ほうれんそうの勘違い
皆さんにより短時間で良質な会議をし、余剰の時間を生み出していただくことを目的としています。
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定義付け
まず、ほうれんそうとは
野菜の方ではなく、報告、連絡、相談のことを指します。
それぞれ、
報告は既存事実を共有すること、
連絡は共通認識を確認すること、
相談は方向性を決定することです。
また質の良い会議とは必要最低限の時間で物事を決め、次の行動につながるものだと思っています。
こちらの記事は日頃会議や話し合いをしている中で、学んだ、自身の間違いを共有しているものです。
私は一緒に仕事をしている方との雑談が好きなので、そのためにメリハリつけて早く会議を終わらせることができたらいいなといつも思ってます。
ちょっとした自分語り
私は自分の会社内であっても会議は好きではありませんでした。
その理由は、会議のドキュメントで完結するものが多く、するのに値しないうえ、ドキュメントの方が正確に記録されお互いの認識が一致しやすいと感じていたからでした。
自分自身がアメリカにいても会社の経営をしているように弊社は基本全員がオンラインで勤務を行います。それゆえ、会議が生産性維持や担保の役割を担っていました。
またテキストやドキュメントを通しての進捗の共有は中々定着しない現状がありました。
タスクが増えるように感じさせる要因の１つになっていたからです。
企業の動きは基本的に進捗を産むことに準じます。
企業の栄養は利益であり、進捗です。
売上を上げ、利益率を高め、関係者や顧客に還元することです。
そのため課題はいかに進捗を把握することでした。
ほうれん草ほど
価値のあるものでは無い報連相
進捗は報連相という一連の流れの先にありますが、
使い方を間違えると進捗どころか、停滞していきます。
会社にとって栄養は進捗で、そのために報連相があるのです。
(人間が栄養を取るのにほうれん草を食べるみたいな感じですね)
今から簡単に栄養価値を無くす報連相の調理方法を説明します。
報連相の存在意義を報告と連絡に置いて、進捗を確認していきます。
会議の時間を１時間以上伸ばします。
会議時間の8割進捗の確認に費やしていきます。
以上です。
一見とても無駄な会議が開かれているように見えますが、日本企業で行われいる会議の大半がこの現状だと感じでいます。
こういった会議の問題点は報連相において過去の話に重点を置いていることです。
過去の共有は過失の再発防止に特に効く点とても重要ですが、せっかく皆さんが集まる場で時間を使うのはもったいないです。
その上重要な決定事項を話し合う前にもうすでに体力は尽き、とても良質な判断ができない場合がほとんどです。
栄養価値のある使い方
報連相の栄養価値を保った使い方を説明する前に前提として、
会議は基本30分をひと枠としています。
議事録が１枚で収まる程度です。
30分を超えた先は雑談だと定義しています。
会議を30分とすると僕の中で決めていることは二つです。
ひとつは報告連絡の確認を5分以内ですること。
ふたつは決定事項から考慮すべき点が出たものは次の会議に持ち越すことです。
報連相の一番の間違いは報告と連絡に重点を置いていることです。
私の中で報告と連絡は過去のことについて、相談は現在から未来にかけてのことについて話していると思っています。
そして進捗は現在から未来に存在しています。
その上、口頭での報告と連絡は記録に残しずらく、また整理されていない状態が多いです。
そのため各プロジェクトの報告と連絡はドキュメントとして共有してもらい、その内容の読み合わせを会議の冒頭でし、相談する事項を明確する又は議題を確認した会議を始めています。
会議では8割を相談内容を話し合うようにしています。
また、相談内容からそれぞれの進捗を把握することもできます。
物事が進む中で相談が生まれるのが必然ですから。
結論
進捗は報連相からきます。
最も基本となると言っていい報連相ですが、基本が故に意識が向きづらく良い進捗を産み出す使い方がされている割合が低いです。
報連相の重点は報告・連絡ではなく、その先にある相談です。
報告・連絡は記録しやすく共有しやすい形で、相談に繋げて行きましょう。
後続記事
自分が満足する時間の使い方
認識と理解
ネガティブキャンペーンを促してくれる人たち
今回の記事に関係ないので補足ですが、会議に置いて意識していることの二つ目に関してですが、相談内容が場合によっては細分化されたり、出てきた施策の是非をさらに話し合うことがあります。
そういったように相談内容が枝分かれした時は、話の混同が起きやすいため必ず会議を分けるようにしています。
読んでいただきありがとうございます。