仕事を早く終わらせたい、私が実践する生産性アップの5つのコツ。

現代のストレス社会で働く皆様、こんにちは。お疲れ様です。

今回ちょっと長いです！
気合、入ってます。

本日は、会社での業務をなるべく効率よくこなしていくために
私がやっている5つのコツについて記事にしました。



私も会社員という、社会の歯車の一員なわけですが、
会社員という立場である以上、就業時間内で仕事を終わらせ
かつ、パフォーマンスの高い結果を残したいですよね。



ぼっち駐在員に課される業務量は中々のボリュームなのですが、
そんな私が総務から経理から営業、在庫管理、その他全部…まで
なんとか業務をぶん回すために
日頃気をつけているコツを共有いたします！


参考になるものがあれば、是非ご自身の業務に取り入れてみてください。





1. 午前中に自分から発信する
2. 外出、打ち合わせはなるべく午後にする
3. お昼ご飯はお腹いっぱい食べない
4. 期限の確認と優先順位をつける
5. 伝える時はシンプルにする。



順番に説明していきます。

1. 午前中に自分から発信する

基本的に頭を使う作業は午前中に終わらせます。
自分から相談することや、提案したいことについて
資料の作成をしたり
営業面での顧客への提案や、伝えるのが難しい文章を、
相手が受け取って一発で理解してくれるように
練りに練ります。


エクセルやパワーポイントなどの資料だと
説明が必要になるのでこのタイミングで打ち合わせの依頼と
簡単にアジェンダを整えて一緒に送ります。


午前中にメールしておけば、大抵のことは午後に
フィードバック(返事含む)が返ってくるので
修正や相手の疑問、その他問い合わせに対する次の手を
その日の内に考えることができています。

2. 外出、打ち合わせはなるべく午後にする

1. をベースに仕事に取り組んでいると、こうせざるを得なくなりました。笑


当然、相手の都合次第で変わることもありますが
なるべくお昼以降に打ち合わせや外出の予定を立てています。


午前中に自分のやりたいこと(提案・相談)を発信済みなので
相手がわたしの提案や相談への回答を考えている間は
自分の時間はフリーに使えるわけです。


あとは、お昼ご飯の後に眠くなるタイミングで
打ち合わせが入っていれば、自分が喋ることで
眠気を吹き飛ばすこともできますね。


ちなみに、お昼の後の打ち合わせなんて、眠くてやってられないよ〜
という方。


眠くなる=喋る機会が無い。
喋る機会が無い=出る必要のない打ち合わせ だと思います。


みんなで事前に出されたアジェンダに対して、
アイデアや解決法を出し合って次のアクションを決めることに
打ち合わせの意味があると思ってるので
ただ、場にいて話を聞くだけの打ち合わせなら
最初から出ないか、潔く寝てしまいましょう。


実際は中々、難しいですけどね。笑

3. お昼ご飯はお腹いっぱい食べない

食べるの大好きなんです！けど！
食べすぎるとやっぱり眠くなってしまいます。
もはや食べすぎなくても眠くなる気がします。


なので、移動とかお昼寝ができる環境以外では
腹八分程度で昼食は済ませます。


大盛りなんて食べた後には、コーヒー飲んでも
全く眠気に勝てません。
※個人差があります。

4. 期限の確認と優先順位をつける

特別急いでやる必要のないことであれば、
メールやチャット、LINEなどで、「見ました」の意味で
承知しました。と一言返事します。
その後、すぐには取り掛かりません。



よく、「翌日に仕事を持ち越さない」なんてことも言われますが
翌日に仕事を持ち越さないために残業して遅くなるくらいなら
パッパと帰る方が良いと思ってます。


緊急対応で今すぐに何かしないと…！というのは別ですが
大抵のことは翌朝対応すれば大丈夫です。


いつまでに返事、対応しなければならないのかを
確認したら、その日のうちにやるのは諦めて
明日に回してしまいます。

やらないことを決めるのも、意外と効率アップに繋がります。



ただ、明日に回しちゃえ〜と言って休みの日にまで仕事を回したら
ただの怠慢になりますのでご注意ください。

休みはきちんと休みましょう。休みですし。

5. 伝える時はシンプルにする。

何かを伝える時には
・結論(何がしたいのか、何を伝えたいのか)
・事実(背景や状況)
・自分の意見(対策、対応のアイデア)
に分けています。

箇条書きを使ったり、言葉で難しい場合は
ヘタでもイラストや図を描いて説明したりしています。

特にメールは、知ってる情報を全部書き出すと
もはや何が言いたいのかわからなくなりがちですし
事実と自分の感想や意見が混ざってしまって
余計な混乱を招きがちです。


新入社員の頃は1回で説明することを目標とするあまり、
色んなことを詰め込みすぎた結果、上司から
「お前のメールは何書いてあるかわからんから基本読まない」
と言われました。


Dear もう辞めてしまった上司,
気持ちはわかるけどせめて分からない点を聞いてくれ… 

如何でしたか？
そんなに特別なことはしてません。
まだまだ効率良くできることもたくさんありますし
自分としても発展途中です。



ちょこちょこブラッシュアップしては
また共有できればと思います！
皆さんの効率アップ方法も、是非教えてくださいね。



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