中堅社員のための タスクを任せる手順
こんにちは、沖縄でソフトウェアエンジニアをしているishikiです。
本記事ではチーム開発にて、他者にタスクを任せる時に気をつけていることを書こうと思います。
エンジニア以外の方にも汎用的に使える内容なので、ぜひ参考にしてみてください。
はじめに
言葉の定義
タスク依頼者: タスクを任せる人。上司やプロジェクト歴が長い人が多い。
タスク実行者: タスクを任された人。部下やプロジェクト歴が短い人が多い。
想定読者
[タスク依頼者] タスクを任せたが、成果物が期待と異なる
[タスク依頼者] どのタスクを任せたらいいのかわからない
[タスク実行者] タスクを任されたが、何をしたらいいのかわからない
あなたがタスク依頼者の場合
下記手順でタスクを任せます。
タスクを細分化する
1タスクは最大2日になるように細分化する
実行者のスペックを見積もる
業務知識の深さ
タスク実行に必要な知識・スキルがどれくらいあるか
例）
# タスク
- Dockerコンテナ上で動くWEBアプリケーション（フレームワーク：Laravel）を1画面作成する
# タスク実行に必要な知識・スキル
- 使用技術スタック（Docker, PHP, Laravel) の使用経験
- プロジェクトの業務知識の有無
任せるタスクを選定する
実行者のスペックによって、後続タスクの有無 や 遅延した場合のリカバリ負担を考慮する。
実行者の成長につながるタスクが望ましい。（実行者のモチベーション維持や、組織全体の成長のため。）
タスクを任せる
下記情報をタスク実行者に提供する
インプット情報
アウトプット（成果物）の定義
タスクの意図を伝える
締切
1,2,3,4 は文章でも共有しておく（タスク依頼者自身が何を任せたのか忘れてしまうため）
必要であれば口頭で説明する
4.締切 については妥当性を実行者に確認する
作業手順がイメージできているかを実行者に確認する
作業手順は細かく指示しない。
実行者のほうが手順に詳しい場合があるため。
また「知識・スキル習得には自分で試行錯誤することが必要」と私は考えているため
もちろん作業手順についてアドバイスを求められたら答える。
進捗を確認する
見積の50%の時間が経過したら、進捗確認をいれる。（デイリーがあるならデイリーで確認する。）
進捗確認は、実行者の体感値（%）ではなくタスクベースで確認する。（90%から進まないことがあるため）
遅延した場合 （締切前に検知するのが望ましい）
前提として、実行者を責めないこと。遅延するまで放置したタスク依頼者にも責任がある。
遅延理由を把握する。
後続タスクがあるか、マイルストーンに影響がないか、を確認する。
リカバリ案を考える。
例）手順の見直し、ペアプロで効率的な手順の伝授、スケジュールに影響でないように後続タスクの順番を入れ替える
リカバリ案を全力で実行する。実行者だけでなく、タスク依頼者もサポートに入るのが望ましい。
あなたがタスク実行者の場合
下記手順でタスクを実行します。
必要な情報を確認する
インプット情報
アウトプット（成果物）の定義
タスクの意図を伝える
締切
タスク実行のための作業手順を洗い出してみる
作業手順に不明点がある場合は事前にタスク依頼者に確認する
自分なりに見積を出す。依頼者の見積に合わない場合は、その旨を連絡する。
タスクを実行する
1日2回のチェックポイントごとに、自身の進捗確認をしておくと望ましい。
チェックポイントの例：12:00, 15:00, 18:00 (9~18時勤務の場合)
遅延した場合
遅延見込みになった段階でタスク依頼者に報告する。（自分なりにリカバリ案を列挙できると望ましい）
あとがき
本記事に書いた内容は、チームがうまく機能している時にやっていたことです。
忙しかったり、面倒くさかったりでタスク依頼手順を省略すると、「成果物が期待結果と違う」ということになりがちです。
そして手戻りが積み重なり、プロジェクトのスケジュールがどんどん遅延していきます。
他者にタスクを任せる時も、自身がタスクを実行する時も、上記手順に沿って仕事を進めていきたいですね（自戒をこめて）。