ルーティン化すべき対象の「チェックリスト」
こんにちは、もちまるです。
昨日の記事の続きです。
おさらい：相談内容の整理
詳しくは昨日の記事に記載していますが、今回のお悩み相談です📝
なんでもかんでも対応してて仕事が膨張し続けるため、要点の押さえ方を知りたい
コツコツと仕事を進めるための、ルーティン(習慣)の作り方を知りたい
昨日の着地は以下です。
「ゴールを定めよう！その時は納得の定性ゴールがあると良いのでは？」
今日は「2.ルーティン(習慣)の作り方」についてです🫡
ここの難しさは、何をルーティン化したら良いか分からないことにあると考えております。今回は記事の最後にチェックリストを用意しました。
結論だけ知りたい方は、目次からチェックリストにお飛びください！
皆様にとって、何かのヒントになれば幸いです🙇♀️
おさらい：この記事を読んでみて欲しい方
昨日の記事にも書きましたが、改めて📝
・平日の生活リズムがばらつきがちでどうも成果が安定しない方
・時短のためのマイルーティンのつくり方が分からない、または過去に試して頓挫しまくった方
・いつもなんとなくタスクをためがちで、内心これは良くないよな～と思ってる方
・突発業務で自分の決め事が崩れがち、ノイズを断れない方
・仕事の優先順位を決めあぐね、諦めがちな方
ということで、以下宜しくお願い致します！🐟🐢🏃
効果的なルーティンは時短に繋がる
まずはじめに、なぜルーティンが時短になるのか？についてお話します。
イメージは料理の作り置きです🍳🧑🍳
あなたは週末に自宅で鍋パーティを開く予定があるとします。
当日おいしいお鍋を手早くつくるために、平日の時間を有効活用しましょう。
週末までの晩ごはんを作る際に生じた余り野菜を集め、毎日コツコツ冷凍保存しておく。この、「野菜を集めて保存する」行為がルーティンです。
これによって、当日は鍋に入れる肉類とスープの準備に集中できます。また、多くの野菜は冷凍保存されることで鍋物に入れる際の火の通りやすさがアップします。平日の安い日に野菜を買いためておくことにも繋がるなど、複数のメリットを得られます。
仕事のルーティン化によって得られるメリット
これをもう少し仕事に引き付けて具体で考えると、以下のようなメリットが得られます。
・最終成果物に向けて、日常の隙間時間を活用して継続的な準備が出来る
・中途半端に手が空いた時間の代替タスクにもなり得るため、何やれば良いんだっけ？と数分間手が止まる時間が減る
・少しずつ小出しにタスクのPDCAを回せるため、最終成果物の精度が上がる
・納期直前でのタスク同士の衝突が減り、ややこしく散らかることを防げる
一般的なルーティンの考え方やメリットについての記事にも同じようなことが記載されていますよね🫡
ルーティンは嫌われもの？
しかし、「ルーティン」と聞くと、なんだかネガティブなイメージを想起する方が多いかもしれません。
つまらさそう、同じことの繰り返し、創造性がなさそうなどなど…🐢
ルーティン化が時間を生み、創造性に繋がる
しかし私は仕事のルーティン化を、以下の理由でとてもポジティブに捉えています。
✅ルーティンは成果創出に必要なリソースの最適化につながるから
✅ルーティンが研ぎ澄まされた結果、余白の時間が生まれて新しいことに挑戦出来るから
メリットについては、入山先生のこちらの対談がとても分かりやすいです📚
入山：まずは、ルーティンの重要性からお話ししたいと思います。実は、人間の行動の半分もしくはそれ以上は、ルーティンだといわれています。例えば、朝起きて、水を飲んで、シャワーを浴びて…という朝の習慣もルーティンですよね。自己の行動を改善するには、ルーティンの見直しが一番効果的です。そして、組織についても同じことが言えます。組織は人の集まりですので、一人ひとりの習慣、つまりルーティンを変えていくことが極めて重要なのです。
また、余談的ではりますが「組織学習」は組織のルーティンが変化すること、とも言われます。
組織の戦略とルーティンは密接に関係しています。
ルーティン化する対象の決め方
ここからは時短のためにもルーティン化を考えてみるか～と思っても、「何を」ルーティン化したら？？と戸惑ってしまう方向けです。
ルーティンの対象が決まった後の「ルーティンへの落とし込み方」は様々なサイトで説明されていますので割愛します。
ルーティン化したいことが多くて困る🥲🥲
手始めに何を優先してルーティン化したら良いのか？と困っている方に向け、私のルーティン選択の際のチェック基準をお渡しします！
何かのヒントになると嬉しいです！🫡 ※()内は人材紹介での例
チェックリスト
ルーティン化したいと考えている対象が、
✅自分の仕事の成果物にとって重要な影響を与えるものである
(例：企業の新着求人情報獲得、自分自身の健康維持など)
✅連続的にコツコツ対応することで積み上げ可能なものである
(例：求人情報収集、顧客との密なコミュニケーションによる信頼感など)
✅小さな変化が頻度高く起き、その変化が成果物の良し悪しを決めてしまう(例：納期の迫った採用枠、自分自身のコンディション把握など)
私の場合、上記のチェックが全くつかない場合、それはルーティン化の優先度を下げて良いと考えます。
逆にひとつでもつくなら、検討の余地をもう少し深ぼります🔥
おわりに
いかがでしたでしょうか。
ルーティン化することは時短の第一歩です！
また、そこで生まれた余白で新しいことに挑戦していけます🏃
ルーティン化する対象を見つけることは、最初とても難しいです。
先のチェックリストの通り成果物のにとって必要な要素の言語化が進んでいない場合が多いからです。
仕事の全体が分かってくるほど、何をルーティン化したら良いか？の勘所が掴めてくると考えています。
最初のうちは効率化しづらいのは当然ですので、仕事の全体感や成果物、目的を確認することから始めましょう。
ルーティン化だけでなく、自動化できること、やらなくても良いと判断できること、もっと時間をかけた方が良いと思えることなど発見が多いです👓
それでも難しい場合…
それでもルーティン化するものが決められない🥲
という方は、お声がけください！壁打ちさせて頂きます🫡
https://x.com/marikomochi807?s=21&t=T_b-nEPOp8AfL6zqnFd9LA
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