ゾンビ化する定例会議〜いますぐに生産性を高めるための会議改革のススメ〜
「〇〇定例会」「〇〇定例MTG」など、名称はいろいろありますが、週次や月次の定例会議を設定している会社は多いと思います。
もちろん、その定例会議の全てが無駄だとは思わないのですが、当初はしっかりと目的があって設定された会議の場が、いつしか形骸化してしまい、「集まることが目的」に変わってしまうことはありませんか？
この現象のことを、私は少し揶揄した表現でよく「ソンビ化」と呼んでいて、運用シーンで目的を見失ったものがただの慣行で屍のように残っているもの（マニュアルや社内ルールなども含めて）を例えていて、クライアントさんにもよく「それ、ゾンビ化してません？」とか聞いたりします。
会議を定例化することで、強制的にデッドラインが設けられるため、「今度の会議までにやらなきゃ！」というタスクを動かす意識が働く側面もあると思います。しかし、これだけ意思決定のスピード感が求められる時代で、会議ありきでしか進捗できないのは時間的なロスが大きく、意思決定できない分、意思決定待ちというメンバーの稼働待機も発生し、結果的に業務生産性が低下するのではないでしょうか。
また一方で、実際に逆効果になった事例もあって、「今度の会議で共有・相談すればいいや。だから一旦置いておこう」と、定例会議があることで逆にスピード感を落してしまうケースもありました。これでは本末転倒ですよね。
あるあるな例は、「情報共有のためにとりあえず会議をしよう」。情報流動性が悪い組織の典型例ですよね（とりあえず、という時点で・・・）。同じ時間に多数の人を集めることは、実は大きなコミュニケーションコストがかかっていることを想像できるようにしたいし、会議というオフィシャルシーンを増やさないと連携・コミュニケーションが取れないのなら、要するに日常のワークの中では、情報共有や意志決定がなされてないということになります。
レガシーな企業ほど、会議をすることでしか意思決定できないものだと思い込んでいる可能性もあります。もちろん、組織ガバナンス上で、重要な意思決定や稟議などの意思決定機関・ワークフローのルールはあると思いますが、あくまで会議はコミュニケーション手段の一つに過ぎません。別に会議をしなくたって、SlackやTeamsなどを含めてコミュニケーションの代替手段はあるし、共有もできる便利なツールがある時代です。その中で日常ワーク内の小さな意思決定であれば、スピーディーに判断して無駄な滞留はなくしていきたいものです。
また、状況が変化すると当初設定をしていた会議が必要じゃなくなったり、実施目的や運用体制を変えた方が良いこともあるはずです。決めたことは最後までやらなきゃ！という初志貫徹も大切なのですが、やり続けることが目的になってしまうのは意味がないし、目的の失ったものを何も変えず続けている方が、多くのゾンビが湧き出てしまいます。
ですので、ゾンビの大量発生を防ぐ意味でも、その会議が意味のあるものなのか？意味が薄れきたのであればどう変えるのか？そもそも、必要がないならやり続ける必要はあるのか？など、「会議の”目的”に対する検証」を定期的に実施することが大切だと思っています。
以前にこちらのnoteでも書いたのですが、
【フェーズ７】WBSに基づいて定点観測のMTGを行い、KPTを回してチューニングする
走り始めても、途中で方向性が見直されたり、壁にぶつかったりなどの環境変化もありますので、しっかりと定点観測を行って認識合わせを再度行なったり、必要に応じてチューニング・軌道修正したりします。
https://note.com/hr_dojo/n/n3623b9e0b048
会議も積み上げが大事だと思っています。チームがどこに向かっているのか？という目的がないままに、短期の目先で起きた問題ばかりに対処していては、中長期の積み上げもありません。時間軸がバラバラなものを出てきたところ勝負で潰すだけでは疲弊もしやすいわけで。
一人ひとりの人生の時間は有限です。その限りある時間を、せっかくご縁があった同じチーム・組織でわざわざ集まって使うのなら、しっかりと生きた時間にしたいものです。
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