当日の運営で気をつけることは？
2025年2月23日（日）に【第28回福岡県作業療法学会】が行われます！
このnoteでは学会の運営側からの目線で【第28回福岡県作業療法学会】の学会長である私が、学会が出来上がるまでの課題や奮闘についてを書いていきたいと思います。
今回のテーマは「当日の運営で気をつけることは？」です。
現在、学会は運営マニュアルの作成に力を入れています。
その運営マニュアルを作る過程で、当日の参加者が気持ちよく過ごせるように気をつけることがいくつかあったのでまとめておきたいと思います。
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運営マニュアルの目的
学会はたくさんの人が当日の運営スタッフとして関わってくださいます。
当日の運営がスムーズに行くように基本的には「運営マニュアル」なるものが各学会には存在し、それは会場やスケジュールによって、毎度更新されます。
この運営マニュアルの作成がとても大変なのはどの学会も同じだと思います。
その中には、当日のレイアウト、人員配置、アナウンスの内容、準備・片付け、人の動きなど、当日の動きが詳細に記載してあります。
このマニュアルを作る過程を通して、学会当日の動きが具体的にイメージできるようになってきます。
運営マニュアルを作る目的をまとめると、
・当日のスタッフとの状況共有
・物品などの管理方法の決定
・会場などのレイアウトの作成
・学会のルール作り
・学会当日のイメージ作り
これらが目的に当たると思います。
これらの目的に照らし合わせながら、マニュアル作成にあたっての注意点をまとめていきます。
運営マニュアル作成の注意点
当日の参加者の予想を立てる
学会によって、どれくらいの参加者が来るかをある程度予想を立てることが必要です。その予想人数によって、どれくらいの人を投入するか？どういうタイムスケジュールにするか？が変わってきます。事前に参加者募集などを行いながら、動向を見て予想を立てましょう。
参加者の動線を意識する
参加者がわかれば、どの参加者がどのように動くかを想像しましょう。会場によって、人気の演題や講演があれば、そこに人が集中します。それによって会場も変わりますよね。ある程度人が分散した方がよければ人の割り振るが均等になるようにスケジュールを組む必要があります。運営委員もそこに割くということも忘れないようにしましょう。
事故・トラブルの防止対策
これは一番大事なことだと思うんですが、とにかく「事故が起こらないこと
」「トラブルを避けること（対策も）」を最優先としましょう。これがあるとせっかくの学会がネガティブに進む可能性があります。参加人数やスペースなども意識して、人がどのように動けばいいか？運営スタッフはどれくらい必要か？を意識しましょう。
会場の設備を確認する
会場によって使える設備も様々だと思います。会場にも使える物品と使えない物もがあると思うので、料金なども含めて必要な物品に何があるかは早めに確認しておきましょう。
レイアウトにこだわる
特にポスター会場などですが、人が動く場所では会場内の動き方も意識することが必要です。どういった広さでどんなレイアウトならストレスなく参加者が過ごすことができるかを考えることが必要です。こだわりすぎる必要はないですが、大事なところは押さえておきましょう。
参加者にとって良い運営はなにか？
最後に忘れてはいけないのは、
「参加者にとっての学会になっているか？」ということです。
学会運営はこの1年くらい活動してみて、たくさんのパワーを使います。
そうすると、どうしても運営側も自分たちの都合で物事を見てしまう可能性があります。
でも、学会というのは協会員の会費で成り立っているのであって、
それは参加者である協会員に還元されるべきだと思うんです。
参加者がどうやったら学会を楽しいを思えるか？
その疑問には、内容もそうですが、運営も大きく関わってきます。
できるだけ、ストレスなく配慮された状況であるかが鍵になるはずです。
そのことを忘れないように運営の仕方を話し合っていきましょう。
学会に対する意見をください
学会長として、この日記を読んだ方の意見をお聞きしたいと思っています。
全ての意見に応えられるかわは分かりませんが、取り入れられるものは参考にさせていただきたいと思います。
下記に学会へのご意見をお書きいただければ、必ず拝見しますので、良いも悪いも含めてご記載いただければ幸いです（匿名で問題ありませんが、経験年数だけいただけると背景を考慮しやすいです）。
よろしくお願い致します。
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