業務効率化で自分の時間を作り出す
※この記事はourlyアドベントカレンダー2023の14日目の記事です。
前回はODチーム村山パイセンが入社1ヶ月でourly一大イベント責任者になった話について書いてくれました。明日は行動力の塊で鬼のセールスマン、砂川パイセンがためになることを書いてくれるそうです！
こんにちは。9月は二郎を控えてるので元気がない中西です。
いきなりですが、
あなたは、エクセルやスプレッドシートで計算するために関数を使いますか？
ビジネスマンであればNoと答える人はまずいないと思います。
それでは、日々の業務を効率化・自動化させるためにマクロやGAS（Google Apps Script）を使いますか？
Google Apps Script（GAS）は、Googleが提供するアプリケーション開発プラットフォームです。GASを使うと、HTMLやJavaScriptのような身近なWeb言語を用いて、GmailやGoogleスプレッドシートを始めとしたGoogleサービスを自動化することが可能です。
こうなると一気に複雑そうなイメージを持ち、Noと答える人が多いのではないでしょうか。
そこでぜひ考えていただきたいのが、1週間のうち、繰り返し行う同じ作業にどのくらい時間を使っていますか？ということ
例えば、先週分の議事録をコピーしてタイトルを変更し、slackなどでアナウンスするような5分で終わる何気ない作業も、1ヶ月繰り返すと月で100分もの時間を使ってることになります。
これはあくまで極端な例ですが、自分の業務を自動化することは「自分の時間を産み出すこと」につながります。
計算などに使う時間を短縮するためにエクセルやスプレッドシートで関数を使うように、日々の業務に使う時間を短縮するために自動化を行う。そんなイメージを持っていただくとイメージしやすいのではないでしょうか。
「時間が足りない」と思う方こそ効率化の余地があるはずです。
ほんの一例にすぎませんが、繰り返しおこなって以下のような作業を自動化することで、月何十時間もの時間を削減してきました。
毎週の会議ごとに行う議事録複製、タイトル変更、アナウンス
リード獲得した際に毎度行うフロー
商談獲得した際に毎度行うフロー
ハウスリストがサービスページに訪問した際にslack通知
〇〇という件名のメールが届いたらslack通知
google formに解答があったらslackに内容を通知し、自動でメール返信
Google広告の数値をスプレッドシートに自動転記
Google Analyticsから1週間のPV数を取得し毎週グラフ作成
オウンドメディアの記事が何位なのかを毎日取得
KWを入力すれば上位10記事のURLとタイトルを自動取得（Python）
デザインなどの場合
名刺を作成しpngで書き出し
複数枚の色彩など一括で変更し、一括書き出し
経理などの場合
スプレッドシートの請求書をPDF化してファイル名を変更してGoogle Driveに格納
毎日行う5分の何気ない作業でも短縮できれば月に100分、自分の時間を作り出すことができます。単純すぎる計算ですが年間で1200分（20時間）もの時間を削減できます。
自動化は誰にでもできるスキル
実際にマクロやGASを使用して自動化するとなると、プログラミングが必要になるので、sumやif関数と比べると使用するハードルが高くなるのは事実です。
ただ、今はchatGPTが私たちの業務をサポートしてくれる時代です。
便利なことに、chatGPTにこの作業をこうして自動化させたいと伝えると、その手順や実施のコードを教えてくれます。
その手順に沿ってコードをコピペするだけで、誰でもマクロやGASを扱うことができます。
時間かけすぎないこと
自動化できるからといって10時間もかけてては元も子もないですが、慣れると時間かからずにできるようになるので、まずはchatGPTと会話をしてみてください。
最後に、スプレッドシートを駆使する人に向けてのアドバイスですが、
スプレッドシートにはない関数もchatGPTに伝えると新たな関数として作ってくれます。こんな関数あったらいいのになも実現してくれます。
また、ネットにはGASでの自動化に関する文献は山ほどあるので、ぜひこれらを活用して日々の業務を効率化してみてください！
自分が「こうすれば効率化できそうだな」と思ったことをすぐに行動に移せてるのも、スタートアップという環境ならではなのかなとも思います。
（話の繋げ方無理やりすぎますが）そんなourlyに興味ある！という方をがいればこちらからお気軽にご連絡ください！
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