「商談獲得をゴールにしない1to1メール」を書き続けたら月の60%以上の商談をメールで獲得できるようになった話
こんにちは！スマートキャンプ株式会社でインサイドセールスマネージャーをしております井塚と申します！
※以下は、インサイドセールスに従事されているお客様を営業対象として事業を展開する弊社内での事例となります。実際に利用しているメール文面なども登場しますが、基本的に「インサイドセールスの方向けに送っているもの」だと思ってお読みくださいませ。
22%
インサイドセールスがコールをして、接続できる確率は22%だそうです（株式会社immedio「インサイドセールス白書2024」より）。平均値が22%なので、ハウスリストへのいわゆるコールドコールだったり、アウトバウンドコールともなると、この数字は更に下がると思います。
インサイドセールスは日中に多くの電話ができるように、始業前に早めにオフィスに来たり、夜残業したりして、リストや提案仮説を準備しています。にも関わらず、掛けた電話の約8割、すなわち5本電話してもうち4本は繋がっていないということになります。これは辛い。。。。
コロナ禍を機に、架電の接続率は減少傾向にあり、ますます電話は繋がりにくくなっています。電話自動応答サービス（IVRシステム）が普及し、日程調整ツールを活用したメールでの商談獲得が当たり前になりつつあり、社外の人とMessenger、X、LinkedInといったSNSでコミュニケーションを取ることが増えています。
だからこそインサイドセールスとしては、コール一辺倒にならず、いかに「メール（を中心としたテキストコミュニケーション）を通じてお客様と関係性を深められるか？」は非常に大事なスキルセットであると考えています。
本記事では、特に潜在層（＝ニーズが顕在化しておらず今すぐ商談化しないお客様）とメールを通じて関係性を深めるために、どのような思考でどのようなメールを書いていくと効果的なのか、私や弊社の実例を交えながらご紹介させていただきます。ぜひ最後までお読みいただき、スキ、SNSでのシェアをいただけますと大変嬉しいです！
1日200件以上のメールを受け取っていた
リモートワークが普及し、電話が繋がりにくいことが前提の社会になってから、多くのBtoB商材を扱う企業はメールでのアプローチを増やしています。結果的に、ビジネスパーソンが受け取るメール件数も日に日に増えています。
私も試しにとある1日のメール受信数を数えてみたら、CCを除いても1日135件ほど、CCも含めると1日200件以上のメールを受け取っていました。
そして恐ろしいことに、その前後2週間くらいで印象に残っているメールの内容と送信者を思い出そうとしても、正直言って1件も思い浮かびませんでした（普段メールをいただいてる方がいらっしゃいましたらすみません）。。。
インサイドセールスがメールでコミュニケーションを試みても、お客様も日々それだけ多くのメールが届いている訳ですから、なかなか開いてもらえません。開いてもらえるだけでも大変なのに、開いた上でじっくり読んでもらえるのは更に難しく、返信なんて貰おうと思ったら相当な工夫が必要になります。
メールを通じてお客様とリレーションを築いていくことが、いかに難しいかが分かります。
お客様はサービスに興味が無いから商談化していない
さらに、短期で商談化しなかったお客様とリレーションを築いていく上で、超当たり前だけど絶対に忘れてはいけない前提条件があります。それは「現時点でそのお客様はサービスに興味が無いから商談化していない」ということです。
言葉にするとめちゃくちゃ当たり前のことなんですが、インサイドセールスとしても商談獲得をしないとKPIを達成できないので、お客様はサービスに興味がないはずなのに、インサイドセールスは「わんちゃん商談化できないかな？」とついつい商談獲得を狙ったヒアリングや訴求を展開してしまう訳です。コールでも、メールでも。
そうして「IS：商談させてください」「お客様：何かあればこちらから連絡します（＝御社のサービスには興味ないしそんな態度ではこれからも特に検討する気持ちにはなりません）」といった双方のミスコミュニケーションが生まれ、ますます電話が繋がりにくくなり、メールが見られないようになり、しまいには着電拒否やオプトアウトによって音信不通になってしまいます。
せっかくマーケティング予算を投下してリード獲得をしたのに、インサイドセールス自らの活動によって実質的にリードを手放してしまうのは勿体ないですよね、、、そんなことをしまくっていたらすぐにリストが枯れちゃいます。
したがってインサイドセールスとしては、まずは「そもそも商談化していないお客様って現時点ではサービスに興味が無いはずだよね」という前提を受け入れ、将来の案件に繋げるために（工数も掛かるしスキルも必要だし大変な取り組みだけど）商談獲得をゴールにしないコミュニケーションによってお客様と関係を深めていく必要があると思います。
実際に私自身も、過去は自分の商談欲しさに全てのコール/メールにおいて商談打診を実施し、毎月「リードが無い…」とぼやくような状況を作ってしまっていました。現時点でそのお客様はサービスに興味が無いから商談化していない。めちゃくちゃ当たり前だけど、これを受け入れて行動を変えていくのは、やっぱり勇気が必要でした。
サービスには興味は無いが、情報は欲している
商談獲得をゴールとしないコミュニケーションをするとしても、何を連絡すれば良いかというと、結論、お客様の「成果」または「お困りごと」に関する話をするのが良いと考えています。
先日社内のインサイドセールスメンバーと＂リード（＝まだ商談化に至っていないお客様）の解像度を上げるには？＂というテーマで会話していた際にもそういう話をしたのですが、ここで大事な視点は「自分だったら何の話を聞きたいの？」です。
今このnoteを読んでくださっている方の多くも、何か具体的に予算を確保して投資をしようとサービス検討している訳ではないと思います。でも一切の情報提供すらお断りかというとそんなことは無くて、「商談獲得をゴールにしないメールって何だろう？」とか、「メールの精度ってどうやったら上げられるんだろう？」とか、何かしたら自身の業務の成果を上げたりお困りごとを解消したりするきっかけにならないかと思って、読んでいただいているのではないかと思います。
たとえお客様の業務と自身の業務が全く関連していなくとも「自分だったらどんな情報が書いているメールは見るか？どんな情報提供をされたら思わず話を聞いちゃうか？」と考えてみる姿勢は超大事だと思います。
最近「SaaS営業は自社へのSaaS導入を経験してみるべきだ」というお声を見かけますが、これは私も大事だと思います。実際に導入にまで至らずとも、常に世の中に対して「自社・自組織を良くできるソリューションは無いかな？」とアンテナを張っておいてたまにセミナー参加したりアポ受けてみたりするだけで、途端に「自分だったらどんな話が聞きたいか？」がイメージしやすくなるんですよね。
少し話は脱線しましたが、潜在層のお客様でも、サービスには興味がなくとも、何かしら情報は欲しているということです。
お客様の業務を体系的に整理し、引き出しを増やす
サービスに興味がないお客様にも有益な情報を提供しようと思うと、お客様の責任範囲や業務内容の理解がマストです。お客様の責任範囲や業務内容をそれなりに理解した上で「こういうところで困ってませんか？」「こういう取り組みをして成果を出されたお客様が他にいらっしゃるんですが、その話興味ありますか？」といったコミュニケーションができるようになる必要があります。コールでも、メールでも。
そこでおすすめなのが「お客様の業務を体系的に整理して、各トピックで話せるネタを思い出せるようにしておくこと」です。
例えば、私はインサイドセールスの業務を下記のように整理しています。
インサイドセールスの方々と会話していて、ターゲット選定の話になれば「受注分析をして商談の質を定義した話が使えるな～」とか、ナーチャリングの話になれば「リードステージを再定義したプロセスが話せそうだな」とか、大体どこの会話をしているか要素を抑えながら、それぞれの要素で話せるネタをいくつかストックしています。
私の場合は自社でもインサイドセールス活動に従事していますし、有難いことに定期的に社外のインサイドセールスの方々と壁打ちやディスカッションの機会も頂戴しているので、一次情報に触れながら都度引き出しのネタを増やしています。
またこうして体系的に整理しておくと、自分のみならずメンバー全員でお客様の業務を網羅的に理解することができるのも大きなメリットです。大事とはいえ、お客様の責任範囲や業務内容を体系的に理解するのは結構大変なので、誰かが整理してあげた内容はメンバー全員で共有する方が有効です。
整理した内容を踏まえて「うちのサービスだと要素Aの負は解消できるけど要素Bの負はちょっと解消しづらいから、提案時には工夫が必要だね」みたいな感じで共通認識を持つことで、提案の質の底上げも期待できます。
なお、お客様の業務を体系的に整理する際、業種も部門も汎用的なホリゾンタルソリューションだと全てを100%網羅するのは難しいと思いますが、それでも重要なターゲット層に絞ったり、ある程度要素ごとの抽象度を引き上げることで、70-80くらいは網羅できるのではないかと思います。
実際のメール文面
上記のようなお客様の業務理解を経て、お役に立てそうな情報をメールテンプレートとして用意し、短期で商談化しなかったお客様に対して定期的に1to1メールを送付しています。以下、送付メール文面の例です。例えばこんな感じのメールを送ったりしていました。
▼件名
当社でのインサイドセールスの取り組み
▼文面
お世話になります。
スマートキャンプ株式会社の井塚です。
（一言、挨拶添える）
最近インサイドセールスの方々とお話ししていて、
今の自分たちの組織の状態を「数字」ベースで語りたいが、
実際のところできていないという方が少なくないなと感じております。
ひょっとすると〇〇様の組織でも同様の会話が行われておりましたら…
以下、私が実際にどのように自分たちの活動を可視化しているのか、
ご紹介させていただきますのでお役に立ててくださいませ。
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▼取り組み一例
手元にあるリード数を「リードステージ✕完了予定月」で可視化する。
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リードの状態と優先度を「リードステージ」で表現して、
各ステージがいつクローズする予定なのかを「完了予定月」として入力しています。
そうすることで、翌月以降に、
どのステージのリードが何件完了予定なのかを数字ベースで把握しています。
手元にあるリードが多い・少ないなど個々人で解釈がブレることなく、
翌月は「ステージMiddleのリードが〇〇件あるから〇件ほど商談獲得できそう」と、
数字ベースでのコミュニケーションを実施できています。
（画像添付）
最近「数字」ベースで会話することの重要性について、
再認識しておりましたので共有させていただきました。
ぜひご意見・所感も頂戴できますと幸いです。
ご質問も含めて、気になる点があればお気軽にご返信くださいませ。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
これをそのまま送っても良し、冒頭に「先日はお電話にて真摯にご対応いただきありがとうございます」と前回架電をした際のお礼を一言入れても良し、少し関係値があるお客様であれば「もちろん当社としてはいつか取引をできればと考えておりますが、すぐに検討いただくのは難しいかと思います。代わりに前回お伺いした〇〇のお悩みを受け、以下の情報がお役に立つかと思いお送りさせていただきますね。」といった感じで添えたりします。
なお、送ったメールに対して2-3日後に、スレッドに返信する形で以下のようなメールをお送りすると、より1to1感があって効果的です。こういう地味なメール1本でも面倒がらずにお送りするだけで、全然心象は違うと思います。
▼文面
お世話になっております。
スマートキャンプ株式会社の井塚です。
上記、少しでもご興味を惹く内容になっておりましたら嬉しいです。
今後もお役に立てそうな情報があれば、
弊社サービスに関係なく、ご連絡させていただきますね。
サービスについてのご興味・ご質問に加えて、
インサイドセールス活動に関するご相談事などございましたら、
どうぞお気軽にお声がけください。
今後とも何卒、よろしくお願い申し上げます。
メールを作成する際のポイント
加えて、上記のような商談獲得をゴールにしないメールを作成する際に、意識しているポイントをご紹介します。本当はメール作成のポイントだけで1本noteが書けちゃうくらいなのですが、ここでは簡単に3つに分けて記載します。
1. 誰に対して、どう思って欲しいのかを言葉にする
お客様の業務に対する解像度を上げて、引き出しのネタを増やしたとて、「誰にどう思って欲しいのか？」が明確になっていないと、内容は良いけど意図が伝わらないちぐはぐなメールになってしまいます。
特に最初の慣れないうちは「誰に届けたいのか」「その人は何に困っているのか」「その人にどう思って欲しいのか」を明確にすると良いです。その際はただ心の中で思うだけじゃなく、言葉に出して書いてみるべきです。ちなみにこの記事を書く際にも、以下のように言語化してから、記事の構成を考えていたりします。
2. 要求と意図を明確にする
この記事を書くに際していくつか私の手元に届いていた営業メールをざっと見てみたのですが、要求と意図が不明確なメールが意外と多いなと感じています。
・要求＝メールの受け取り手にして欲しい行動
・意図＝どうしてこのメールを書き、上記の要求をしているのかの理由
▼商談を打診する場合
まず商談をして欲しいなら「ご提案機会を頂戴したいです」と明言した方が良さそうです。
回りくどく色々書いた後に「お時間いかがでしょうか？」と書いた程度では、なぜ時間が欲しいのか、伝わり切りません。
▼商談獲得をゴールにしない情報提供をする場合
この場合にも、要求と意図は明確にした方が良いと思います。
要求と明確が不明確な状態だと、受け取り手としてはこのメールをどう扱えば良いか分かりづらく、途中で離脱してしまう可能性が上がります。
例えば自社サービスの導入事例を送付するにしても、以下のようにメールを書いてみるといかがでしょうか？
お世話になります。
スマートキャンプ株式会社の井塚です。
先日はお電話にてお話の機会をいただきありがとうございました。
すぐすぐのサービス導入は難しいものの～～の課題意識はあると伺っておりました。
今後〇〇様がどのように～～という課題に向き合っていくと良さそうか、
少しでも具体的なイメージがお沸きになるかと思い（＝意図）、
以下、お送りいたします。
貴社と同業界の株式会社XX様の事例になりますので、
ぜひ最後までご一読いただけますと幸いです（＝要求）。
▼株式会社XX様の導入事例
～～
3. メールの改行とスペースに拘る
私はメールを書く際の件名とか、言い回しとか、体裁とか、そういうものは「大事だけど本質ではない」と考えています。それよりも上述のように、お客様のことをしっかり理解して、どう思って欲しいのかを明確にして、要求と意図を明確にする方が大事だと思っています。
が、「本質ではないけど大事ではある」のも事実です。
せっかくお客様にとってタメになる内容をお送りしていても、単純にメールの文章が読みづらい、だから読まれない、というのはめちゃくちゃ勿体ないなと…。なのでメールを書く際には、以下のようなことも意識しています。
・1行の中に全角で約20文字から30文字ほどに収める
・改行する際には意味の変わり目で区切る
・基本はひと段落2行まで、多くとも3行、最大4行に収める
・段落ごとに空白行を作る
・3行が2回続くと結構しんどいので、3行の段落の次は絶対2行以下にする
・「▼」や「━━━」や「①」を使って情報群を視覚的に区別できるようにする
・時々スマホで自分のメールを見てみる
・時々自分のメールを声に出して読んでみる
メールを読みやすく改行・段落分けする力＝情報を構造的に整理する力、だと思います。自分のメールに対して「なんでここで改行しているの？」「なんでここで空白行を設けて次の段落に移っているの？」と聞かれた際に説明できない場合は、情報を上手く整理できていないと言っても過言ではないと思います。
メールの文章が読みづらい、というのはめちゃくちゃ勿体ない減点なので、ぜひ今いちど自分自身・自組織が送っているメールを読み直してみて欲しいです！
とはいえ良いメールを送れば万事OKという訳でもない
私はナーチャリングについて話す際に、よく「インサイドセールスの介在が不可欠です」と話すことが多いですが、その理由は、下記です。
大部分のお客様はインサイドセールスが介在する必要があります。
お客様は日々忙しい中で、課題整理も情報収集もサービスの比較検討も社内説明も全て自分1人で進めるのはかなり難易度が高く、基本的には営業担当者のサポートを必要とします。時々、賢くて推進力のある購買者のおかげで検討が前に進むことがありますが、そんな主体的な購買者はあくまで一部で、多くの購買者は受動的（＝購買活動を前に進めるためにサポートを要する）です。
ナーチャリングというと、なんだかインサイドセールスの手を介さずにテックタッチで自動で商談化させることのように捉えられるケースが往々にしてありますが、そうした活動で商談化できるのは同じく一部の主体的なお客様のみだと思います。
マス向けのメールマーケティングで多くの商談が獲れているという場合は、シンプルに「リードが多い」からだと思います。前提として母数となるリードが多いので、上記のマトリクスの右下のリードも相対的に増える訳です。ほとんどの組織の場合、ただ商談打診の活動だけを続けているとリードは枯渇するし、リードを枯渇させるだけの活動をしていては、インサイドセールスは（組織も個人も）成長しないと思います。
ただしどこまでいっても、現時点の世の中では購買を行うのは人である以上、購買を前に進めるために人＝インサイドセールスの力は必要だと考えています。
なので、もちろん商談獲得をゴールにしないメールアプローチはめちゃくちゃ大切なのですが、同時に、上述の通りスレッドに返信する形で追加情報を添えたり、フォローコールを実施して「お役に立ちましたかね？他に困ってることありますか？ゆくゆくは御社と取引したいと思っているので引き続きよろしくお願いいたします！」といったコミュニケーションは必須だと思います。
私の場合は実際にお役立ちメールを送ったのち、電話して、電話先で「今メール見れます？メールの内容について5分解説させてください！役に立つと思うので！」という感じでコミュニケーションを取ったりしてました。
得られた成果
「現時点でそのお客様はサービスに興味が無いから商談化していない」という事実を受け止め、商談獲得をゴールにしないメールを書き続けた結果、面白いことが起きました。
表題の通り、結果的に「メールで獲得できる商談が増えた」んです。月によってバラつきはありますが、全体の60%以上はメール経由で商談獲得できるようになりました。
一見逆説的な感じがするのですが、商談獲得をゴールにしないメールを書く＝お役に立てる情報提供をするということは、お客様の業務理解を深め、成果やお困りごとに関するコミュニケーションを実施することになるため、結果として提案に必要な情報と信頼をストックすることができ、将来的に良い提案に繋げることができるのだと思います。
あくまで一部ですが、商談獲得をゴールにしないメールに対して、下記のような返信をいただくこともできています。
毎回、有益な情報を発信いただき、誠にありがとうございます。
特に、本日ご教示いただいた内容は、
ここ最近、部内で問題視しているテーマそのもののお話でした。
大いに参考にさせていただきます。
メールにて恐縮ですが、厚く御礼申し上げます。
誠にありがとうございます。
定期的なご連絡をありがとうございます。
内容拝見しておりまして、とても参考になりました。
＞加えてただ闇雲に行動するだけでなく、目の前の1顧客に対して、
＞「何かお役に立てることは無いか？」と考えぬくという意味でも、実行し切る力は問われているなと思います。
所感としては、この力がかなり重要かと感じる機会が多いです。
いくら算段を立てることがチームで上手くいっても、この点が疎かになると、継続的なナーチャリングや有効商談の獲得に繋がらないと思います。（言語化しづらい対応スキルに差がでるのかと）
いつもメールを楽しみにしておりますし、自身のIS活動でも実践できるようにしております。
なかなか貴社の売上につながるような回答ができず心苦しい限りですが引き続きメールをいただけますと幸いです。何卒宜しくお願い致します。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
少しでも参考になる内容となっておりましたら幸いです。
なお「商談獲得をゴールにしないメールの重要性」については分かったものの、実際に月数百リードに向き合う中で、それ全部やるの大変じゃない？と思われた方もいらっしゃるのではないかと思います。次回以降のnoteで、それらをいかに効率的に実施するかについて、お伝えさせていただきます。
私自身もまだまだ勉強中ですので、ぜひ皆さんからの所感やご意見を頂戴できますと嬉しいです。記事へのスキ、コメント、またSNS上でのいいね、リポストをよろしくお願いいたします。
インサイドセールスとしてスマートキャンプでお仕事してみたい！と思っていただけた場合は、Xで私宛て（@daisuke_izuka）までご連絡ください。採用も絶賛進めてます。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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