議事録があなたの仕事を劇的に変える！必見の理由とは？

みなさんは、議事録の力をどの程度理解していますでしょうか？議事録は若いものが取る雑務だと思っていないでしょうか？私はマネージャー、サービスマネージャーなどその会議で、偉くはないのですが、偉いという立場であっても、議事録を自ら取ります。今日は、その理由をお話ししたいと思います。

会議で決まったことを仕事を人にしてもらうときにどのようにお願いするでしょうか？また、会議でのお願いややることが曖昧になってボールが落ちる経験をしたことがないでしょうか？

人が仕事をやらなきゃと自然と思わせるテクニックの１つに議事録に書いてあるというのがあります。自分のいる会社では、コンフルエンスというドキュメントスペースがあります。議事録はそこに記載するようにしています。

また、会議の終わりには議事録にNext Actionとそれを担当する人にメンションをつけてslackに投稿します。こうして、タスクを可視化すると人は仕事をしてくれます。

また、口頭で話したことは、もしかしたら認識のずれなどがあるかも知れませんが、slackと議事録両方に記録として残っていれば、その認識のズレというものがかなり減らすことができます。ニュアンス的なものも言い忘れ、伝え忘れというのも後で、書いて送ることで補填できることもあります。

このように議事録というのは、新人がやるめんどくさい作業だと思う人が多いと思いますが、この議事録をうまく使って人を動かすことができるというのをよく知っておいていただければと思います。

追加で言えば、私に至っては、1on1でもメモをとり、それを毎回1on1の相手にメールでお送りしております。これは、私の上司がしてくれたことでもあり、その上司は当時の社長がしてくれたことだと聞いております。振り返りの時に参考になりますし、1on1で伝え忘れたことも後でフォローすることもできます。

新社会人の方は、メモを空気を吸うように取れるように、なると今後の社会人人生で楽になると思いますので、ぜひめんどくさい作業だと思わず、将来の訓練だと思って、とってもらえればと思います。

そして、マネージャーこそ、議事録を進んでとってもらえればと思います。