#150 頑張らない仕事術
皆さんお疲れ様です。
本日は、『頑張らない仕事術』をテーマに、今まさに僕が意識的に取り組んでいることをお伝えします。
勘違い
仕事術や時間術と聞いて、過去の自分は大きな勘違いをしていました。自分の動作そのものを早めることに終始していたのです。でも、それだけでは限界がある、個人でできることはたかが知れている。最近そう思い始めました。
頑張らない仕事術
それを踏まえ、いかに自分のやることを少なくするかにフォーカスし、『頑張らない仕事術』に取り組んでいます。具体的には次の3つです。
無駄な仕事をしないこと
人への依頼を早めること
隙間時間を活用すること
順番に解説します。
①無駄な仕事をしないこと
いわゆる「引き算」です。そもそも無駄なこと、やっても効果が薄いことを、やめることです。
僕は、毎週金曜日に内省を行っています。その中で、1週間の作業を振り返り、無駄な作業を見つけるようにしています。無駄な作業があれば、来週同じように無駄な作業しないよう、判断軸の改善をしています。
皆さんは、次のような経験をしたことはありませんか？
作業を依頼したが、実は不要だった。
資料を作り上げて確認を依頼したが、実は不要だった。
良かれと思って資料を作ったが、使わなかった。
つまり、こういう作業を限りなく0に近づけることが目指す姿です。実は入らなかった仕事時間をかき集めると、1週間で2時間ぐらいになったりします。年間100時間になります。これはかなりの量です。
単純に、労働時間を短くするだけでなく、その時間をより必要な作業に充てることができ、時間の投資効果が高くなるのです。
②早めの依頼
以前は自分の作業を優先し、オーバーフロー時のみ依頼していました。年次が若く、人に頼みにくかったことも影響しているかもしれません。
今はどうか？と言うと、自分以外でもできる作業があり、手が空いている人がいたら、積極的に依頼するようにしています。しかも、作業の発生段階で即依頼するようにしています。
なぜか。
自分でキープしている時間が、無駄だからです。
具体例をあげましょう。
自分の作業：2時間
誰かに依頼できる作業：2時間
それぞれの完了を持って、仕事完了とします。
自分の作業を先にやると、2時間経過後に誰かに依頼することになります。その結果、最短でも4時間かかります。
先に依頼すればどうでしょうか。依頼先の手が空いていたら、最短2時間で完了です。ここに2時間の差が生まれます。
仕事完了までに必要な労力は変わりませんが、終了時刻そのものが早くなるのです。
人に依頼しようと思った作業を自分がキープしてる間、人の作用時間をロスしていることになります。これが非常にもったいない。なので、誰かに依頼するのは最優先、最後に自分の作業をするようにしています。
③隙間時間の活用
言うのは簡単ですが、待っているだけでは改善しません。準備が必要です。
準備とは、具体的に次のような内容です。
タスクそのものを小分けにする。
隙間時間に実行するタスクを決めておく
いつ隙間時間が発生してもよいように持ち歩く
これにより、隙間時間を有効利用できるようになります。
例えば、全部で1時間かかる作業を10分×6に分解できたら、10分の隙間時間が発生するたびに作業が進みます。
これを分解しておかないと、タスクが大きすぎて、隙間時間では手が出せません。
さらに良いのが、小学校で教わる〇分前行動です。
これで意図的に隙間時間を作り出せます。例えば、会議の席に、10分早く座る。これで10分作れます。不意に発生するのを待たずとも、時間は作り出せるのです。
終わりに
3つの中に、できそうなものはありましたか？
時間に流され、追われるだけでは、仕事効率はアップしません。時間はコントロールし生み出せます。
1つでもよいので、やってみてください。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
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