ウェビナーの基礎知識。効果を高めるコツから運営手順、注意点を実務ベースで解説
BtoBマーケティングのいち施策として、コロナ禍以降注目度の高まっているウェビナー。費用をかけずにリードを獲得でき、認知獲得も叶う一方、参加者との期待値調整や競合他社との差別化など、参加してもらい目的効果を果たすための工夫も必要です。
本記事ではウェビナーの基礎知識として、ウェビナーの効果を高めるコツ、ウェビナー開催のメリット、運営の手順や開催の注意点など、「セミナー担当になった直後の私」に向けて解説します。
そもそもウェビナーとは？
ウェビナーとは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を合わせた造語のことで、オンライン上で行うセミナーのことを指します。ウェブセミナーやオンラインセミナーとも呼ばれています。
インターネット環境さえあればパソコンやモバイルを使ってどこからでも視聴することができ、一般的に視聴者はカメラや音声をオフにして視聴できる手軽さから、特にコロナ禍以降急速に発展しました。
ウェビナー開催の目的
BtoBマーケティングにおけるウェビナーの目的は、リードジェネレーションとリードナーチャリングの2つです。
リードジェネレーション
カンファレンスや共催セミナー、新規リード獲得を目的とした自社単独セミナーが特にこれに該当します。ウェビナーが発展したことで、これまで対面形式では参加が難しかったターゲットに、地域、時間、職種・役職の垣根を超えてリーチできるようになりました。またマーケティング施策の1つとしてウェビナーを実施する企業が増えたことから、新規リードの獲得を目的としたカンファレンス・共催セミナーの開催も増えています。
リードナーチャリング
事例紹介や製品紹介セミナーなどが特にこれに該当します。ウェビナーは、受注獲得までの重要な顧客接点でもあります。ターゲットや参加人数を絞り、見込み顧客のカスタマージャーニーに沿ったコンテンツをあてることで、新しい受注獲得ルートを構築できます。
ウェビナーの効果を高めるコツ
では、ウェビナーの目的を達成するためにはどうすれば良いのでしょうか。以下では、ウェビナー開催・集客効果を高めるポイントを2つご紹介します。
ターゲットを明確にする
ウェビナーを開催したものの、見込み顧客となりうるリードが集まらなければ、元も子もありません。まずはどのような方に参加してほしいのか、自社サービスを理解した上でターゲットをぶらさないよう意識しましょう。
ウェビナー成功の三大要素「登壇者・トレンド・市場のパイ」を押さえる
特にリードジェネレーションを目的にウェビナーを開催する場合は、集客数を最大化する工夫が必要です。集客数を最大化するためには、以下の3つの要素が大切だと考えます。
登壇者
登壇者に権威性や知名度があれば、集客力が高まることは容易に想像できます。役職に加えて、その業界での知名度も考慮して登壇者をアサインするようにしましょう。社内でそのような方をアサインするのが難しい場合は、知名度のある他社や導入企業に力を借りるなどの工夫も必要です。
トレンド
自社が属している業界のトレンドを意識することも大切です。筆者が所属している業界は昨年より「生成AI」への注目度が非常に高く、そのようなテーマを取り入れた際は通常の5〜10倍の集客数を達成できたこともあります。XやYouTube等でトレンド情報を収集するようにしましょう。
市場のパイ
そのテーマに興味を持ちうるターゲットが全体でどの程度いるか、大雑把でも良いので想像するようにしましょう。あまりにも限定的すぎるテーマを設定すると、どれだけ集客手法を工夫しても集客数を最大化することは難易度が高いでしょう。
ウェビナー開催のメリット
ウェビナーを開催することには、企業として様々なメリットがあります。以下にその一部を挙げてみます。
費用をかけずにリードを獲得できる
ウェビナーはオンラインで開催されるため、会場費や交通費などの費用をかけずに多くの参加者にリーチすることができます。特にBtoBマーケターにとっては費用対効果の高いリード獲得手段の一つであり、人件費のみでリード獲得が可能です。また昨今は工数を削減できるウェビナーツールも増えているため、施策の重要度に応じて導入を検討してみるのも良いかもしれません。
ブランディング効果がある
ウェビナーは、企業やブランドの専門知識や提供価値を参加者にリアルタイムに伝えることができます。有益な情報や専門知識を惜しみなく提供することで、参加者は企業やブランドに対する信頼感を高め、ブランディング効果を得ることができます。また受注への直接的な貢献だけではなく、認知獲得による間接的な効果も期待できます。
社内のコンテンツが増える
ウェビナー開催後は、アーカイブ動画や登壇資料などの形で二次利用が可能です。結果がよかったウェビナーは期間を空けてアーカイブ配信したり、登壇資料をメールマーケティングのコンテンツとして活用したりするなど、活用方法は様々です。また生成AIを活用して、セミナーの要点をまとめたレポートの作成も検討可能でしょう。これにより、企業内での知識共有やコンテンツマーケティングの資産が増えることにつながります。
ウェビナー運営の手順
ウェビナーには多くのメリットがありますが、計画的な運営が不可欠です。前もったスケジューリングや複数の関係者との調整、ミスのない運営など、気を配るべき点は多岐にわたります。筆者の担当になった直後の反省点も踏まえ、以下にウェビナー運営の全体像を紹介します。
〜1.5ヶ月前：テーマを確定する
目的やターゲットに沿ったウェビナーのテーマを複数用意し、決定していきます。ウェビナーの主目的が「アポ」であれば、営業部署と連携し、その月にウェビナー経由で何アポ創出する必要があるのか、そのためには何件のリードが必要なのか、その必要件数を集客し得るテーマなのかを考える必要があります。テーマ選定はウェビナーの肝とも言えるので、妥協しないことが重要です。
〜1ヶ月前：登壇者をアサインする
ウェビナーで登壇してもらう方をアサインします。扱っている商材にもよりますが、一般的に登壇者はテーマに関する専門知識や経験を多くもっていることが望ましく、歴の長い方や役職の高い方をアサインする企業が多いです。そのような方々は予定が埋まりやすい傾向にあるため、早めのお声がけを意識しましょう。
〜3週間前：集客準備をする
必要情報が揃ったら、集客準備を始めます。具体的には、LPや登録フォーム、自動返信メール等の作成です。LPには最低限、以下の情報があると申込者は安心して申し込むことができるでしょう。
タイトル
バナー
概要（200文字程度）
セミナー内容（箇条書き）
このような方におすすめ
開催概要（開催日時、参加方法など）
〜2週間前：集客を開始する
集客活動を本格的に開始します。試行錯誤の結果、自社単独で開催するセミナーの場合は最低2週間前までには集客を開始できるとGOODです。告知ページの公開やSNSでの宣伝、メールマーケティングなどを活用して、参加者を集めます。
※集客に関しては、また別の記事で詳細にまとめたいと思います
〜3日前：リマインドメール・アンケートなどを作成する
開催前日〜開催後に必要になるものを一気に作成します。具体的には、筆者は下記を事前に用意しています。
リマインドメール（前日、当日）
アンケート回答依頼メール（ウェビナー終了時刻）
アンケート回答得点送付メール
アンケート回答得点（登壇資料、アーカイブ動画等）
アンケートフォーム
当日アナウンス文
質疑応答スライド
開催日前日：登壇者へのリマインド、最終確認
登壇者に対して、ウェビナーの開催日前日に必要情報をまとめてリマインド・最終確認を行います。不明点や問題があれば前日までに解決し、登壇者にも安心して登壇してもらえるよう意識しましょう。
開催日当日：当日運営
ウェビナーの開催日には、運営チームが準備を整え、当日の運営を行います。Zoom等を活用する場合、ホストは運営側が担うと良いでしょう。開催時間の30分前にはルームを空け、5分前には開場します。参加者が聞き取りやすいよう、配信環境には最新の注意が必要です。
開催後：登壇者・参加者へのフォローアップ
ウェビナー終了後は、登壇者や参加者に対してフォローアップを行います。登壇者には感謝のメッセージ・アンケート結果を送信し、参加者には参加のお礼やアンケート回答得点を送付します。ウェビナーは登壇者・参加者両方の協力があって実現できるものなので、双方にとって後味の良いウェビナーであるよう最後まで気を抜かず対応しましょう。
ウェビナーの注意点
ウェビナーを開催する際には、注意すべきポイントもあります。以下にその一部を紹介します。
参加者の期待値を調整する
ウェビナーの成功には、参加者の期待値を正しく調整することが重要です。ウェビナーの宣伝や告知の際には、内容や目的を明確に伝えることが必要です。また、参加者の予備知識や期待を考慮し、内容のレベルや深さを適切に設定することも重要です。期待値と実際の内容とのギャップが大きいと、参加者の満足度が低下し、信頼やブランドイメージにマイナスの影響を与える可能性もあるので注意が必要です。ウェビナータイトルや集客メールの件名に、誇大表現を用いていないか注意しましょう。
他社との差別化を図る
「ウェビナー戦国時代」と称している方もいるほど、特にBtoB企業はウェビナーを実施している企業が非常に多いように感じます。そのため、自社のウェビナーが競合他社と差別化されるよう工夫する必要があります。例えば、自社で得られた一次情報を提供したり、成功事例を提供したりするなどの方法が考えられます。ウェビナーの形式やプレゼンテーションのスタイルなども他社との差別化のポイントとなるでしょう。自社の強みや特徴を活かし、参加者に「時間を割いてよかった」と思ってもらえる価値を提供することが重要です。
まとめ：ウェビナーの基本を押さえ、効率よく成果を創出しよう
今回はウェビナーの基礎知識について解説しました。
ウェビナーは特にBtoB企業にとってメリットが大きく主要施策となっている一方、目的を達成するためには、綿密な企画や計画的な運営なども工夫する必要があり、それなりの手間やコストがかかります。またディブランディングにならないためにも、参加者のきたちを調整する、他者との差別化を図るといった事項にも気を配らなければなりません。
こうした基本を押さえたうえで、成果に繋がるウェビナーを運営しましょう！