてネットワーク設定などで小ネタになりそうなものがあったら投稿しようと思います。
はじめに
さて、今日は先週こちらでもご案内した文書の書き方について、書き足りなかったかな？と思っていることについてもう少しお話したいと思います。
先週もこちらでお話しましたが、私自身も課題に感じてはいるので自分への気付きということも兼ねてお話したいと思います。
「わかりやすい文書」ってそもそも何？
色々な場面でそれぞれ「わかりやすい」という定義は違ってくると思いますが、仕事での文章を作る上で「わかりやすい」を実現するためには以下のような要件を満たしていることが必要なのではないかと思っています。
・読み手の時間を無駄にせず、書き手が伝えたい正しい理解と行動を実現
・書き手の正しい理解と行動と読み手に正しく伝えられる期待する
前回の投稿では、「わかりやすい文章」の書き方というものは、一文をどう書き換えていくのか？ということをお話したつもりです。
そこで、今日の投稿では複数の文章をどのように組み立てて行くとわかりやすいのか？ということを私の方で思っていることをお話したいと思います。
タイトルが大事
文字通り文章のタイトルや見出しでどれだけ読み手の興味を引けるのか？ということはあるかもしれませんが、何より読み手が何についての情報なのか？という正しい理解をするための先入観を作るパートになるため、見出しは大事だと考えております。つまり導入が適切だと読み手が時間を割いてくださるようになるということです。
こんなこと経験したことありますか？
色々文章を書いたりして自分なりに伝えたいことを盛り込んでアウトプットしたつもりでも、読み手が書き手が書いた文章に期待していた内容とギャップが激しくて正しい意図が伝わらないことは今まで経験したことはありますか？私はお恥ずかしながらこのような経験をたくさんしてきました。
以前もお話しましたが、これは外資系だから英語で文書を作ったから、、、とかではなく日本での仕事で日本人同士、日本語での仕事で、、、という日本で仕事をしている人ならば当たり前の環境で経験しました。。
読み手に近づいてもらうために必要な事
先程タイトルが大事だとお話しましたが、なるべく早く何の話をするのか宣言をすることが大事です。それにつながる条件としてタイトルがきわめて大事です。そしてタイトルに続く文章で、言いたいことを具体的に書くようにしましょう。
例えば左の文章を読むと、「ABCアプリケーションを利用する〜」から始まっています。最後まで読んでようやく何についての説明なのかわかります。つまり読み手の時間をフルタイムでもらう文章です。
一方、右の文章は見出しに「ライセンスの引き継ぎ」と記載があります。つまり、読み手から見ると、「これはライセンスの引き継ぎについての説明なんだな」と理解できた上で文章を読む読まないの取捨選択が可能になります。つまり読み手に時間を割くかどうかについての選択権を与えることができるようになっています。
目を引くような文章でなくても良い
コピーライターとしての仕事でもない前提になりますが、タイトルで目を引くようなことはあまり求められないと思います。不特定多数の人を引きつけるのではなく、想定できる読み手を惹きつける文章なのかどうかが大切です。そして、この惹きつける際にも「問題点や結論を先に言い話題を限定する」ことが大切だと思います。
例えば、、、
「仕事帰りに飲みに行きませんか？」と言われたら誘われているとわかりますよね？
これが、「美味しいお店を教えてもらえませんか？」と聞かれた場合誘われているのか、それとも誰かとどこかに行きたいから情報提供を求めているのか？とはっきりしませんよね。
または、「ちょっとお時間いいですか？」などと言われた日には「一体何の話が始まるのか！？」と思ってしまうかと思います。
つまり、目を引くようなタイトルにしなくても受け手(読み手)が何を感じるのか？ということが大事なポイントだと思います。
タイトルに続く「概要」について
先程タイトルについてのお話をしました。タイトルでは「問題点であったり結論を述べる」であったり「何の話題なのか？という情報を提示する」ということが大事だとお話しました。
ここの結果によってこの文章を読まないで去ってしまう方はいると思います。でもこれってあなたの文章がダメなのではなく「読み手にとって欲しい情報がない」と判断したにすぎないのです。もちろんタイトルを正しく捉えられずに去ってしまうと言うケースもあるかもしれませんが。。。
ここで去らずに読み進める人に「概要」という領域で本当に伝えたいことを書いていきましょう。
「概要」の役割は「この文章が、自分が求めているのかどうか？」ということを読者自身が判断できるようにすることです。
以下に例文を示してみます。
例えば、上の文章はライセンスの引き継ぎに関する文章です。
まず「◆ライセンスの引き継ぎができるかの確認」がタイトルになります。ここで、読み手にこの文章で何を伝えたいのか？ということを伝えたことになります。ここで必要な条件だと思い読み進めた方に、本文を提示します。
その前に、もう少し本文からわかりやすくかつもう少し細かく何をここでは説明するのか？という概要を説明します。ここまでのタイトル+概要で読み手が納得してくだされば、本文以下に進んでいくという流れになります。
本文で伝えたいことを順序よく並べる
ここまで、タイトルと概要についてお話をしてきました。ここまで興味を持って読み進めてくださった方にいよいよこの文書で伝えたいことを伝える「本文」の領域に入っていきます。
概要まで読んでいる読み手に対してここで本文を書いていくことが求められます。色々な伝え方があるかと思いますが、共通して言えることは読み手に「よくわからない情報を詰め込む」という行為をすると、わからないことが増えていき結果として本当に伝えたいことが伝わらないということが起こりえます。
どうしたらわからないことを溜め込ませずに読み進めてもらえるかを次でお話します。
共通した何かの順番に並べて伝えていく
文章を書くときに、思いついた順だったり書きやすい順だったり伝えたい順だったりで作文をすることが多いと思います。私もそういう事が多かったです。
そのような形で書くと、前述の通りわからないポイントが増えて結果として読み手が消化不良になってしまう可能性があります。
それを防ぐためにも、例えば以下のような方法で書いていくことが有効ではないか？と考えております。
1. 時系列 - 発生する順番通りに記載
2. 重要度 - 重要な話から始めていく
3. 粒度 - 大雑把な話から始めていく
これらの1.-3.についてお話したいと思います。
1. 時系列の例
時系列の場合は、簡単で操作手順などをわかりやすく書いていく事が大事です。
このように本当に伝えたいこと(ここではライセンスの引き継ぎ確認方法)を時系列にまとめていくことが求められます。
2. 重要度の例
重要度の場合は、例えば営業職のように重要案件順に説明し読み手(上司など)に現状を伝えたり相談をするなどが想定されます。同じようにPdM(Product Manager)などのような企画職では解決すべくタスク(≠解決しやすさのタスク)の順に状況を記載をすることで、プロダクトのリリースに向けての協議をすすめるなどが想定されます。
重要な案件から説明することで、時間が足りなくなっても重要なことが伝達可能です。
3. 粒度の場合
粒度の場合は、何か新しい概念を説明するときに使うことができます。
例えば一つの機能について新たに説明をするときなどに使うとわかりやすいかもしれません。
情報を整理するには
ここまでを通して、
・できるだけ「タイトル」を適切にすることで「何についての話」なのかなる早で明らかにする
・「概要」の役割
・本文では説明する順序が大事(時系列や重要度や粒度)
・わかりやすい一文を試行錯誤しながら作っていく
といったことが伝わったかと思います。タイトルにつけた文章をもっと整理してより伝わりやすい文章にするにはどうしたらいいのか？ということを考えてみたいと思います。
誰が読むの？読み手の想定
同じことを書いたとしても読み手の立場によって知りたい情報や情報の捉え方が違ってきます。
管理者なのか？ユーザなのか？クライアントなのか？パートナーなのか？上司なのか？同僚なのか？によって全く変わってくると思います。
上司や同僚やクライアントで使うべき言葉の量も違えば、知るべき内容も違います。
つまり、一つの事柄を説明するにも読者が異なるケースがあります。長い文章をうまく整理できないときは、誰が何のために読むのか意識する事がとても大事です。これによって情報の取捨選択に気づくことがあるかもしれません。情報の取捨選択によって想定する読み手にとっての無駄を省くことも可能になるかもしれません。
説明の順番を工夫する
先程、時系列や重要度や粒度についてお話しました。これだけでなく、どんな読み手なのか？を想定することも大切だとお話しました。
そしてさらに、この文章自体が
・初めて使うときだけ読まれる
・日常的に読まれそう
・時々読まれる
といったようにどのくらいの頻度で読まれるのか？を想定することも大切です。
例えば、GMT-5設定だった時刻をGMT+9に変更するなどの場合は「初めて使うときにだけ読まれる」が想定できるかと思います。
また、ページのアクセス権限の設定やページの並び順を変えたいなどと言った場合は、「日常的に読まれそう」だと想定できます。同様に添付ファイルを追加/削除するといったことは「時々読まれる」と想定できるかと思います。
このように、うまく整理できないときには「読まれるタイミングを意識する」ことで情報の整理がスムーズになるかもしれません。
ケーススタディ: 議事録作成
皆様、会議には参加されることが多いかと思います。そんなみなさまが必ずと言っていいほど記載されるないしは共有されるものとして議事録があるかと思います。
議事録もこれまでにお話したことが活かせます。例えば、タイトルをはっきりつけることでどんな会議だったのかわかりやすくなります。
また、
・会議に参加した人が次のアクションを確認するため
・会議に参加した人がその会議で決まったことを確認するため
・会議に参加していない人が次のアクションを確認するため
・会議に参加していない人がその会議で決まったことを確認するため
など、様々な読み手が想定できるので「誰が何のために読むのか？」を考えて作成することが大事だと思います。そして重要度順に並べることで、会議における次のアクションなども把握しやすくなります。
【おまけ】 私の使っている議事録テンプレート
実際に普段私が使っている議事録テンプレートをご案内致します。
あくまでも私の業務の特性上このような形で記載しやすいというものなので、完璧とは思っておりません。参考にしていただければと思い公開させていただきます。
最後に
本日は前回の投稿からもう少し深堀りしたような形で文章の書き方というテーマでお送りしました。
すこしでも皆様の参考になればとは思います。もうちょっとだけ(本当にもうちょっとだけ)お話できるネタがありますので、ニーズがあるようでしたら投稿させていただこうと思います。ニーズがある方はスキをお願い致します。
本日も最後までお読みいただきありがとうございました。
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