〔１〕「とりあえずやってみて」は地雷確定！勇気を持って『トラブルが発生したら”誰がどのように対応”したら良いでしょうか？』と予め聞ける質問力を身につけて自分と仲間を守ろう！
「あの時にちゃんと確認しておけばよかった…」
こう感じたことはありませんか？
※ビジネスに限らず、
あらゆる場面でありますよね。
上司や取引先等、
相手の言葉を信じて進めたものの、
実は想定外のリスクが隠れていて、
気づいたときには
大きなトラブルになってしまうことも。
相手の言葉をそのまま信じるだけでは
思わぬ落とし穴に引き込まれる危険
があるというのは、
誰しもが経験でわかっていると思います。
とはいえ、
相手を疑うわけにもいかず、
信頼関係を壊したくない
と思ってしまう気持ちも…
そこで、今回は、
相手の信頼を損なうことなく
的確な質問を投げかけ、
リスクを予防できる力→
《質問力》
を鍛える方法について
考えていきましょう。
セクション1: なぜ質問力が重要なのか
◎ビジネスにおけるリスクの本質
基本的に曖昧な言葉は、
”大事な前提条件”が
抜け落ちている！
例えば、
「おおむね問題ないです」
と言われたとき、
その「おおむね」に
どのようなリスクが含まれているのか？を
確認しないまま進めてしまうと、
後になって
「これも含まれていると思わなかった」
と双方で認識のズレから
大きなトラブルに発展することも…
◎信頼関係と質問のバランス
質問をすることは、
決して相手を疑う行為ではありません。
むしろ、
正確な理解をもってプロジェクトを
円滑に進めるための確認作業です。
特に信頼関係が深い場合、
「わかっているだろう〜」
という思い込みが生じやすく、
仮に疑問が浮かんでも、
質問をせずに
勢いとノリだけで、
進めてしまうこともあります。
リスク管理が出来るリーダーは、
「相手を信頼しつつも疑問点を残さない姿勢」
で仕事を進めることが出来る人です。
質問を通してリスクを予防することは、
チーム全体や会社の利益を守るためにも
必要な行動なのです。
◇確認の質問を怠ったことで
発生したトラブル事例→
あるイベント企画会社の営業担当者が、
クライアントから
「去年と同じような内容でお願いします」
という要望を受けました。
営業担当者は、
昨年のイベント内容を
そのまま再現するように準備を進めましたが、
実はクライアントが期待していたのは
「昨年の雰囲気を残しながらも、
参加者を飽きさせない新鮮な
アプローチを加えたプラン」
だったのです。
しかし、
担当者が
「去年と同じように」
という言葉をそのまま信じ、
具体的な質問をせずに進めたため、
クライアントが思い描いていた
「同じような内容」と、
実際に準備された内容には
大きなズレが生じました。
その結果、
イベント間際に
「これでは去年と同じで、
新しい魅力がない」
とクライアントからのクレームが発生し、
ギリギリまで手直しに追われる羽目に。
ここで、
担当者が
「どの部分を同じにして、
どの部分に新しさを加えたいですか？」
のように、
具体的な質問をしていれば、
クライアントの期待を
正確に理解できていたでしょう。
このような事例は、
「同じ」という言葉一つでも
具体的な質問を重ねることで、
相手の意図を確認する重要性を
改めて教えてくれます。
セクション2: 相手の真意を引き出す質問
質問をする際には、
言葉の意味を確認するだけでなく、
相手の真意や背景を
深く理解する必要があります。
そうすることで、
リスクを予見し、
期待に沿った成果を
確実に出せるようになります。
以下に、
効果的な質問を行うための準備→
1. 質問の目的を明確にする
質問をする前に、
その目的をしっかりと
意識することが大切です。
『なぜこの情報が必要なのか？』
『この質問がどんなリスクの
予防につながるのか？』
を考えると、
質問の焦点が定まり、
より本質的な情報を
引き出すことができます。
例:
『その情報はどのように役立ちますか？』
確認した情報がプロジェクト全体に
どう影響するのかを明確にする質問です。
『プロジェクトが完了すると、
具体的にどのような成果が期待できますか？』
成果や目標を具体化することで、
相手の期待をより正確に理解します。
2. 効果的な質問例
効果的な質問は、
相手に考えを整理させ、
情報を的確に引き出します。
『今後の参考にさせていただきたいので、
よろしければどのようなデータや
根拠に基づいてその判断をされたのか
教えていただけますか？』
↑この質問によって、
判断の裏付けが明確になります。
また、
根拠が不足している場合には
早めに気づくことができ、
リスク軽減にもつながります
『この部分について、
先方の立場から見た
ご意見もお聞かせいただけますか？』
↑相手方の視点や意見を確認することで、
偏りのない意思決定がしやすくなり、
後々のトラブルを予防できます。
『具体的には、
どの段階でどのような結果を期待しているのか、
お伺いしてもよろしいでしょうか？』
↑プロジェクトの進捗や
マイルストーンに関する質問です。
これにより、
プロジェクトが計画通りに進むかを
把握しやすくなります。
3. 注意点:
質問したいことがたくさんある場合は、
相手を萎縮させないためのバランス感覚を持つ！
質問の数や深さに注意しないと、
相手にプレッシャーを
与えすぎることがあります。
必要以上の質問や追及は、
相手が「疑われている」と感じ、
信頼関係が損なわれる可能性もあります。
そのため、
質問を適切なタイミングで行い、
あくまで協力的な姿勢を保つことが大切です。
◇実践ポイント:
質問が多くなりそうなときは、
最初に
「確認したいことがいくつかあります」
と必ず前置きし、
目的を伝えながら質問を進めます。
相手の回答が不十分に感じても、
すぐに追加の質問をせず、
相手の説明を尊重する姿勢で
会話を続けることで、
信頼感を保ちます。
最後に
『この件について、
こちらで補足した方が良い点はありますか？』
と聞くことで、
相手の意見を尊重するバランス感覚を示します。
このように質問をすることで、
単に情報を得るだけでなく、
プロジェクトの全体像や
リスクを見極めやすくなります。
セクション3: 具体的なリスクを浮き彫りにする質問
具体的なリスクを把握し、
トラブルを未然に防ぐための質問法について
考えていきましょう。
1. リスク要因の洗い出し
相手が見落としているかもしれないリスク
をあぶり出すために質問を使いましょう。
相手があまり深く考えていない部分や、
当たり前だと思っていることほど
リスクが潜んでいる可能性があります。
例:
『このプランには、
どのようなリスク要因が考えられますか？』
『もしプロジェクトが予定より遅れる場合、
どのような影響が出ますか？』
『他の類似のプロジェクトで
発生したトラブルがあるなら、
共有いただけますか？』
このように、
想定出来るリスク、
過去のトラブルについて質問することで、
見過ごされがちな
リスク要因を洗い出しやすくなります。
2. リスクに対する準備の確認
万が一のシナリオに備えるための質問も重要です。
リスクが発生した場合の対応策が
あらかじめ整っていれば、
大きなトラブルも
最小限に抑えられる可能性が高まります。
例:
『もしこうなった場合、
どのように対応する予定ですか？』
『万が一のケースに備えて、
どのような準備をしていますか？』
『最悪のシナリオが発生した場合、
誰が責任を持って対処するのか
決まっていますか？』
こうした現実的な質問は、
リスクに対する備えを確認し、
対策の整備状況を明らかにします。
備えが不十分な場合、
その場で計画を練り直す必要が
あるかもしれません！
3. 対策の強化につなげる質問
見えないリスクや懸念を
あらかじめ防ぐために
《先回り質問》を活用しましょう。
この先回り質問により、
予防的な対策が取られ、
リスクを未然に防ぐことができます。
例:
『予想外のリクエストが発生した場合、
対応可能な余裕はどの程度ありますか？』
『このプロジェクトに関して、
現時点での対策が有効であるか
確認するポイントはありますか？』
『他部署との調整が必要な部分があれば、
どのタイミングで関わり始めますか？』
先回り質問は、
プロジェクトの流れをスムーズにし、
問題が発生に備えるための
強力な手段となります。
コンクルージョン
質問力を磨くことは、
情報を引き出すだけでなく、
リスクを予見し、
自分やチームを守る
強力な武器を手にいれること。
相手の言葉を
そのまま受け取るのではなく、
言葉の背景や意図を確認することで、
不要なトラブルを未然に防ぎ、
関係性の質も向上します。
質問をすることに
少し抵抗があるかもしれませんが、
相手の真意を確認し、
リスクを減らすための質問は、
ビジネスマンとしての配慮であり、
プロジェクトの成功には
欠かせない要素になります。
後からトラブルが起こった際に
「最初の段階で確認しておけばよかったー」
という経験をしたことが
一度や二度はあると思います。
少しでも疑問に感じる部分があったら、
たとえ相手が目上だろうと、
高圧的なクライアントだったとしても、
勇気をもって、
質問をするようにしましょう。
アナタの質問力が、
大きなリスクからプロジェクトを
守ることに直結します！！
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