電話応対の基本～自分の名前は漢字を説明できるようにしておく
お電話ありがとうございます。
〇〇株式会社 担当▽△でございます。
前回は電話が鳴ったらなるべく早く取りましょう、という話をしました。
電話を取ったら、まず名乗ります。
職場によってセリフは違うと思いますが、冒頭のような名乗りを行うのが一般的ではないでしょうか。
聞き返されるとしたら、名前
そのとき、聞き返される可能性があるのが名前です。
（相手からかかってきた電話で社名を聞き返されることは、基本的にはありません）
そのときに一段と声を大きくして「▽△でございます～！」などとやってはいけません。それでは、「私、ちゃんと言いましたよね！」と相手を責めているように受け取られてしまいかねないからです。
そこで必要なのが言い換えです。名前の漢字を説明できるようにしておくのです。
事前に言い換えを準備しておく
例えば、上田さんであれば、以下のように言い換えることもできます。
失礼いたしました。上下の上に田んぼの田と書いて、ウエタと読みます。
このとき、声の大きさを変えず、言葉を換えます。
このように言えば、相手を責める必要はありません。
ですから、新人に電話の取り方を教える際には、名前の言い換えを自分なりに決めてもらいましょう。
なぜ、言い換えが重要なのか
では、山田さんや鈴木さんなら聞き返されることも少ないでしょうから言い換えを準備する必要はないでしょうか。
私は、それでも準備しておいたほうがよいと思います。
最初の名乗りで聞き返される可能性があるとすれば名前だけです。
その準備もできなくて、どうして説明が伝わらなかったときに言い換えができるでしょう。
自分の話が相手に伝わらなかったとき、変えるべきは常に自分の説明の仕方であって相手の理解力ではありません。
その心構えを、最初の名乗り方と同時に教えてあげてください。
それでは、また。
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