【情報を上手に伝えるには】情報のアウトプット力を高めよう
誤解のない伝え方の第一歩は、書き出すこと！
いいアイデアをいっぱい持っているのに、企画が実現されたためしがない。似たような企画なのに、同僚のは通って自分のは通らない。
そんな人は、自分の考えを他人に伝える方法を考え直してみましょう。
自分の頭の中でわかっていることと、その情報を他人にわかるようにアウトプットすることは違います。
どんなにいい企画を考えても、自分の頭の中にあるだけでは、ただの妄想でしかないのです。
自分が頭の中で思い描いていることを、映像で見てもらうかのように、人にわかってもらうにはどうすればいいでしょう。
それは、一度、文章化することです。頼むときの心構えとして「考えられる限りシミュレーションしておく」という話をしました。それも、それが目の前ですでに実現したかのようにリアルにです。
そして、説明しておくことを文章にしてみるのです。単純なことなら「口で説明できる」という人もいるかもしれません。でも、箇条書きでも簡単な図でもよいから、自分でとにかく書きだすことが重要なのです。
書くことによって自分の頭の中が整理されて、説明しやすくなるのです。
間違いがあっては困る期日や予算などの数・金額・時間などは、必ず文書化して相手に渡すこと。口頭で伝えたとしても、メモやメール、ＦＡＸ等で念押ししておきましょう。
企画書も結果を左右する大切なポイント！
もちろん、イベントのような大きな仕事の依頼は、趣旨や詳細をまとめた具体的な企画書にします。優れた企画書は、目を通しただけで、この企画に関わるとどうなるか、具体的なイメージが見えてくるものです。
私はある女性誌から、電話で特集ページの取材依頼を受けました。特集のタイトルは”モテる”ことをテーマにした内容ーー。
「仕事は断らない」がモットーの私が、”男性をテクニックでだます系”の内容の仕事はお断りしていることは前に説明しましたね。
私は取材をお断りしようと思いました。しかし、届いた企画書を見ると、タイトルに”モテる”とあっても、具体例として書かれていた内容は、「誰からも愛されるように、上品に振る舞う方法」だったのです。
私はその仕事をお引き受けしました。女性誌の担当者が、具体的な企画書を用意してくださっていたから、そう判断できたのです。具体例が書かれていなければ、担当者がやろうとすることが伝わらずお断りしていたでしょう。
企画書の大切さがわかりましたよね？
企画書を作るときは、誤解のないよう、できるだけ具体的に書きましょう。話し方と同じように、短くポイントをまとめることをお忘れなく。
自分が理解していれば、わかりやすく説明できるはず！
企画書も重要ですが、もっとも大切なのは口頭での説明です。今まで私は、普段から、短い言葉でポイントをおさえて話すよう意識していると伝えました。どうすればわかりやすく説明できるか、いつもいろいろと考えています。
どう考えているかというと、「今読んでいる本に書かれているＡという事例は、先日生徒さんが話してくれたＢという体験談と似ているのではないか」というように、異なる事例を関連付けていくのです。
物事の中心に目を向けると、関連性が見えてくるのです。
この方法は、難しい事柄を、別のたとえで、シンプルにわかりやすく説明するときに役に立ちます。
一つひとつの情報をバラバラにインプットすると、頭の中はちらかった部屋のような状態に。しかし、「これとこれはこの部分で仲間」と、関連づけて整理すると、書類をファイリングしていくように、頭の中にスッキリ収まるのです。そして、情報を取り出すときは、関連したもの次々と出てくるというわけです。活用してみくださいね。
頼み方・断り方のワンポイント
・「〇〇プロジェクト～売上一億円突破への道～」のように、社内など気心のしれた仲間なら、あえて大げさなタイトルをつけてモチベーションをあげるのも手ですよ。
・複雑に思えるシステムや流れも、図式化するとやさしく理解できる場合もあります。
・偉大な人物が描いた自伝や成功哲学の本などを読むときも、他人ごとのように読んでいては意味がありません。すべて自分に置き換えて「自分にはこの内容をどう活かせるか？」考えながら読むのです。
⏬プロフィール 井垣利英（いがきとしえ）☆マナー嫌いだった私が、マナー講師になるまで
⏬人材教育家、マナー講師。井垣利英（いがきとしえ）【私の仕事】プロとして大切なこと
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