vol.11「見える化」 タイムマネジメント

人生を豊かにするため、仕事で活躍するため、実践で使えるタイムマネジメントのノウハウをご紹介していきたいと思います。

ダイエットや、節約、業務改善など、どんなことでも突き詰めていくと、まずは見える化という作業を最初に行う必要がでてきます。タイムマネジメントについても同じです。本日のテーマはタイムマネジメントに必要な見える化についてです。

まずは意識から。時間を一時間ごとに区切り管理する

１8時から飲み会がある場合に、仕事を18時前に切り上げるように、必死になりませんか？すごく良い意識なのですが、更に１時間あたりの自分の価値を最大にできるように強く意識できればもっと効果的です。仕事の品質を下げないで、時間を管理する意識を強く持つためには、1時間ごとに大まかにやることをしっかりを把握して計画的に目標の時間までにタスクをこなすことが重要になります。

週間と日次の予定を"見える化"する

タイムマネジメントに限らず仕事で大切なのは全体像をつかむため見える化することです。見える化することで、いつでも全体が把握でき、突然の変更などにも落ち着いて対応することが可能です。1時間より細かい単位で予定を管理するのはやめましょう。

①大まかな業務の書き出し（棚卸）
②大まかな優先順位を決める（アイゼンハワーの原則を参考に）

③週間での大まかな予定を立てる
④日次ごとに大まかにやることをスケジュールに記載していく

管理方法

ノートに書きだすも良し、WEBのアプリケーションやグーグルカレンダーなど便利な機能を使うも良し、自分なりの管理しやすい方法を検討してみてください。私はグーグルカレンダーを使用しています。

１日１回"振り返り"を行う

計画と実態との整合チェックを繰り返すことで、自分がこなせる仕事量が判断できるようになってきます。何がだめで、何が良かったか翌日に活かせるように振り返りを行いましょう。

（重要）その日の仕事は次の日の計画を行うまで

一日明けて翌日に机に向かうと何から始めていいか忘れていることはありませんか？特に金曜日まで働き、土日休んだあとの月曜日に勤務再開すると、どこから手を付けるべきか忘れていることはありませんか？大きなタイムロスに繋がりますので、仕事を終える前にしっかりと翌日・翌週の予定を計画してから仕事を終わりにしましょう。