私のスマホ活用仕事術
スマートフォンが登場してから、私の仕事のやり方はガラリと変わりました。
それまでは、予定表や連絡先、仕事の資料などは全て紙でした。
小さくできるものは簡単な要点だけにしてパウチしたり、
１枚にまとめて折りたたんだり、
思いついたことは、用意していた付箋紙に書いたりして、
すべて手帳に挟んでまとめていました。
大きなデータの資料が必要な時は、ノートパソコンを持ち歩くこともありました。
おかげで手帳もカバンもパンパンでした。
スマートフォンが出た当初は、画面タッチが不安でしたね。
全く新しいアイテムだったので、いったい何ができるんだろうと、色々と調べまくりました。
そして一つずつ移行していったのです。それが今日のテーマです。
それぞれ大きな項目、スケジュール管理・タスク管理・データ管理・資料管理・名刺管理・メール管理・メモ管理・コミュニケーションツール・その他に分けて何をどうしたか紹介します。
＜スケジュール管理＞
まず、手帳に代わる代表的なものとしてスケジュール管理が挙げられます。
手帳に記入していた予定をカレンダーアプリに入力するのです。
“Google Calender”や、iPhoneの“カレンダー”です。
どちらのアプリも、入力すると予定時刻の前に通知が届くように設定することができます。
これで、うっかり見落としたり、忘れたり、遅れたりすることがなくなります。
実に便利です。
＜タスク管理＞
スケジュールとは別に、プロジェクトや、やらなければいけない仕事があります。
私は、短期の用件は手帳の空きスペースに、
何週間にもわたる長期の案件は付箋紙に書いて、その週のページに貼ったり貼りなおしたりしていました。
これをアプリに入れるのです。
“MicrosoftToDo”や、iPhoneの“リマインダー”、“Google Keep”です。
優先順位を入れ替えることも、内容によりグループ分けすることも、チェックリスト形式にすることも簡単にできるので、やり損ねることを防げます。
＜データ管理＞
そして、仕事の流れを大きく変えたのが、データ管理です。
クラウドストレージを利用してデータを保存することで、パソコンからでも、スマートフォンからでも、どこからでもアクセスして閲覧・編集が出来てしまいます。
もう、大量の資料やノートパソコンを持ち歩く必要がなくなったのです。
これは画期的な事でした。
ただし、電波環境が悪いとファイルを開くのに手間取ったり、開くことが出来なくなったりするので、注意が必要です。
“Google Drive”、“One Drive”、“Drop Box”などです。
また、入れるデータが増えてくると、有料プランにせざるを得なくなります。
私はパソコンの全データをDropBpxに入れていました。
どこからでもスマホで見ることができ、しかも、バックアップしていることと同じなので、パソコンを新しくする時に、移行作業が超簡単でした。
＜資料管理＞
以前はコピー機やプリンターや、スキャナーを使って行っていた書類のスキャンを、スマートフォンを使えば写真のように簡単に管理できます。
“Adobe Scan”です。
書類にかざすだけで自動でＰＤＦやＪＰＥＧ形式にして保存できるのです。もちろんパソコンに転送することもできます。
どこでも自由に瞬間的に簡単に行えます。
書類の整理にもってこいです。
＜名刺管理＞
同様のことが受け取った名刺整理についてもいえます。
エクセルやアクセスのデータベースに入れるのもいいですが、データで保存すれば保管も楽になります。
私は捨てずに全部ファイルしていたので、名刺入れのバインダーが大量にありました。
使用するアプリは“Ever Note”や、前項の“Adobe Scan”です。
私は、Adobe Scanで読み取ってEver Noteで保存しています。
＜メール管理＞
以前はパソコンでしか見たり送ったりできなかった会社のメールも、スマートフォンを使えば簡単にやり取りできるようなりました。
しかし、休みの日でもメールチェックしてしまうという弊害が生じてしまいます。
利用するのも善し悪しです。
＜メモ管理＞
これも手帳の重要な役割の一つでした。
思いついたアイデアや、疑問、方法、やることなどを空きスペースや付箋紙に書いて貼っていました。
スマートフォンを使えばメモアプリを使って文章や音声で入力できます。
自分だけの資料作りもできるので、私はお買い物リストやオリジナルレシピ集なども別々のアプリに入れて整理し、メモアプリだけで４つも使っています。
＜コミュニケーションツール＞
会議は本来対面で行われていましたが、コロナ以降ビデオ会議が主流になりました。
もちろん画面の大きいパソコンが主流ですが、
スマートフォンでも“Zoom”や、“Teams”を使って簡単にどこででも会議に参加することができます。
スマートフォンには、はじめからカメラもマイクもついているのでとても便利です。
同様に、外国の方、日本語も英語も分からない方とのやり取りに重宝するのが、スマートフォンの翻訳アプリです。
起動してしゃべるだけで、通訳してくれるのです。
ビジネスシーンだけでなく、街中でも使えます。
通貨換算をその日のレートで計算してくれるアプリもあります。
いちいちレート表を調べて電卓をたたく必要がなくなります。
＜その他＞
タイマーや、アラーム、計算機も頻繁に使うアイテムです。
最近ではＱＲ決済やバーコード決済ができる店が増え、キャッシュレス化が一気に進みました。
ほとんど財布を開かなくなりましたね。
お店のポイントカードも一時はたまる一方で整理が大変でしたが、最近ではアプリが増えてきたのでだいぶ楽になりました。
ポイントカードを忘れてもスマートフォンを忘れることはないので。
天気予報や時刻表検索、列車の運行情報、マップのナビ機能でルート検索など、これまでパソコンでやっていたほとんどのことが、スマートフォンで出来てしまいます。
わからないことを“ヘイSiri”と言えば答えてくれます。
スマートフォンを忘れると１日仕事にならないくらいです。
しかし、スマートフォンに頼りすぎることへの不安もありますね。
「スマホ依存症」と言うようですが、肩こり・眼精疲労・ドライアイ・めまいなどの体の不調が起きることもあります。
情報過多によるストレスで「スマホ脳」になり、集中力や判断力の低下、更には認知症のリスクの増大します。
又、情緒面で不安定になり、人間関係が悪化して不眠症になると、学校や仕事に大きな影響が出てしまいます。
このように様々な面から、スマートフォンを使いすぎるのは考えものと言えます。
使いすぎないように歯止めを掛けながら、最大限有効に利用して、仕事や生活を楽しく便利にしていきましょう。
ここまでお読みいただきありがとうございました。良ければスキ・フォローをお願いします。これからもいい記事を書くよう努めますので、どうぞよろしくお願いいたします。
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