vol.22「わかりやすい平準化」 タイムマネジメント

人生を豊かにするため、仕事で活躍するため、実践で使えるタイムマネジメントのノウハウをご紹介していきたいと思います。

本日は「平準化」をテーマにわかりやすく説明します。

業務の平準化とは

業務量が多過ぎたり、特定の従業員に業務の負担が偏ったりしていないかを明確化することで業務平準化に向けて取り組む課題が見えてきます。

つまり平準化とは、業務難易度の高さや業務量の差をそろえて、ならすことです。

業務の偏りの見える化と平準化

【業務量平準化のイメージ】

イメージ図の説明

赤色の部分はイレギュラーで一時的に増えている残業要因となる業務です。オレンジ色は所定内時間の業務です。

Aさんは所定内労働時間のほぼ倍の業務を行っており、所定内8時間＋残業6時間を行っております。（1コマ２時間分の労働）

Bさんは所定内8時間に対して6時間しか業務をしておりません。恐らくどこかで業務待ちの時間（アイドリングタイム）があるのだと思います。

Ｃさんは所定内8時間に加えて2時間ほど残業をしている状態です。

平準化の効果

イメージ図の右側のように平準化すると一人当たりの業務量の大きさは3人とも同じになります。

この図をみるだけだとAさんの業務をBさんが負担しているだけと思われがちですが、隠された効果があります。

効果①集中力

Aさんは人間ですので、集中力はどこかで低下していきます。Aさんの時間外の労働力は、所定内時間の6割～８割しか発揮することができない状況です。一方、Bさんは所定内労働時間が余っています。集中力を切らさずに100％に近い力でAさんの業務をサポートできることになります。

効果②業務密度

Bさんの場合はもともと業務量が少なく待ち時間やアドリングタイムが多いことが想定されます。そのような場合には、ある程度の業務量を維持することで、生産性が高くなることが想定されます。

もともとBさんが持っていた仕事とAさんから引き受けた仕事を同時にできる可能性もあります。また待ち時間に対応できるかも知れません。

Bさんには見た目以上に、時間を有効に使える枠がまだ残っていることがわかります。

まとめ

このように業務平準化が生産性に関わることも大きく考えれます。業務平準化をするためには、常日頃から業務標準化を意識し、誰でも業務が行えるようにしておくことが肝心です。業務平準化と業務標準化この2つはセットで取り入れてみてください。