#282 会議に必要な人数を考える

毎日のように実施される
打ち合わせ、会議。

少しうんざりしてしまう
と言う方はいらっしゃいませんか。

「会議はしない」という会社もありますが、
多くの会社では会議は必要なもの、
としてなくすことが難しいのではないでしょうか。

そんな会議ですが、いざ参加してみたものの

「これは自分に全く関係ない話では」
「雑談や不満だらけで、会議として成り立っていないのでは」

と感じてやる気がなくなった
という方もいるかもしれません。

ほとんどなにも発言もせず、
会議中は眠気をおさえることだけに必死という状態……。

これでは時間がもったいないですよね。

今回は会議の人数に注目して、
会議の生産性を上げるためにできることを
お伝えします。

１．会議をする時の原則

あなたは、会議室の扉を開けた瞬間に
10人も20人も参加者がいたら、何を思いますか。

参加者の数を見ただけで
「自分が参加する意味はあるのか」
と疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。

参加人数が多ければ「会議」らしく見えますが、
一定の人数を超えると会議として成り立たず、
全く話が進みません。

「関係者は全員呼ぶ」という会議は多いですが、
会議の効率を上げるための参加人数は
「最小」にするべきと言われています。

２．会議の適正人数

適正人数は4～6人、多くても10人以下です。

人数が多すぎでも、少なすぎても
デメリットがあります。

ここではそれぞれのデメリットをお伝えします。

【人数が多すぎる場合】
✓ 発言しにくく、実際に発言するのは限られた人だけになる
✓ 多くの人が発言すると意見がまとまらず、整理するだけで一苦労する
✓ 各人の緊張感がなくなる

人数が多ければ多いほどアイデアがでるかというと、
そうでもありません。

実際に発言しているのはほんの少人数で、
しかも限られた人になることが多いです。

こうなると、意見したくてもなかなか手を挙げづらく、
せっかくの会議も効率が悪くなります。

仮に、参加者全員が発言すると意見がまとまらず、
内容や要点を整理するだけで相当な時間がかかります。

気づけば議論が脱線し、会議の目的を見失ったまま
時間切れということも珍しくありません。

また、参加人数が多すぎると
緊張感がなくなることも懸念されます。

【人数が少なすぎる場合】
✓ 違った意見や新しい提案などがでにくい
✓ 会議で決まった内容が覆りやすい

人数が少ないと、話がまとまりやすく時間も短い
というメリットに目が行きがちです。

しかし、人数が少なすぎると
違った意見や新しい提案などがでにくく、
会議がマンネリ化してしまう可能性があります。

新しい企画や提案が必要な場合は、
人数が少なすぎるとデメリットになります。

また、あまりにも人数が少なすぎると、
会議で方針が決まった後に覆る場合も。

キーパーソンには必ず会議に参加してもらう、
など他の部分で下準備をしておかないと、
結果として効率が落ちてしまう場合もあります。

３．会議に必要な人とは

先ほど少しお伝えした通り、会議を開くときに
必ず必要な人、そうでない人がいます。

誰を参加させるべきか迷われる方も多いと思いますので、
よければ以下を一つの基準として考えてみてください。

(1) 会議に必要な人
ずばり「会議に貢献できる人」です。

会議には必ず目的があります。

✓ 会議をおこなう理由と目的を理解し、参加できる人
✓ 自分の考えや意見をしっかり発言できる人
✓ 他人の意見に耳を傾けることができる人

を選ぶと会議が円滑に進みやすくなります。

(2) 会議に不要な人
さきほどの逆で、「会議に貢献できない人」は
声をかけるべきではないでしょう。

例えば、

✓ 発言意欲のない人
✓ 自分の意見ばかりを主張する人
✓ 他人の発言を最後まで聞けない人

に声をかけると、結果として、
組織全体の効率が下がることが多いです。

会議の進行を必要以上に妨げる場合もありますので、
声をかけないのが無難です。

新たな発想やアイディアが浮かばなく
なってしまいますからね。

４．まとめ

いかがですか。

これまでなんとなく参加していた会議の中に
「出席する必要なかったな」
と思うものがあったかもしれません。

できることなら、一秒たりとも
時間を無駄にはしたくないですよね。

会議を効率よく、充実したものをするためには
「参加人数と人選」は大きなポイントになります。

この2つのポイントをおさえて、
少しでも生産性の高い時間にしていただけたら嬉しいです。

今回はこれで終わりにします。
ではまた。

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