[仕事のヒント] 資料を作る時のポイント

こんにちは、しんごです。

日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。

仕事の資料

仕事において、資料作成は欠かせないタスクの一つです。

こうした資料は、人によって様々で、時間をかけて丁寧に作り込む人もいれば、全然用意しないで、ほぼ口頭で乗り切る人もいます。

とんでもなく美しい資料も良いのですが、そういうものに限って割と中身がないこともあります。

また、あまりにも無骨過ぎたり、フォントや改行がバラバラで、割と良い事が書いてあるのに、そっちが気になって入ってこないなんてこともあります。

こうした資料ですが、何か良い感じにするためのヒントはないのでしょうか。

１枚にまとめる

私の個人的な見解では、多くの場合、資料を作り込むことは無駄が多いので、だいたいスライド１枚くらいで十分だと思っています。

これは、今の世の中情報過多なので、長々と書かれた資料だと、相手にとって読むのが億劫になり、大事な部分が伝わらなくなる可能性が高くなってしまうからです。

限られた時間の中で、相手に理解してもらうためには、情報の取捨選択と整理が不可欠です。

「で、結局なんなの？」

と言うところから始めて、それに必要な情報を少し足すくらいが丁度良いように思っています。

理解度で決まる

もし、「そんなに短くできない」というのであれば、それは目的が絞れていないか、内容が理解できていない可能性が高いです。

時々あれもこれもと詰め込む人がいますが、大抵そうした情報は、あってもなくても良くて、むしろあると目的がブレて伝わらなくなります。

何が最優先で、何が伝われば目的が達成するのかをとことん考えれば、ほぼ１枚に収まるはずです。

もし、もっと多くの事を進めたいのであれば、回数を分けて伝えても良いでしょう。

これからも、資料は簡潔にまとめて、効率よく伝わるようにしていきたいと思います。