自分の仕事も分担してみたい-共通の認識って難しい-

どうも、ヤスです。

前回の記事で以下を実行することにしました。

「たくさん発生する誰が担当でもない業務を人に振り分ける」

「その際に依頼内容を明確にする」

今週に関しては、社長からの依頼も少なかったのですが、

「全部僕がやる」を回避は60％くらい回避できており、自分のタスクに専念することはできています。

しかし、僕のタスクが減ったわけではなく、

むしろこれから手を付けるべきことは沢山あります。

この状況が起きている理由としては…

人数が少ない会社で売り上げを出すには、今までとは違ったことも実施する必要がある

イベント系の業種も兼ねる弊社では、新たなイベント開催のために様々な準備や告知が必要となるといったこともあり、裏方仕事担当の僕が担当する業務が多い

という点があります。

しかし、今のタスク量では、手が回らない部分もあり、

これを中途で最近入ったスタッフの人に振る必要があります。

ここで問題が…

今回はこれをどう対処するのかの計画のお話です。

相手は自分と同じ人間とは限らない

突然ですが、僕は独身です。

趣味は仕事で、休みの日はなんもしないような人間でして…

以前も書いたように「がんがんいこうぜ！」な感じで仕事してきたので、

「まぁ、予定もやることもないし、頑張って全力でやってこう」をいつまでもやるような人間です。

(改めて書くと、彼女もいないし寂しい奴だな…)

しかし、常勤で動く、僕以外のスタッフは既婚者です。

子供も小さいので、二人とも基本的にはシフトの範囲内で帰ることが多いです。

さすがに僕も30歳近くなってきたので、自分のスタンスを強要できません…

また、これは最近気づいたことなのですが、何の専門職やスキルがないまま就職・転職をしたので、

「何もできないから、全力で覚えて全力でやりまくるしかない！」で長時間働いてきたのと、

「基本的に他人は自分よりも大体できる」と思ってるので、

「オレにできるんだから、他人にもできるでしょ？」と思っていました。

しかし、今の職場で色んな人を見てきたら、

どうやら他人は自分と違うという事に気づきました。

つまり、自分の業務を振る上で直面している問題は…

①他人とシフトが被らない時にどう業務の説明をするのか？

②新しい業務を振るときにどう説明するか？

ということです。

これをどうすればいいか、以降考えていきます。

説明時間の時短と内容のわかりやすい説明を両立させたい

上で書いたように、他のスタッフは既婚者子持ちの為、シフト内で業務を切り上げる必要があることが多いです。

これにより、

「シフトが被らない」「僕自身に打ち合わせなどがあり時間がない」といったことも多々あり、直接説明する時間が確保できない時があるという問題も生じています。

また、今まで経験してきた業務や職種の違いから、

「共通だと思っている内容が伝わらない」という問題も生じてきます。

この二つを一気に解決するために、

①テキストでの依頼手順を順を追って共有

②実際の作業を動画で撮影しての共有

を実施してみようと考えています。

①テキストでの依頼手順を順を追って共有

さて、例えばシフトが合わないけど業務を頼みたいときに、

実際に会って頼むと、かなり遅い段階での共有をしてしまって締切が近づいてしまう…

という事はなるべく避けたい。

そのために、主にLINEで業務依頼をしたいです。

この時に大まかな内容になってしまうと、ミスが発生しかねない。

これを避けるために、手順を1からテキストにして、

マニュアル化して送信しようと思います。

②実際の作業を動画で撮影しての共有

テキストで相手に依頼を出して、できるだけ早くとりかかってもらいたい！

しかし、この時にテキストだとイメージできないことや、

うっかり相手がわからない単語が出てきてしまって、

相手が「会ったときに聞こう…」と思ってしまう。

そして、タスクの完了自体が遅くなってしまう…

これを避けるために、作業自体の手順を動画にしようと思います。

テキストの手順を1からなぞって動画にして、それを見るように伝えることで、例えばPCのソフトを使用した作業やWebページの更新などは、その通りに作業すればできる状態にしてタスク完了の遅延を防ごうと思います！

最後のフォローを忘れないように…

僕が良くする失敗として、

「共有したので大丈夫だろう」という投げっぱなしジャーマンをかまして、相手の作業が進まないという事があります。

これを防ぐために、依頼をしたら、

必ず「いつまでにできるか」「疑問やできない点はないか」というメッセージを送り、問題点をその場で潰すフォローをして、あとはペンディングリストに入れて進捗を管理していきたいと思います。

というわけで、今週の作戦をまとめるとこんな感じです。

「やらされている…」をなくすにはどうすれば…

さて、依頼をガンガン振るにあたって、

「やらされている感」があると、うまく進まないということは往々にしてあるのではないかと思います。

僕は、人間的なコミュニケーションがうまくないので、

人のやる気を引き出すとか、どうやったらいいのかわかりません。

というわけで、おそらく予見されるこの問題の対策を色々な本を読んで、来週までに立ててみたいと思っています。

コミュ障な僕がどんな作戦をひねり出せるのか？

答えは来週投稿します。