コミュニケーション能力を高めるために、適切なツールとは？？

2024年10月18日 17:06

あなたはコミュニケーション能力を高めるためには、どのようなツールが良いと思いますか？

仕事において、誰かと連絡をとる時や、誰かに案内をする時に、どのようなツールを使っていますか？

SNSといっても色々ありますよね。

例えば・・・

もっとあるかもしれません。

40代の私にとっては「便利になったな～」と感謝すると共に「色々あって、も～ついていけませ～ん」なんていう気持ちを持ったりもします。

「無理してついていこう」という気はありませんが、食わず嫌いにならないように、色々なことを受け入れ学んでいくことと、使えるものは有効に使って、人生を豊かにしていきたいと思っています。

コミュニケーション能力を高めるためには、色々なツールがありますが、その使い方を間違ってしまうと大変なことになってしまうという事例をご紹介します。

・・・・・

Ｋ課長が顧客と取引をしている中で、決め事として明確になっていないことに直面しました。

しかし、明確になっていないとは言え、今までの延長線上で対応できるものと判断し、自分で対応を決めました。

すると社長は「あれっ！？」と思い、上司であるＴ部長に「これはどういうこと！？」と確認のメールをしました。

するとＴ部長は、Ｋ課長から事前に報告がなかったので確認をした上で「決め事が明確でないとは言え、今までの延長線上で考え対応しました」と社長に返事をしました。

しかし納得のいかない社長は「これは誰の判断でやったの？」とさらに質問をしてきました。

Ｔ部長は、誰の判断と言っても、今までの延長線上で考えたことだし「Ｋ課長の判断ですが、もちろん何かあれば私の責任です」と返事をしました。

すると社長は「ちょっと納得がいかないので、Ｋ課長と共に社長室に来るように」と言い、やや大げさなことになってしまいました。

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ちなみにこのやりとりは全てメールで行われ、お互いにリアルタイムでメールを確認できないこともあり、最初のメールから「社長室に来い」という結末までにかかった時間がなんと７時間でした。

なんで、こんなことになってしまったのでしょうか？

あなたの周りやあなた自身の経験でもメールに頼ってしまったことで、このようになってしまったということはありませんか？

今回の事例でいえば、Ｋ課長はＴ部長に事前相談をすること、そしてＴ部長も今までの延長線上ではなくゼロベースで考えることが大切だったかもしれませんが、ここでは上司のコミュニケーション能力に絞ってポイントをご紹介します。

①ツールの選択

シンプルに言えば、正しいツールを選択するということです。

今回の事例で言えば、会話という直接的なコミュニケーションのツールを選択していれば、2〜3分で解決したのです。

7時間が2〜3分で解決するという圧倒的な時間短縮だけでなく、空いている時間で頭を使った、気遣いや詮索も必要なかったのです。

②雰囲気づくり

コミュニケーションツールを選択する権利は、多くの場合は上司にあります。

上司は自由にツールを選択できる一方で、部下は必ずしもそうとはいきません。

なぜこのような違いが出てくるかというと、部下には「上司に対して気遣いをする」と必要性があることと、人によっては上司に対して「話しにくい」と感じている部下がいるからです。

もし上司に対して「話しにくい」と感じている時には、話せば済むことも、メールやショートメールというコミュニケーションツールを選択してしまうことがあります。

仕事において必要なことであれば、たとえ「話しにくい」上司であっても直接伝えなければいけませんが、このような「あるべき論」を常にストレートに言うだけでは上手にコミュニケーションが取れない時もあります。

もし上司が「あるべき論」だけを言えば良いのであれば、こんな簡単な仕事はありません。

だから上司は「あるべき論」を理解しながら、常に「話しやすい」雰囲気をつくっておくことが大切なのです。

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