職場でDXをすすめるには？

うちの職場、「DX」を推してるんですけど皆さんの職場ではどうでしょうか。（※推してるだけで進んでいるとは言っていないことに注意）

担当になって思ったこと

各課にDX担当を配置する仕組みができ、所属課でのDX担当を昨年度１年間務めました。
DX担当といっても、課内の業務を考え、できるところからやってみようというのが職務内容です。

どんな環境が用意されているか

上手く説明できているか分からないのですが、Microsoft365の環境は整っています。
Microsoftのアカウントに職場のアカウントに紐づけられている状態となっていて、オンラインでのWord、Excel、PowerPointなどに加え、PowerAutomate、Forms、Outlook、PowerAppsなどなども自由に使える状態です。
特にTeamsは他の大学と比べても使用頻度？が高いらしく、何かあればすぐ部署横断でチームを作ります。自分自身も電話がめちゃくちゃ苦手なのでチャットをよく使います。グループチャットも課内の全く同じメンバーで業務別に作っています。
DX担当としての業務もMicrosoft365の各種システムを利用しています。

どんな仕組みを作ったか

ひとつめ

正直うちの課の業務は、「人間が考えて手を入れる」という業務が大半を占めていて自動化するような業務がほとんどありません。そのため、前述の仕組みを組み合わせてまず課内決裁を作りました。
クラウドに添付資料を保存して、そのURLや起案内容をFormsに入れて送信すると決裁者(複数名)に順番に決裁が行く仕組みをPowerAutomateで組んだものでした。

ふたつめ

企画・戦略系部署にいるため、いろいろな情報を集めて学内の経営戦略に生かしたり、各省庁で行われている様々な議論を常に追うことを考えて、自動情報収集の仕組みを考えました。
前述のとおり、Teamsがかなり普及していて常に確認しているので、RSSフィードを登録すればteamsに自動的に投稿されるという仕組みがかなり便利で、そこに他の仕組みを組み合わせると欲しい情報がリアルタイムで手に入るというものが作れました。
手に入れた情報で重要なものは部署内共有しています。

みっつめ

もうネタはないかなと思ったのですが、自分の備忘録的ウィキペディアを作ろうと思い、OneNoteにまとめ始めました。
これは知り合いを通じて学内で共有してみたところ、「結構いい情報が集まってて便利」というリアクションをいただいたので、ちまちまと更新し続けています。
Notionにまとめるという手もあったのですが、学内での業務に使う基本情報を載せるとなると学内のアカウントのみ閲覧できる環境の方が望ましいと思ってOneNoteを使っています。
Wordで作ってPDFを共有するのもデジタル化ではありますが、OneNoteはクラウドでオンラインでリアルタイムで更新できるという意味で一つ上のデジタル化になったかも？しれません。

作ってどうなったか？

一つ目についてはずっと使われています。課内で終わる決裁は全部作った仕組みで済んでいます。すべてオンラインで紙は全く使わなくなったので、在宅勤務への抵抗感が減ったのではと思います。
改良も加え続けています。

二つ目については自分自身のための仕組みとして使っていますが、各省庁の情報だけでなくGoogleニュースも集めており、気になる記事等も部署内に共有しているので、それによって同僚は学外の動きへの意識がさらに高まった(動きに敏感になった)と思います。

三つ目は自分自身が一番使っているのですが（自分用備忘録に近いので）、ネタの投稿をしてくれる人もいれば、内容を見ているよと言ってくれる人もいました。
編集側がまだ自分だけなので、編集側の人数を増やしていけば集合知によって内容も充実して発展していくのではと考えています。
また、人のつながり、知識のつながりが増えて、職員間のつながりも増えることを期待しています。

結局DXとはなんだろう

それぞれの仕組みは「デジタル化」なのですが、自分自身が気を付けていたのは
「ユーザー目線」で
「ユーザーの欲しいもの」を
「すぐつくってかたちにする」です。

作った３つの仕組みは、すべて使う側がどう楽になるか、便利になるかというところと、ユーザーの要望を反映してすぐ対応するということを心がけました。決裁の仕組みは添付ファイルの個数を増やすという改変をしましたし、情報収集はその収集先をどんどん増やしています。

さらに、上記３つがうまく組み合わさると、「みんなが使いたいもの」が出来上がります。
「みんなが使いたいもの」は「みんなが使うもの」になります。みんなが使うと「行動変容が起きる」ということになります。
「作ってどうなったか？」のとおりです。
これこそがDXなのだろう、というのが私の考えていることです。

今年度は担当ではなくなりましたが、デジタル化が思わぬ変革を起こすことを信じて、ちまちまと新たな仕組みを隙あらば作り、仲間を中心に共有していきたいなと思います。
なんせ常に「楽をしたい」という性格でして、「楽をするための努力は惜しまない」ので・・・。
また、うちの職場は変わらない、うちの職場は変われないって思っている人が多いので、それ自体を変えるきっかけになればと思っています。

※　ちなみにDXの担当「部署」もありますが、そこで作ったシステムが悉くゴミなので使っていません。ここまで使えないシステムを作る方が逆にすごい。悪い意味で才能が有りそうです。
がんばれ。ただ、そこには異動したくない…