A型事業所での書類混在ヒヤリハット！再発防止と成長への学び

先日、A型事業所での体験の方の対応で、ヒヤリハットを起こしてしまいました。

体験終了後、「顧客納品用の書類と体験で使用した書類が混在」し、誤って顧客に送付してしまう可能性があったのです。。。

幸い、翌日に私が気づき、事なきを得ましたが、現場のメンバーに迷惑をかけてしまいました。

1.何が起こったのか？

A型事業所では、定期的に求人を出し、面接前に見学・体験を行っています。

私は今回、体験の方への内容説明と実務のサポートを担当しました。

数日間の付きっきりの作業が終わり、体験も無事に終了したと思った矢先。

体験で使用していたパソコンで作成した書類と、顧客に納品する予定の書類管理先が似ていたために混在してしまったのです。

その結果、誤って体験者の書類を顧客に送付してしまう可能性がありました。

体験の方の対応が、私一人に対して、複数人同時に進行し、各々のスピードも違い、個々の進捗管理に十分な注意を払うことができませんでした。

また、体験内容の説明に集中するあまり、書類の管理がおろそかになっていました。

2.原因

今回のヒヤリハットは、私のパソコンスキル不足とリスク管理の甘さが原因でした。

私は営業畑出身で、パソコンのスキルが不足していることが明らかになりました。

職員の方から依頼を受け、体験の方に教える役割を担うことになりましたが、「体験の方のスケジュール管理や内容の具体化」に気を取られ、書類の管理がおろそかになってしまいました。

考えてみると、私は営業畑でパソコンのゼロからイチを生み出すパソコンのスキルはありません。

他のメンバーは、ゼロからイチを生み出すパソコンのスキルがピカイチ。私は今回のヒヤリハットで自己分析をすることができました。

それは、私には、やるべき仕事への集中力と周りを考えるのが自然と出きてしまうこと。

なので、議事録担当など担っています。

3.対策

今回のヒヤリハットを通して、書類の管理方法とルールを見直す必要があると感じました。

今後は、書類の保管場所の明確化、ダブルチェック体制の導入をするなど、再発防止策を講じたいと思います。

また、体験の方のサポート役として、進捗管理や質問対応などを行い、職員の方と連携しながら体験ができるようにしたいと考えます。

そのためにも、可能であれば「体験者のサポート役=準利用者的な立場」として、体験の方に対して意見を言ったり、指示を出したりできるような役割を担わせていただきたいと申し出ました。

今後は、体験の方のサポートだけでなく、自分のパソコンスキルを向上させ、事業所の業務に貢献できるようになりたいと考えています。

4.まとめ

最後まで読んでいただきありがとうございました。

A型事業所での活動を通して、様々な経験を積みながら成長していきたいと思っています。

そんなことを考えていることが楽しいです。