エンジニアの私が意識する報連相のコツ 【2.タイミングを意識する編】
フロントエンド専門制作会社FLATのサトウです。
仕事の報連相は、新人からベテランまで必須のビジネススキルです。
社内レクチャー用にビジネス全般の報連相について「エンジニアの私が意識する報連相のコツ」をまとめてみます。
オンラインツールを中心でコミュニケーションを行うビジネスマンの方にも参考になれば嬉しいです。
今回は「2.タイミングを意識する」についてシェアします。
1.内容を整理する
2.タイミングを意識する←今回
3.優先度をつける
4.ツールを使い分ける
5.文章力をつける
6.相手に合わせる
1.ツールの報連相はマメに行う
SlackやChatWorkなどのメッセージツールや、Backlogなどのタスク管理ツールを使う場合はこまめに報連相を行います。
非同期の連絡ツールは相手のタイミングで答えられるので、投稿時間や連絡数を気にせず早めの報連相を心がけましょう。
報連相に気を使ってタイミングが遅れてしまう場合があります。
例えば「営業時間外にメッセージを送ってしまっては申し訳ない」「自分の作業が一区切りしたタイミングでまとめて確認しよう」
など「あとで・まとめて」という気遣いが遅れを発生させます。
発信と判断のコントロールは相手におまかせしましょう。
問題が大きくなる前に相手と適切なキャッチボールを行いましょう。
タスク単位でこまめに報連相を行えると問題をスムーズに解決できます。
2.口頭の報連相はまとめて行う
口頭の質問は幅広い問題を解消でき、素早いレスポンスがもらえるので。
おたがい気持ちの良いコミュニケーションになります。
その反面「ちょっとお時間いいですか」という場合も20〜30分使ってしまうことも多いので、五月雨で口頭の報連相を行って相手に負担をかけないようにしましょう。
そこで私が考える「口頭報告に向いているパターン」「口頭報告で心がけたい注意点」をシェアします。
口頭報告に向いている3つのパターン
・範囲が広い
例)プロジェクトの全体像を確認したい、技術の全体像を確認したい
・緊急度が高い
例)早急に対応するバグが発生した、クライアントから至急の確認が入った
・画像やテキストで伝えられない
例)アニメーションの動きを説明、操作UIの説明
このような場合はテキストでなく、口頭で状況説明をしてもらえると伝達がスムーズになります。その場合もSlackで一言「緊急です」「アニメーションの件で質問です」など大まかな内容を先に伝えましょう。
報告を受けた側は「今すぐに通話を行おう」「込み入った話だから打ち合わせ後に話を聞かせてもらう」など状況に合わせた対応が行なえます。
口頭報告で心がけたい3つの注意点
・「質問のお時間をいただけますか」と一言確認する
・1行でいいので質問内容を先にテキストで送る
・回答期限を伝える
日々の報連相も「小さな打ち合わせ」という考えで行うようにすると
スムーズなコミュニケーションがしやすくなります。
FLATでは打ち合わせで事前にアジェンダを送るようにします。
打ち合わせは複数名の口頭確認が目的の場所です。場合によっては関係者全員が集まり10人ほどになる場合もあります。
アジェンダがあると、全員が事前準備の上で回答が可能です。
さらに確認事項が見える化されて全体の議論が進みます。
アジェンダのない打ち合わせは「地図のない場所への旅行」と思っています。どこへいくか何が起こるかわからない旅行に参加したくないですし、相手に不安を与え失礼にも当たる行動だと思っています。
個別の口頭質問も、小さな計画とアジェンダを忘れないようにしたいです。
3.最適な報連相タイミングを意識する
タイミングはセットで意識を向けるポイントを別途考えるようにしましょう。セットで考えるポイントは「緊急度」「報告相手」です。
緊急度と相手に合わせるコツは別の回でまとめますね。
それでは「タイミング✕緊急度を意識するコツ」「タイミング✕相手を意識するコツ」を説明します。
緊急度とタイミングを意識するコツ
緊急度が高い内容は当日か翌日に報連相。
緊急度が低い内容、アウトライン化して期日を指定して報連相しましょう。
相手とタイミング意識するコツ
相手と接するタイミングを意識します。
コミュニケーションツール、進捗会、日報、全体報告。個別報告、
ツールの使い分け、それだけ意識していれば大丈夫です。
おまけ：Slackでの技術質問のコツ
エンジニア同士の技術質問のコツをシェアします。
解決方法に詰まった場合、エンジニアは15分ルールを設けています。
15分考えて解決方法が見つけられない場合、誰かに解決方法を聞きましょうというルールです。
この場合も報連相のコツを応用して「不明点の具体的な内容」「自分がどこまで考えたか」を整理して文章化しましょう。
必要な条件を提示することで、Slackのやり取りで解決したり口頭で説明しようかという流れになります。
技術質問テンプレート
該当URL：
該当箇所のキャプチャ：
ゴール：
具体的に詰まっていること：
ここまで調べたという内容：まとめ
仕事ができる人は報連相をコミュニケーションとして上手に使っています。
最適なタイミングで報連相を行って相手を安心していただきつつ、情報共有や相談を行えるようにしましょう。
上司やクライアントは適切で定期的な報告をしてもらいたい、と思っています。上手な報連相で報告しつつ質問を織り交ぜたり、ヒアリングや交渉を行ったり、双方にとってメリットのある時間にしたいですね。
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