SFA（営業支援システム）にHubSpot Sales Hubを導入！年間70%以上の費用削減に成功｜ソウルドアウト×アンドデジタル
SFA（＝Sales Force Automation）とは、営業支援システムのこと。営業活動を効率化し、業務の自動化や情報の一元化を行なうためのツールです。
ソウルドアウトは、アンドデジタルのサポートを受けて『HubSpot Sales Hub』を導入し、年間70%以上の費用削減と業務効率化を実現しました。
重要な役割を果たしたのが、グループ会社であるアンドデジタルの手厚いサポートと、HubSpotへの入力補助ツール「LobPot Sheets」です。
HubSpot Sales Hubを導入した当時、プロジェクトのリーダーを務め、プランニングチームを率いていた越後（現在は、COO室 室長）と、アンドデジタルの津田、井上にインタビュー。
HubSpot Sales HubをSFAとして採用、導入した背景や、アンドデジタルのサポート、「LobPot Sheets」についてなど、プロジェクトの全容を伺いました！
Googleスプレッドシートから自社開発のSFAまで、紆余曲折があったSFA活用
営業活動の可視化・平準化・質の向上
──── ソウルドアウトでは、越後さんが新規営業をされていた頃にSFAを導入しました。どのような理由からSFAが必要だと感じられたのでしょうか？
越後：導入理由は大きく三つあって、一つ目は営業活動の可視化です。数字の管理はもちろん、各案件の進捗状況を見える化すること。いつ、誰が、どのお客さまのヒアリングや提案に行くのか、といった状況をチーム全体で共有します。すると、日々の営業活動のフォローアップがしやすくなるんです。
二つ目は営業活動の平準化です。新規営業は、アプローチから問い合わせの獲得、ヒアリングを経て案件化、商談、成約、というように段階を踏みます。フェーズごとに、必要なアクションや準備物がわかるようにしておくと、チーム全体で業務や成果を均一にすることができ、特定の個人に依存しない体制の構築にもつながります。
三つ目は営業活動のクオリティを上げることです。受注や失注の理由といった定性的な情報など、営業活動に関するあらゆるデータを蓄積する。そのデータをもとに分析を行ない、営業活動のPDCAサイクルを回すことで、受注率の向上につながります。
膨大なデータの管理とAI活用を見込んでSFAを採用
──── 営業活動のデータを蓄積して可視化、平準化を図りながら、最終的には質の向上を目指すべく、SFAの導入に至ったということですね。はじめは、GoogleスプレッドシートをSFAとして活用していたと伺っています。
越後：そうですね。最初は無料で使えるGoogleスプレッドシートの利用から始めました。
単純な数字の管理や分析は十分できていたのですが、データを更新すると以前のデータが消えて履歴が残らなかったり、期末の見込み数字を把握できなかったりと、不便だと感じることが多くあったんです。それに、データ量が増加すると入力負荷がかかって処理速度も低下してしまいました。
また、お客さまの情報や営業活動の状況など、定性的なデータを共有するのにもあまり向いていませんでした。例えば、A社の中の誰と会って、どのような会話をしたのか、関係値はどのような状態なのか、といった状況がまったく見えなくて。リアルタイムに案件の状況を共有することが難しかったんです。
GoogleスプレッドシートをSFAとして使うには、単なる数字管理シートにとどまってしまい、限界を感じて別のSFAを検討することになりました。
おそらく企業規模によってはスプレッドシートで完結してしまう場合も多いと思うのですが、取引の数が増えてくると、だんだん耐えきれなくなっていったんです。
──── なるほど……。Googleスプレッドシートのあとは、自社開発のSFAや外部のSFAなど、様々なツールを試してこられましたよね。どのような経緯があったのでしょうか？
越後：まずは自社開発のSFAを使うことになったのですが、社内の事情でプロジェクトが頓挫してしまって……。
そのあとは、膨大なデータ量の管理・分析ができること、カスタマイズ性が高いことなどを理由に、外部のSFAを使うようになりました。また、将来的にはAIを新規の営業活動で活用したいと思っていたことも大きな決め手となりましたね。
データを一元管理し、営業・マーケティング活動を可視化・効率化
年間70%の費用削減に成功
──── 外部のSFAから、最終的にはHubSpot Sales Hubに移行しましたよね。経緯を教えてください。
越後：使っていたSFAには多くの機能が揃ってはいたものの、その一部しか使いこなせていなかったんです。また、新規営業だけではなく、既存営業のチームでも導入しはじめていたのですが、データの入力作業が大きな負担となってしまって。SFAは本来、営業活動を効率化するためのものであるはずなのに、それが実現できていなかったんですよね。
そこで、私たちにとって必要十分な機能をもっているSFAを検討しはじめました。
様々なSFAを検討した結果、「HubSpot Sales Hub（以下、HubSpot）」を導入することに決め、今年の1月頃から移管のプロジェクトを開始。5月末には、HubSpotを新規営業の領域で使うようになり、8月からは既存営業でも使いはじめました。
──── どのSFAを使うのか、紆余曲折があったんですね……。HubSpotに決めた理由を教えてください！
越後：一番の決め手はコスト面です。もともと使っていたSFAから移管して、年間でかかっていた費用がおよそ70%削減されました。
また、SFAを選定する際には、使いやすさも重要なポイントです。HubSpotへのデータ入力をExcel形式に行なうことのできる補助ツール「LobPot Sheets」の存在や、日本で5社の「Platinum Partner」であるアンドデジタルからの丁寧なサポートも、HubSpotにした大きな理由ですね。
実際のユーザーである社員が使いこなせるよう、現在も導入、定着のための勉強会を実施してもらっています。HubSpotは、営業活動の効率化に大きく貢献してくれています。
▾HubSpotのページでもご紹介いただいています。
https://ecosystem.HubSpot.com/ja/marketplace/solutions/about
セールスとマーケティングを分断させない
──── グループ会社であるアンドデジタルからサポートを受けることになったんですね。
越後：そうです！実はこのSFA移管のプロジェクトが本格的に始まる前に、アンドデジタルにお願いして、私たちがすでに活用していた「HubSpot Marketing Hub」の活用度合を診断してもらったことがありました。
自社のマーケティング活動のなかで、「リードナーチャリング」（見込み顧客（リード）の購買意欲を高め、将来的な受注につなげる活動）の見直しをしたいと考えていたんです。
ソウルドアウトでは創業以来、マーケティング活動でHubSpot Marketing Hubを使ってきました。リード管理やメールマガジンの配信などで活用していて。ですが、できている・できていないを一覧にして見せてもらうと、抜け穴がたくさんあったんです……。
驚いたのと同時に、アンドデジタルの専門性の高さを感じましたね。
診断のあと、SFAに関する情報収集を行なうなかで「HubSpot Sales Hub」に決定。HubSpotのことなら、アンドデジタルにお願いしたいと思い、プロジェクトが始まりました。
津田：私たちアンドデジタルは、企業の環境に合わせてデジタル活用・データ環境構築までの成長ステップをご支援しています。
そのなかでHubSpotの導入・活用支援から、セールス・マーケティング領域の戦略立案までワンストップでサポートさせていただいており、今回はソウルドアウトのHubSpot活用診断を行ないました。
その結果を見て、HubSpot Marketing Hubを使いこなせるようにしていこう、という話をしていたところ、セールス領域でHubSpot Sales Hubも使っていこう、となった流れです。
──── そんな背景があったとは……。もともと使っていたHubSpot Marketing Hubに加えて今回HubSpot Sales Hubの活用も始められたんですね。
越後：そうです！
新規営業で受注して支援を開始した案件があっても、取引額や取引メニューの変化がリアルタイムで把握できていませんでした。新規営業と既存営業、マーケティング活動が分断されていたんです。
津田：SFAをHubSpotに移管したことで、以前より安価にSFAを利用できるようになりました。会社全体で営業管理ができるようになったので、営業活動が一本の線でつながりました。
新規営業と既存営業、マーケティング活動は、本来つなげて考えるべきものです。一つのプラットフォームでつなげられたのはとても良かったと思います。
越後：移管プロジェクトが始まってからは、週に一回程度打ち合わせを行ない、HubSpotの導入から定着するまで、伴走して支援してもらっています。
津田：プロジェクトでは、まず、データの要件定義から行ないました。
どのようなデータが必要なのか。項目や説明、データがどのような形式や構造をしているのか、どこから取得できるのか。広告代理店のビジネスモデルに合わせて要件定義をしていきました。
HubSpotに特化したExcelライクな入力補助ツール「LobPot Sheets」
──── HubSpotの導入には、「LobPot Sheets」も大きな決め手になったと聞いています。どのようなツールなのでしょう？
津田：多くの日本のビジネスユーザーが慣れ親しんでいるExcelライクなUIでHubSpotへの入力を補助するツールです。データの一括入力や編集を簡単に行なうことができ、特に親子階層の複雑なデータ構造を扱う際にも、直感的な操作でデータの更新ができます。
HubSpotは、世界135か国以上で228,000社以上の企業が導入しており、世界シェアNo.1を誇るMAです。日本のビジネスにおいても、可能性があると思っています。しかし、グローバルスタンダードのUI/UXであることが、HubSpotを使うときの壁になってしまっているな、と。
そこで、アンドデジタルでは、日本人に馴染みのあるExcel形式で入力を補助できるツールを開発しました。
──── 「LobPot Sheets」があることで、HubSpotへのデータ入力や更新にかかる入力負荷の軽減や、工数削減にもつながるんですね。
津田：そうです！
HubSpotには顧客情報を管理する「コンタクト」という機能があり、それぞれのコンタクトに会社の情報、取引内容、取引額などのデータが紐づいています。データを更新しようとすると、一つひとつのコンタクトに入って編集していく必要があるんです。
ソウルドアウトのような広告代理店の場合、Yahoo!広告やGoogle広告など、たくさんの取引のメニューを、顧客ごとに一つひとつ入力していかなればなりません。さらに、それぞれのメニューごとで手数料も異なる……一つのコンタクトが終わるとまた別のコンタクトに移動して手打ちで入力していく……。データ構造が、かなり複雑な親子階層になっています。
SaaSビジネスなど、モノを売るビジネスであれば割と楽なのですが、広告代理店ではデータ構造が非常に煩雑なんですよね。
井上：Excelのようにフィルタ機能を使って、一括で入力することも可能です。例えば、本部単位やグループ単位でフィルターをかけたり、顧客単位やメニュー単位などいろいろな単位で見ることができます。
HubSpot単体では難しい広告代理店の複雑な予実管理を実現します。
LobPot Sheets｜HubSpotに特化した、Excelライクな入力補助ツール
越後：これまで様々なSFAを使用してきて、データの入力や更新に抵抗感があると、ツールの活用がなかなか浸透しないと痛感していました。使いやすさは、SFAの活用における第一歩になります。
私たちは長年Googleスプレッドシートを使ってきたこともあるので、Excel形式でHubSpotを活用できるLobPot Sheetsの存在は大きかったですね。
──── 非常にありがたいツールですね！
津田：LobPot Sheetsは、正式なリリース前から注目度が高く、多くの企業さまからご与件をいただいている状況です。
現在、HubSpot社にて使い方の勉強会を開催しています。HubSpot社の営業の方からお客さまに紹介していただいているようです。
複雑なデータを突合して正確な予実管理を実現
──── では、SFAを導入するなかで最も苦労したことを教えてください。
井上：ソウルドアウトの販売管理システムの「本締め」データと、SFAであるHubSpotのデータを突合させることです。
この二つのデータは、GoogleのBigQueryというデータウェアハウスで統合や加工を行ない、Looker Studioというダッシュボード上で可視化しています。
データ環境構築支援 - アンドデジタル株式会社
販売管理システムの本締めデータは、会社の財務会計上必要になる確定した実績のデータ。SFAのデータは、いわゆる営業管理のための見込みのデータ。顧客別に、売上や利益の計画の数値を管理しています。
この二つのデータは目的が異なるため、計算方法が違っていたり、項目が違っていたりするんです。
しかし、企業にとって予算と実績を管理する「予実管理」は、正確な数値を把握するために必ずやらなければならないことなんですよね。
越後：広告代理店のサービスはモノを売っているわけではないので、予算と実績の乖離が大きかったり、予測不可能であったりする。予実管理は非常に重要ですが、手で行おうとすると膨大な作業量なんですよね……。
ソウルドアウトでは、こういった様々なデータをダッシュボードで一目でわかるようにしており、とても助かっています。
データの蓄積から活用まで
現状と理想のギャップを把握し、課題解決を
──── データを可視化して、どのようなメリットを感じられていますか？
越後：新規営業の領域では、現状と理想のギャップを把握して、目標達成のためのアクションをとれるようになりました。
現状どれくらいの結果で、どこに課題があるのか。KPIである受注率を向上させるために何をすべきなのか。データを可視化して分析し、意思決定を行ないます。
既存営業の領域では、案件の情報、例えば過去のコミュニケーション履歴や提案内容などを一元管理できるようになったので、お客さまとの関係構築に役立っていると思います。何かあったときも、すぐにフォローが可能です。
また、これまで蓄積された様々な企業のデータから、成功した手法を新規営業で展開していくこともできると思います。今後の営業戦略の立案にもつながります。
──── 今後、ソウルドアウトでは全社的にHubSpotを活用していくようになります。どのように活用していきたいと考えていますか？
越後：正直、これまでデータの蓄積は行なってきたのですが、そのデータを分析して、次の打ち手に活かす、といった「データの活用」はほとんどできていませんでした。
今後はデータ活用をメインに、マーケティング活動によるリード獲得から、新規営業、既存営業までをすべて一貫して管理できるようになったので、どんどん活用を進めていきたいと思います。
HubSpotは世界シェアNo.1ツール。可能性は無限大
──── では、アンドデジタルとしては、HubSpotを今後どのような企業に使ってほしいと考えていますか？
井上：業種業界問わず、あらゆる企業さまで導入・活用が可能だと思います。
私たちアンドデジタルでも、LobPot Sheetsと組み合わせてHubSpotを活用しています。アンドデジタルでは「カシカ」などSaaSに近い商材を扱っていますが、そこでも十分に活用できています。
従来のSFAだと管理が十分にできていないという企業さまには特に、まずはご相談していただきたいです！
津田：基本的には、直接決裁ではないもの、つまりEC系でなければ、SFAとしてHubSpotを検討していただくといいと思います。
HubSpotは世界的に最もよく使われているSFAの一つです。SFAを使いこなせていないと感じている企業さまがいらっしゃれば、きっとそれは仕組みの問題です。
ぜひ一度アンドデジタルにご相談ください！
編集後記
今回インタビューした成功事例が、全国の中堅・中小企業にとって有効なモデルとなって、今後の導入が広まっていくことを期待しています！
【インタビュー・執筆・編集：みやたけ（@udon_miyatake）】
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