初めてスカウトメールを担当する方へ　　悩んだときにこれだけは押さえておきたいポイント〜スカウト送信編〜

こんにちは！
レイド株式会社　広報担当の山口です。

前回の記事では初めてスカウトメールを担当する方に向けて、候補者が見つからない時にこれだけは押さえておきたいポイントをお伝えさせていただきましたが、今回は「スカウトの返信が来ない」といった課題に対して効果的なアクションを紹介いたします。

前回の記事はこちら！

スカウト活動がうまくいかないときのヒントとして、ぜひ試してみてください。

スカウトメールの返信率が低迷した時に試して欲しいこと

１.その文面は候補者に響いていますか？

スカウトメールの文面は会社都合の一方的な文章になっていませんか？候補者が「自分に合った仕事だ」「自分に向けられたメッセージだ」と感じられるように、相手のプロフィールに寄り添い、個別にカスタマイズした文面を心がけることが大切です。

具体的に試していただきたいアクションはこちら。

文面をパーソナライズする

候補者のプロフィールを読み込み、経歴やスキルに合ったオファーを提案する文面を作成しましょう。例えば、これまでの経験が自社のポジションでどう活かせるかを具体的に説明します。
また、プロフィールに載っているワードをスカウト文面に盛り込むことも有効的です。「◯◯のご経験は弊社事業との親和性が高く大変魅力的に感じております」や「◯◯のスキルや過去に20名のマネジメントをされたご経験は当ポジションにおいても〇〇スキルの活用や⚫︎名規模のマネジメントに担っていただくため、存分に発揮できると思います」など、“あなただからこそスカウトを送った”ということがわかるような文章をお送りすることで自分ごと化されやすくなり、返信に繋がりやすくなります。

共感を引き出す

プロフィールから候補者が求めているもの（成長機会、働き方、カルチャーなど）を読み取り、希望に沿った提案を行います。例えば、リモートワークを希望している場合、「弊社は週に3日はリモートワークを導入しているため、ご希望に沿った環境をご用意できると思います」など、会社で働くイメージが想像できるように具体的な魅力を伝えると良いでしょう。

応募のハードルを下げた文章を入れる

メールの冒頭や最後に、「カジュアルな形でお話の機会をいただきたいです」や「まずは一度情報交換の場としてお話ししませんか？」などといったフレーズを入れ、候補者の連絡のハードルを下げる工夫をしましょう。

２.送信するタイミングに注意していますか？

スカウトメールを送る時間帯や曜日も重要です。多くの人がメールを確認しやすいタイミングを狙うことで、返信率が向上する可能性があります。試行錯誤しながら、最適な送信時間を見つけていきましょう。

具体的に試していただきたいアクションはこちら。

過去のデータを活用する

自社の過去のスカウトデータを確認し、どの時間帯や曜日に最も高い返信率が得られたかを分析します。例えば、月曜日の朝は候補者が週の計画を立てているため、他の曜日よりも返信率が高いかもしれません。また、ポジションによっても適切な送信タイミングは異なるかと思います。クリエイティブ職は比較的出勤時間が遅いから午後にスカウトを送る、営業職は外に出ていることが多いから午前中の早い時間に送る、などポジションの特徴に合わせて送付タイミングを変更してみましょう。

A/Bテストを実施する

送信する時間帯や曜日を変えてテストを行い、どのパターンが最も効果的かを検証します。例えば、同じ内容のスカウトメールを午前と午後に分けて送信し、結果を比較してみましょう。また、A/Bテストは時間帯や曜日だけでなく、メール文面を比較するために検証する手法としても効果的です。

リマインダーメールや過去に送った方へ再送信を行う

リマインダーメールの送信は、最初のメールに返信がない場合に効果的なアプローチです。送る場合は1週間後の同じ曜日ではなく、3日後や5日後など違う曜日や1通目と異なる時間帯に送ることをおすすめします。候補者によっては、最初のメールが忙しい時期に届き、見逃されていることが少なくありません。タイミングを変えて送ったリマインドメールで気づいてもらい、返信を得られるケースもあるため、リマインドメールは積極的に活用しましょう。
また、過去にスカウトをお送りした方も同様に検討してください。当時は多忙で見れなかったり、転職活動に積極的でなかった候補者も最近ログイン履歴が確認できる場合には再度スカウトメールを送る価値があります。

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今回は初めてスカウトを担当している方に向けて、スカウトの返信が来ない時に試していただきたいポイントをお伝えしました。スカウト活動をより効果的にするために、ご自身の会社に合った方法をぜひ取り入れてみてください。

最後に、レイド株式会社は採用から組織づくりまたそのための企業ブランディングまで、企業の「人」にまつわる課題をコンサルティングおよび実務まで介入するHRソリューション企業です。

人が活きる社会を実現すべく、人と企業を繋ぐ入り口であるフルオーダー型の採用コンサルティングをはじめ、スカウト代行サービスやエンジニアの評価制度構築などHRに関することを幅広く支援しています。

特に私たちは、スカウト文面のセミカスタマイズとリアル感の創出を重視しており、候補者にとっては”興味を惹く文面”を、企業にとっては”会社の魅力を反映させられるような文面”を構成し、転職意欲の高い層だけでなく、潜在層にもアプローチできる工夫をしています。

スカウト文面に関する記事はこちら

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