Teams仕事術
兄弟会社のKAN 椎野さんの著書、Teamsの活用も気になったので、読んでみました〜
リアル集合型とオンライン集合型、両方のハイブリッド型があり、ハイブリッド型の働き方は、ごまかしが効かないため、これまでであれば隠すことができた「できる差」を認めざる得ない状況
働き方の改善は3つを推進する必要がある
1.制度の導入 テレワーク制度の導入
2.環境の構築 PCやITインフラ
3.意識の改革 働くヒトの姿勢とスキルの習得
ヒトが意識を変えて「行動」するには、行動に必要な「スキル」を身につける必要がある。
Teamsの設定、新しい会議エクスペリエンスをオンにすると、新たに追加された際に、新機能がすぐに使える。
世界のデジタル競争力ランキング2020によると、日本は63カ国中27位、前年23位からさらに順位を下げている。低下している原因は、形だけ導入しようとする傾向があり、製品やサービスがどのような「コンセプト」や「思想」で作られているかの理解が不足している。
問題は、ヒトの思考や行動習慣が引き起こす、所要時間の増加。働くヒトの意識を変えなければ、「働き方」の問題を解決することはできない。
粒度の差は異なる解釈を生み、プロセスの過不足や問題を発生させる。粒度を揃え、プロセスの過不足を顕在化させることが、組織の問題や課題を改善する第一歩。
社会的に大きな影響を与える出来事が避けがたい構造変化をひきおこし、新常識・新常態が生まれ、それらが社会に浸透・定着するまでの転換期のことを、ニューノーマル時代と定義する。
クリティカルシンキングの基本姿勢
目的 何のために？常に目的を意識する
問い続ける 情報に常に疑問を持つ
前提 ヒトは誰しも思考の癖(思い込みや隠れた前提)があることを意識する。
Teamsのステータスメッセージで自分の状況を共有する。相手の姿が見えなくても、お互いの状況を理解することができる。
1対1のコミュニケーションの場合、プライベートチャットで、ちょっといいですか？と一声かけてから、電話するのが、すぐかけるよりも良い。
Teamsのチームは、同じ目的の業務を行うメンバーをまとめる単位。部や課のような組織。チャンネルは、チーム内をさらに整理するためのカテゴリとして作成。定例会やワーキンググループなど
読んで欲しい相手をメンションで明確にする。メールのTOに相当。
チャットの投稿に「いいね！」でリアクションする。承知しました = いいね！ ありがとう、助かりました = ステキ
ビデオ会議だけでなく、Teamsチャットでも自分の画面を共有できる。画面上の画面共有のアイコンからできる。
チーム・チャンネル・スレッドのリンクも作れる。…メニューから、チーム(チャンネル)へのリンクを取得でURLがコピーできる。
ニューノーマル時代の「会議の実施形態」は3種
参加者全員が物理的な会議室に集合するリアル集合型
参加者全員が仮想空間の会議に集合するオンライン集合型
物理的な会議室と仮想空間の両方の参加者をつなぐハイブリッド集合型
お互いの顔の表情から情報を受け取れないので、情報が不足し、コミュニケーションがうまくいかない原因の一つになっている。オンライン会議では、リアクションは大きくする。
スポットライトを設定すると、全員の画面に大きく表示がされ固定される。
会議中のチャットを利用することで、話し相手の言葉を遮ることなく、自分の意見や質問を書くことができる。
会議で記録に残しておくべきこと
1.決まったこと・決まらなかったこと
2.次にやること(Next Action)
良い会議は、終わった瞬間から関係者が次の行動ができる状態になっていること。
ブレークアウトルームを使って、グループディスカッションができる。別々のルームに分ける機能。参加者を自動・手動で振り分けられる。
ヒトが何かをできるようになるためには、「テクニック」と「スキル」の両方が必要。その本質は変わらない。アイコンシャスバイアス(無意識バイアス)によって前提が変わる。スキルを使うときには状況判断が伴う。
カッツ理論
マネージャーが必要とされるスキルを
「テクニカルスキル(業務遂行能力)」
「ヒューマン・スキル(対人関係能力)」
「コンセプチュアル・スキル(概念化能力)」
3つに分類。マネジメントレベルによって、必要とされる割合が変化する。
2019の調査で、ビジネスメールがコミュニケーション手段の97%、1通の作成に平均5分、10分以上かかっている人も18%いる。75％の人が24時間以内に返信が来ないと遅いと感じる。
話しかける方が話しかけることができても、対手が応答できる状況とは限らない。一緒にシゴトするチームメンバーが、心地よくシゴトができるように、全員が守れるルールを共通ルールとして認識する。
なるべく早くや、今日中の判断は、ヒトによって異なる。17時までになど具体的に数字を使って表現する。
コミュニケーション問題の多くは、お互いの前提が異なることに起因する。前提を確認するために、まずは、自分がどこまで理解しているか具体的に確認する習慣を身につける。
感情知性 EQ を磨くための4Step
1.自分の感情の変化に気づくスキル
感情日記をつける(心地よい言動などメモする
2.思考の促進に感情を利用するスキル
不快な言動を肯定的意図、否定的意図で言語化
3.感情を理解するスキル
自分の期待値と相手のギャップを質問する
4.目的を果たすために感情を調整するスキル
不快を平常に変えられる、自分の行動を探し、行動を決めておく
会議は、終了の予定より早く終わる 目標5分
コミュニケーション習慣をセルフチェックする。My Analyticsを利用すると、自分のコミュニケーションデータを可視化と分析できる。Microsoft365のメニューからできる。
ヒトが「何か」をできるようになるためには、「テクニック」と「スキル」の両方が必要。どのスキルにもテクニカルな側面とスキルの側面がある。スキルを磨くには、「機会」を手に入れる必要がある。
知る → 理解する → できるようになる
できること = 求められていること を積み上げる
Teamsのテクニカルやトピックスだけでなく、コミュニケーションやチームワークに関する知識も多く書いてあり、参考になる1冊でおすすめです！