見出し画像
Photo by norinity1103

取材を受ける前に行っておくべきコト

Kazumasa Kanda

プレスリリースを出したあとや、
媒体側が企画した特集や記事検討の中に自社サービスが候補として入った場合などに、有り難いことに取材の依頼がくることがあります。

そのような時に、PRや広報担当として、
どのように進行していくべきかを、時系列＆タスクベースで整理してみました。

想定したケース

社内の事業責任者等に、メディアさんから取材の打診が入り、
取材を受ける受けないのジャッジを行い、当日を迎える、という通常の取材対応の想定です。
　※メディアさんは紙・WEB媒体を想定
　※TVの取材の場合は、事前準備・確認（裏取り）や当日の段取りが大幅に変わってくるので、一旦割愛
　※オンライン取材じゃなくオフライン取材を想定

だいたいの時系列（おそらくこんな感じ）

メディアさんから取材打診の連絡が入る
↓
取材の詳細をヒアリングする　　　　　　 　 　←ポイント①
↓
社内で検討する　　　　　　　　　　　　　　  ←ポイント②
↓
取材OKの連絡をする　　　　　　　　　　　　 ←ポイント③
↓
取材に備えた準備＆担当と擦り合わせをする　 ←ポイント④
↓
当日取材を受ける


個人的に、工夫すべき部分と思った所に「ポイント」とつけました。
（ほぼ全部か・・・w）

一つ一つ噛み砕いて説明しますね。

ポイント①：取材詳細のヒアリング ※たぶんここが1番重要

最低限ヒアリングしておいたほうが良い項目は下記です。

〈ヒアリング項目〉
・掲載媒体/コーナー（もしくはページ）/掲載スペース（ページ数）
・掲載予定日
・記事タイトル案　
・記事の概要（どのような企画か内容か）
・取材内容（誰にどんな質問を）
・取材日
・撮影の有無（インタビューイー/もしくはモノ・場所等）
・取材（撮影）場所の希望（オフィスとか店舗とか）
・提供素材の有無
・掲載記事をオウンドメディアで紹介して良いか


上記をヒアリングしておけば、取材のイメージがつき、
受ける受けないのジャッジをする上でも充分な内容だと思います。

ちなみに自分は、
インタビューイーへの内容共有、関連部署メンバーへの共有用として、
回覧もしたかったので、「取材概要書フォーマット」として上記をペライチにまとめていました。

※「フォーマットが欲しい」って方いらっしゃいましたら、TwitterにDMいただければお送りします。大したものじゃない＆上記をペライチにしているだけですので、その点予めご了承ください。


これは、取材打診があった際に、
メディアさんから併行して取材依頼書をいただけるケースがあります。
もし、それがない場合は、そのフォーマットをお送りし、できる限りをご記入いただいてました。

あと、出来ればこの段階で記者さんと「会話」をしておくことも重要です。

目的は、初めての記者さんの場合は特になのですが、
文面だけだと伝わりにくい「取材の意図」「相手の人となり」を理解（把握）することです。


ポイント①の部分の時系列を、細かく分解すると下記ですね。

メディアさんから取材打診の連絡が入る
↓
電話等で会話
↓
取材概要が知りたい旨を伝え、先方側で準備があればデータや文面でもらい、無いようならフォーマットを送付する　　　　　　
↓
取材概要がまとまった資料が届く


続いて

ポイント②：社内で検討する　　


検討する事は、「取材を受けるか、受けないか」や「誰が受けるか」等ですが、
その指標として、自分が意識していたことは、
「その取材（を通じて露出した記事）が、会社（や事業）にとって、ポジティブかネガティブか」です。
掲載記事自体が、ブランディングにも通じるので、その点はしっかり意識していました。

それにあたり、
追加情報として、取材打診が入った媒体の情報も集めます。
具体的には下記です。
ネガに働く懸念があるかないか、の確認が目的です。

〈併せて調べること〉
・媒体運営会社の情報　（信頼できるか）
・その媒体の記事の特性（批評記事の多さとか偏った意見ではないか等）
・担当記者の過去記事
　　ーその記者さんが自社サービスやその業界にどれだけ詳しいかリサーチ
　　ー記事の切り口はどのような内容が多いか把握


上記も踏まえ、
ポジに働くか、ネガになるリスクがあるか、で判断していました。

ちなみに、過去担当したクライアントさんの中には、
掲載予定媒体さんの影響度（視聴数、発行部数、リーチ数）で、
判断されるクライアントさんもいらっしゃいましたが、その点は企業さん次第だと思います。


ポイント③：取材OKの連絡をする　

これはそのままのとおりで、
記者さんに「取材をお願いする」旨を伝えます。

その際に、
取材場所や取材時間等、こちら側での確認事項になっていた項目のお戻しや
社内で出たNG事項等があれば、事前に伝えておくことが良いです。
できれば口頭だけでなく、文面でも残しましょう（お忙しい記者さんは忘れてしまう方もいるので）。


ポイント④：取材に備えた準備＆担当と擦り合わせをする


ポイント①で作った「取材概要書フォーマット」をベースに、
担当者に再度インプットします。
当日”出たとこ勝負”はリスクがあるため、基本NG。事前に擦り合わせましょ。
回答内容のチェック、NG発言内容の確認、数字周りが必要なら最新版の確認、当日の服装　等々。

また、インタビューイーの方が、取材対応に慣れていない場合は、
4/14に行われた ビザスク社×note社が主催の「プロの記者と編集者から学ぶ "伝わる"取材＆ライティング講座」を観てみると良いかもです！

”取材の始まりと終わりをカチッと仕切ってしまうと、緊張感が生まれて取材がしづらくなることもある”　という記者さんからのお話もあったので、観てみると良いかもです！


最後に、
取材日前日の午後に、念のため、記者さんに「明日はよろしくお願いします！」みたいな連絡を入れておくと良いと思います。

記者さんもお忙しいので、
「追加の取材内容や変更したいコトがあって伝えようと思っていたけど、ごめん！別件の対応で伝えるのスッカリ忘れてた！」っていうこともあるので、その対応が事前にできるよう、前日に一度コンタクトを取っておくと良いです。

以上です。

改めて読み返すと、
チームの後輩に教えるような言い回しになっちゃってる。。。。


今後、書く予定の内容

頭の中のモノを可視化して吐き出していきたいので、
いったん今後書こうと思っている仮タイトルです。

・PRと広報の違い
・”攻めの広報”っていうけど、それって・・・
・PR代理店の選定ポイントと取り組み方のコツ
・PRイベント前のメディアブリーフィング
・自分流のメディアリストの作り方
・普段行なっている情報収集方法

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？