脱メタボ業務のためのMicrosoft Word実践事例 Part2｜メタボが露呈！？編
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
前回の記事では、
・Microsoft Wordを学びなおそう
・Microsoft Wordを学ぶことで、DX基礎力を鍛えよう
と提唱いたしました。
理由：
感覚的に使い始められるし、機能を知らなくても使い続けられるから
＝知らず知らずに「メタボ業務」になりがちなアプリ（ソフト）
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
1. なぜMicrosoft Wordを学びなおさなければならないのか？
①文書作成の目的が変化しているから
ワープロの時代から始まり、文書作成の目的は長らく「印刷すること」でした。
活字にして、印刷して、多くの人が読みやすくするために、文書作成してきたのです。
でも現在は、インフラが整い、オンライン化・クラウド化・テレワークなど、業務のスタイルが変化してきています。
また、エコやSDGsといった考え方が普及し、ペーパーレス化もどんどん進んでいます。
まさにDXが起こり・起ころうとしているのです。
そんな中、文書作成はもはや印刷するためではなく、データのまま閲覧したり、共同編集するスタイルへ、変化しています。
②メタボ化したままだと恥ずかしいから
メタボ化した業務は、正しくダイエットしないと、その状態（＝おなかポッコリ状態）が、ウッカリ他人の知るところになってしまうのです。
（怖！っていうか、恥ずかしい～～///////）
恥ずかしいポイントは、次の２つです。
[1] レイアウト崩れ
[2] 編集記号の表示
2. メタボを見抜けない人がやってしまう例
レイアウト崩れ
突然ですが、次の画像をご覧ください。
どこが悪いか、おわかりになりますでしょうか？
そう、改行です。
変なところで改行されていますよね。
そしてこういった文章を、どこかで見たことありませんか？
上記の画像は、次のファイルをモバイル版で閲覧したときに起こります。
これは、Microsoft Wordの段落や箇条書き、インデントといった機能を正しく当てておらず、記号＋改行＋スペースで見た目を整えたファイルなのです。
このような文章を送られてチェックしろと言われたら、筆者はレイアウト崩れが気になって気になって、内容が頭に入ってきません。
皆様はいかがですか？
「私は平気」という方も、必ずこのレイアウト崩れを脳内で補って文章を読むはずなのです。
つまり、相手（の脳）にかけさせなくてよい労力をかけさせている、そういう仕事（ファイル）になっているのです！
編集記号の表示
次に、上記のファイルをMicrosoft Wordのデスクトップアプリで開いてみてください。
そして、下記の部分（編集記号の表示/非表示）をクリックし、編集記号を表示してください。
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
なんと！無数の「□」が表れました！！
これが脂肪です。メタボ業務の痕跡なのです！！！
裏を返せば、この「編集記号の表示/非表示」の存在を知っているとか、普段から「表示」にしてMicrosoft Wordを使っている方が任意のファイルを開けば、編集記号は表示されます。
そんな風に思われてしまうんです。
これはすぐに何とかせねば！ですよね！？
いかがでしたでしょうか？
次回から、本格的に「ワークショップ形式」で記事を進行してまいります。（チャレンジング！）
これを読んでいただいてるあなたが、どのくらいダイエットの余地があるか知ることができる機会になるかと思います。
お楽しみに！
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