「業務棚卸」の提出を求められたことはありませんか？
「業務棚卸」とは、社内や自身の業務を洗い出し整理することです。
私は会社員時代、よく提出を求められていましたのでいつでも出せるようにしていました。
この「業務棚卸」は、
業務内容
作業時間
コスト（費用対効果）
を書き出し、非効率な業務を可視化し業務改善することを目的としています。
ここ数年、テレワークの導入が進んだことにより業務改革が必要となり「棚卸」が増えていると言われています。
それ以前の場合、「働き方改革」もしくは提出を求めてくるマネジメント側が業務を理解・把握できない為、業務棚卸の資料で可視化しマネジメント環境を整えるといった側面がありました。
棚卸の最大の目的は「業務改善」です。
例えば、
業務量が多くキャパオーバーが発生している
不要となった業務を継続している
得意・不得意に合わせた割り振りの見直し
把握していなかった業務の発見
業務のシェア・マニュアル化
といったことを行います。
とはいえ、マイナスに作用する場合もあります。
例えば、
棚卸後に割り振った業務の向き不向きの判断に誤りがあった
一度目はスムーズに進んだことで定期的に実施することとなり本来の業務が圧迫される
本来必要な業務が削られてしまい結局、こっそり作業している
などなど…。一部の視点ですが、こういったことが発生します。
これらを踏まえ「業務棚卸」を何度も経験してきた身として気づいた２つのポイントがあります。
❶ 棚卸をする担当者と、判断するマネジメント側の信頼関係があってこそ成立する
お互いにフラットに話し合いができ「よくしたい！」という共通目的がないと、どちらかの思惑に引っ張られてしまうことも。
「棚卸」の可視化された業務名だけではわからない「事情」や「想い」が存在する場合もあるので、そういったことを話せる関係、その上で冷静に客観的に判断でき、そこから出た結論を信頼できるというのがベストです。
❷ 餅は餅屋に！わからない専門職の場合は同じ専門職に相談しましょう
先ほどの❶の信頼関係に通じますが、専門職の場合、マネジメント側に自分の職への理解がないと「言っても伝わらないのでは…」という不安が常にあります。
それを上回る信頼関係が築けていればベストですが、そうでない場合は「棚卸した」という作業だけで終了し本来の目的である「業務改善」まで辿り着けません。
それを回避する為にも専門職に相談することをお勧めします。
ちなみに teaspooon は「Web・EC」の業務に関する専門職です。特に小売業等の事業会社のWeb担当・EC担当を長年経験し、マネジメントもしてきました。
Web・EC担当のスタッフの皆様の業務改善に対するサポートも得意としています。
Web・ECのマネジメントに課題を感じている方、事業会社のWeb・EC担当で業務に課題がある方はお気軽にご相談ください。
teaspooonは“ウェブ”業界で働く女性をサポートするサービスです。
運用をしていてわからないことや困っていることがあるのに…と感じている担当者の方がいらっしゃいましたらお気軽にメールやDMなどでご相談ください。
ご相談いただいた内容に対する解決策のご提案、より知識や理解を深め、第一線で活躍するためのお手伝いをしていければと思っております。