新年度にやるべきパソコン設定

新年度に転勤になり、支給されるパソコンが新たなものになることも多いと思います。効率的に業務をこなすために、新年度にパソコンの設定でやっておくべき４つを紹介します。

固有名詞のユーザー辞書登録

よく使う単語のうち、1発で変換されないものはユーザー辞書へ予め登録しておくと時短になります。例えば、生徒の名前、学校の用語、地域名、自分の専門分野の用語、などが挙げられます。

特に、生徒名が一発で変換されず都度変換する手間は、積み重なるとかなりの時間のロスになります。また、生徒名を打ち間違えて、書類や部活で登録してしまうとトラブルになります。ユーザー辞書への登録を最初に済ませておくだけで、これらのトラブルは予め回避することができます。

離席時の設定

スクリーンセーバーや画面ロックなどが機能するようにしておきましょう。

ひどいと前任者の設定が残っていて、スクリーンセーバーが起動したりパソコンを閉じたりしても画面ロックがされないことがあります。校務用パソコンには個人情報が大量に入っているため、万一誰かに勝手に操作されたら大きなトラブルになります。念のため、設定がONになっているかを確認しておきましょう。なお、画面ロックは通常『windows＋L』のショートカットで行うことができます。

スクリーンセーバーは起動してから復帰する際に画面ロックがされるような設定にすることが大事です。スクリーンセーバーの起動時間はお好みですが、突発的なことで離席することを考えると数分でロックさせる設定にしておくといいのでは、とこれまでの経験から感じます。

ショートカットの作成

自分の分掌が決定したら、よく使うフォルダへのショートカットを作成しておきましょう。例えば、英語科のフォルダなら、校内共有＞2023＞教科＞英語科、などかなり階層を降らないと到達できないことがあります。毎回いちいち上位フォルダから中身を追っていくのは非常に時間が勿体ないです。

ショートカットを作成し、自分のデスクトップやドキュメントフォルダ内においておくだけで、一発でアクセスが可能になります。

不要な機能のオフ

そのままの設定だと余計な機能がパソコンのメモリを食っていることがあります。例えば、ホーム画面下部の検索ボックス、ウィンドウの視覚機能、などはオフにしても問題ないでしょう。

まとめ

教員の業務は時間との戦いです。パソコンを使う際の無駄な時間を可能な限り減らし、業務を効率化しましょう。