相手に感謝を示して【前向きに断る】角が立たない断り方
言葉の最初と最後に感謝をプラスすれば、次がある
前回紹介した記事の「次回につなげる」という項目で、頼んだ相手にどんな断られ方をしたとしても、感じよく締めくくるという話をしました。
同じように、断る場合も、角が立たないよう言い方に注意が必要です。
人に何かを頼まれるということは、それだけあなたの力が認められている、信用されているということです。しかし、今回は相手の期待に応えられずにお断りするわけですから、誠意をもってお断りしましょう。
重要な役目を頼まれたときなどは、まず「お声をかけてくださって、ありがとうございました」と、自分を選んでくれたことに感謝します。
そして、できない理由を具体的に説明したら、最後に、
「今回は、お役に立てず残念です。私で何かお役にたてることがあれば、またどうぞお声をかけてください」
と次につなげるような言い方で締めくくります。そうすれば、相手の印象にも残り、次回、別の依頼を受けやすくなります。
「言いにくいことは、最初と最後にプラスの言葉をつけるとよい」と説明したのと同じです。
「ごめんなさい」より「残念です」
よく、人の誘いを断るときに、「ごめんなさい」と言う人がいますが、謝りの言葉を使われると、「誘ったこと自体が迷惑だ」と言われているような気まずい気分になります。
こんなときは、「残念です」と言いかえましょう。
「スケジュールが合わずごめんなさい」という気持ちだったとしても、謝りの言葉を使われると、相手は何か悪いことをしたような気になるからです。
人は、話す内容より言語表現に反応しやすいもの。会話をするとき、
「ウソでしょう？」「でもさ～」「だけど～」などの否定言葉で切り出すと、内容が否定的でなくても、言われたほうは最初の言葉で否定されたような気になります。
頼まれた仕事を断るときも同様。
「せっかくお声をかけてくださったのに、お役に立てなくて残念です」
「お引き受けしたいのですが、あいにくスケジュールの調整ができないのです」
「不本意ながら、ご辞退させていただきたく存じます」
「これに懲りずに、また機会がありましたらお声がけください」
と、相手を思いやる言い方をします。
人間関係を良好に保つためには、こうした表現も必要。謝る時はもちろんですが、普段の話し方でも、言葉使いには十分気をつけてください。否定的な言葉ではなく、プラスの言葉を使うよう心がけましょう。
メールで断る？電話で断ってもＯＫ？
頼まれてその場でお断りできればいいのですが、メールで頼まれたり、話を聞いて、あとで返事をするときなどは、どうすればいいのでしょう。
これは、依頼内容や相手との関係によります。
基本的には、相手が言ってきたことですから、メールで断っても問題ないのですが、断りにくい内容のときは、声の調子で伝わる電話のほうが、誤解がなくてよいでしょう。
相手が目上の人の場合は、直接会って話をしましょう。社内の連絡もメールですませるところもあるでしょうが、コミュニケーションの基本は「会って話すこと」です。
断ること自体、言いにくいことですから、文章だけでは相手に誤解を与えることもあります。それに、直接話せば、相手に誠意が伝わります。
頼み方・断り方のポイント
・プラスの言葉の基本は、「私に頼んでくれたありがとう」という感謝の気持ちです。
・その気があれば、「これに懲りずにまた誘ってください」「今度は私からお誘いします」なども付け足すとよいでしょう。
・「不本意」は、自分の本当の希望とは異なること。「望むところではない」という気持ちを表現でき、やむを得ないニュアンスを強調できます。
⏬プロフィール 井垣利英（いがきとしえ）☆マナー嫌いだった私が、マナー講師になるまで
⏬人材教育家、マナー講師。井垣利英（いがきとしえ）【私の仕事】プロとして大切なこと
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