【説明】言いたいことを伝えるコツ【営業】
懇切丁寧に熱意を持って説明しても伝わらないことがあります。
自分の言いたいことを正確に伝えるコツを考えてみましょう。
■ 事前にテーマを伝える
まずテーマを伝えてみましょう。
聞き手からすると、テーマを先に告げられることで聞く準備が整います。
上司へ話しかけるときは、相談なのか連絡なのか報告なのか、話のテーマは何なのかをまず伝えるとスムーズです。
■ PREP法を活用する
PREP法とはプレゼンテーションや文書の構成方法の一つです。
Point ：要点（結論・主張）
Reason ：理由（結論にいたった理由・そう主張する理由）
Example：具体例（理由に説得力を持たせるための事例・データ・状況）
Point ：要点（結論・主張）
それぞれの頭文字を取ったものです。
この順番で話を展開すると、素早く正確に伝えることができます。
■ カタカナ、専門用語は使わない
誰にでも伝わる言葉を選びましょう。
横文字や専門用語を使うと説明が楽ですし、格好良いです。
…本当に格好良いでしょうか？
人は説明される時、自分が知らない言葉を全体の20%以上使われると理解を放棄するといわれています。
専門用語を使って格好良い、気持ち良いと思うのは話し手のエゴです。
専門用語を使っていい場面は、同業の相手に話す場合や、上司に説明する…つまり双方が専門用語を完璧に理解できる場面に限りましょう。
基本は誰にでもわかるような言葉を使って説明することです。
聞き手が話を理解しないと説明する意味がないですよね。
専門用語を使わない説明は難しいですが、
相手を思いやって、相手のために説明をする。
相手に貢献するという思いで準備をしましょう。
時には拙い説明であっても、心がテクニックを上回り、伝わることがあります。
相手に理解してほしい、伝えたいという意志が大事です。
■ 解釈をすり合わせる
誰が聞いても同じ解釈ができるように気をつけましょう。
危険な言葉の筆頭は『大丈夫』です。
『大丈夫』は「OK」の意味で使われることもありますし、「結構です」「NG」の意味で使われることもあります。
また曖昧で複数の解釈ができるような言い回しも極力避けましょう。
説明に自信がない時に使いがちです。
曖昧な言葉で自分を守ることはできません。
コンプライアンス上、断定的な言葉を使うことができない場合は、はっきりとそのことを伝えましょう。
■ 事実と解釈を混同しない
事実と解釈を混同してはいけません。
人によって解釈が異なる事柄を、あたかも事実であるかのように相手に伝えると誤解が起きかねません。
部下が上司に報告をするという場面で考えてみます。
上司「◯◯様の件、クレームになったと聞いたけどどうなってる？」
部下「最初は怒っていましたけど、しっかり謝っておいたので大丈夫です。」
自分が上司の立場だと不安ではありませんか？
部下はしっかり謝ったと報告していますが、許してもらったと思い込んでいるだけで、◯◯様はまだ怒っているかもしれません。
上司が部下の報告を信用し、何もケアをしなかったことで、次の問題に繋がるかもしれません。
しっかりと事実を報告した上で、自身の解釈を加えましょう。
他にも「この革靴は2万円だから安い！」なども事実と解釈が混同しています。
事実:革靴の値段が2万円
解釈:安い
人によっては2万円は高いと感じるかもしれませんよね。
■ 仮説を立てる
事実と解釈を分けつつ説得力を上げるには、仮説を立てることが有効です。
仮説を立てることは、ビジネスシーンのあらゆる場面で仕事の生産性を上げます。
よくサプライズプレゼントを選ぶという例が出されます。
誕生日の友人へのサプライズプレゼントをみんなで決める場面です。
喜んでもらうために仮説を立てていきます。
事実① ブランドは◯◯が好きらしい
事実② 最近は青色が好きらしい
事実③ 先日、スーツを着る仕事に転職したらしい
仮説 → ◯◯というブランドの青色のネクタイをプレゼントしたらどうか？
あくまで仮説ですから間違っても良いのです。
しかし自身がよく考えて立てた仮説は、意外と合っているものです。
■ 数字・データを使う
説明における解釈の根拠として、数字やデータを使うことで信頼されるようになります。
「このレトルトカレーはたくさんの人がおいしいと言っているんです！」
より
「このレトルトカレーは300人に試食してもらいアンケートをとったところ、90%の人がおいしいと回答してくれました！」
の方が伝わります。
数字・データを使うことで、相手が説明の内容を客観的に捉えることができるようになります。
■ 感想、体験談を活用する
自身の感想や体験談も説明に力を与えます。
「◯◯というラーメン屋のつけめんがすごく美味しかったよ！麺がモチモチでスープは濃厚な醤油豚骨！味が濃くて最高だったよ！しかも店員さんは皆元気が良くて、気持ちの良い接客をしてくれた！」
事実と解釈は混同しているし、仮説もデータもありません。
それでも人を動かすことがあります。
実際に体験した感想はそれだけ価値があるのです。
■ 速すぎず遅すぎず、抑揚をつける
最後に話し方です。
相手に説明を聞いてもらうためには気持ちの良い話し方を意識しましょう。
速すぎず遅すぎず、抑揚をつけましょう。
声の大きさやトーン、標準語/方言なども意識できたら良いですね。
強調したいところは、相手にメモを取らせるようなイメージで話してみましょう。
言いたいことを伝えるコツを9点、ピックアップしてみました。
最低限のポイントばかりですが、意識しないとできないこともあります。
私自身、まだまだ未熟ですが、説明上手になれるよう学んだことを記していきます。
今日もありがとうございました。