人を動かす伝え方

　この伝え方で大丈夫だったのか。話したり、メールを送信したりしたときに思うことはないでしょうか？実はそういった不安感を感じている人は結構多いです。特に初対面のお客様や世代の違う上司や部下に伝えるときに起きやすいと感じます。

　そこで、この記事では誰にでも正確に伝わる文章の書き方を紹介します。このポイントを押さえれば円滑に伝わるので、参考にしてもらえれば幸いです。

目的を明確に書く

■　「目的＋行動・手段」で伝える
　目的と行動・手段をセットにして伝えることで、相手はやりたいことがイメージしやすくなり、その行動・手段について評価できます。その行動・手段をとる目的が理解されているため、様々なアドバイスや意見を相手からもらえるようになります

　目的が介護施設を建てること、手段がレンガを積み上げくることだとします。「レンガを積み上げて介護施設を建てたいので、積み上げ方を教えてください」と相手に伝えると、「介護施設を建てる」という目的が伝わるので、それに必要な知識や道具を貸してくれるかもしれません。また、正しい目的が伝わっていると、「レンガだとぶつかった時にケガをするから、木材で建てた方がいいよ」とアドバイスをもらえたりします。

　目的が正確に伝わると、相手はあなたと同じ目的に向けて話し合いができるようになります。そうすることで、あなたは相手から解決策や協力を獲得することができます。

■　目的がなければ正しく伝わらない
　目的を伝えずに行動・手段を伝えると、相手はあなたの行動・手段が目的だと認識します。その結果、相手は適切なアドバイスや意見を提案できません。

　今度は「レンガの積み上げ方を教えてください」と相手に伝えたとします。相手はレンガを積み上げることが目的だと思います。その結果、建物の構造を考慮していないレンガの積み上げ方や運び方を教えてくれます。

経緯をストーリーで伝える

■　経緯を伝えて状況を共有する
　経緯をストーリーで表現することで、相手は状況を想像しやすくなります。その結果、相手は伝えたいことに対して関心を持てるようになります。関心を持ってもらえるようになると、内容が円滑に伝わります。

例）アンの力になりたいと思える文章はどちらでしょうか？

1.彼女はアンです。ベトナムから来日しました。よろしくお願いします。

2.彼女はアンです。ベトナムから出稼ぎのために来日しました。彼女の家庭は母子家庭だそうです。
　母親には苦労をかけたので、少しでも楽に暮らしてもらいたい。そのために日本で稼いで母親に仕送りをしたいそうです。
　日本の文化には不慣れだと思うので、色々と教えてあげてください。よろしくお願いします。

　1.は簡潔にアンについて紹介していますが、情報が少ないので力になりたいとは思えないです。
　2.はアンが来日した理由とやりたいことがストーリーで書かれているので、状況を共有しやすいです。
　経緯をストーリーで伝えることで、相手は状況を理解しやすくなります。

まとめ

今回の記事をまとめると以下のようになります。
〇　目的＋行動・手段で伝える
〇　経緯をストーリーで伝え、状況を共有する

　いかがでしたでしょうか？目的を言語化することで相手に伝えたい内容が自然と思いつくようになります。この記事で伝わりやすい文章を作成できるようになってもらえれば幸いです。質問や要望などがありましたらコメントいただければ幸いです。

最後まで読んでいただきありがとうございました！
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