〔５〕「思いつきだけで余計な一言をドヤ顔で語りだす！」「平気で前言撤回して無謀な指示を出してくる！」そんな上司に振り回されないために...
上司の思いつきによる、
余計な一言や無謀なアイディア、
理不尽な指示に対応しながらも、
部下を守り、彼らのパフォーマンスを
最大限に引き出すことは容易ではありません。
中間管理職が
社長をはじめ、
上司からの思いつき指示を
そのまま受け入れてしまうと、
結果として部下に過度の負担がかかり、
チーム全体のモチベーションが
低下することがあります。
※上司の言うことを、
なんでもかんでも
「はい！」と返事してしまうような
中間管理職は部下に
慕われることはありません…
そのため、
上司の余計な指示をうまく受け流し、
部下を守るスキル、
いわゆる「スルースキル」
が非常に重要になってきます。
スルースキルとは、
上司の不合理な要求や
無理な指示を適切に処理し、
必要な情報や指示だけを
部下に伝える技術のことです。
闇雲に上司を無視する訳にはいきませんが、
上司の言うことを
全て鵜呑みにしていては、
業務が進みません！！
ぜひ、
スルースキルをマスターして、
自身のストレスの軽減、
部下の働きやすい環境を構築してください。
セクション1: 上司の余計な指示とは
上司の余計な指示は、
企業や組織内で多くの中間管理職を
悩ませる原因の一つです。
これらの指示は無謀で机上の空論だっあり、
「それって誰がやるんすか？」
みたいに実行不可能なものが多く、
最終的には部下に過度な負担を強いることになります。
では、具体的にどのような指示が
「余計な指示」
として分類されるのでしょうか？
◇思いつきの一言
上司が何の前触れもなく
突発的に発するアイデアや指示は、
多くの場合、
準備不足で現実的ではありません。
これに対して中間管理職が
そのまま「はい」と受け入れてしまうと、
無理なスケジュールや不十分なリソースで
プロジェクトを進めなければならなくなります。
突然
「明日までにこの資料を作成しておいてくれ」
という指示が出された場合に、
その実現可能性や労力を考慮せずに受け入れると、
チーム全体が混乱することになります。
◇無謀なアイデア
上司が自身のポジションや経験をもとに、
現場の状況や現実を無視した
アイデアを提案することがあります。
これらのアイデアは、
一見、魅力的に見えるかもしれませんが、
実際の運用には多くの課題や問題が伴います。
たとえば、
新しいプロジェクトの立ち上げや、
大規模な変更を提案する際に、
その影響範囲や実行可能性を
十分に検討せずに指示を出すことがあります。
※そもそも時代に合っていない、
過去の事例を語ってくる時代遅れ上司に多いタイプ…
◇理不尽な指示
理不尽な指示とは、
論理的な根拠がなく、
単に上司の個人的な好みや気分で
出される指示を指します。
これらの指示は、
部下にとって理解し難く、
不公平感を抱かせることがあります。
特定の部下に過度の負担をかけるような指示や、
急な変更を強いる指示がこれに該当します。
◇短期間での無理な要求
上司が短期間で成果を求める要求も、
余計な指示の一例です。
これらの要求は、
現場の状況やリソースを無視し、
単に結果を急ぐだけのものです。
「来週までに売上を20％増やせ」
というような無理な要求は、
中間管理職や部下に
過度のプレッシャーを与え、
業務の質を低下させる原因になります。
これらの余計な指示に対処するためも、
適切なスルースキルは、
中間管理職にとっては必須のスキルと言えます。
セクション2: スルースキルの基本
改めて《スルースキル》とは、
上司からの不合理な要求や無理な指示をうまく処理し、
必要な情報や指示だけを部下に伝える技術です。
スルースキルの基本について
詳しく見ていきましょう↓
【１】アクティブリスニング
スルースキルの基本は、
上司の話をしっかりと
聞くことから始まります。
アクティブリスニングとは、
相手の話を注意深く聞き、理解し、
フィードバックを行う
コミュニケーション技法です。
まずは、
上司の意図や背景を正確に把握し、
不必要な部分を排除するための
基盤を築くことがポイントになります。
１）意図を把握する:
上司の指示の背後にある目的や
目標を理解することで、
本当に重要な要素を見極めましょう。
２）躊躇せずに質問をする:
上司の指示が不明確な場合、
具体的な質問をして詳細を確認しましょう。
その場なら質問できたのに、
後になればなるほど、
質問できない空気になります。
とにかく、
「その場で質問する！」
というのがコツです。
これにより、
曖昧な指示を具体化し、
余計な部分を排除することに繋がります。
３）フィードバックを提供する:
上司に対して理解した内容を
丁寧にフィードバックすることで、
誤解を防ぎ、指示の内容を明確にします。
後々、
言った言わない問題に巻き込まれないためにも
「こういうことですよね？」と
みんなの前でしっかりと言質（げんち）をとりましょう！
そうすることで、
部下達はアナタの味方になります。
【２】プライオリティ（優先順位）の設定
上司からの指示をそのまま実行するのではなく、
優先順位をつけることも大切です。
プライオリティの設定により、
本当に重要なタスクに集中し、
余計な指示を放置していきましょう。
1）タスクの重要性と緊急性を評価する:
指示されたタスクを
重要度と緊急度に基づいて正確に判断した後、
優先順位を設定していきましょう。
2）リソースの確認:
チームのリソースや時間を考慮し、
実行可能なタスクを選定します。
3）上司との調整:
優先順位を設定した後、
上司にその理由を説明し、
納得してもらうことで、
余計な指示を減らすことができます。
闇雲に「今はできません」
と報告してしまうと、
根性論で反論されてしまいますが、
できない理由を説明すれば、
大体は納得してくれるでしょう。
※それでも納得してくれない
時代遅れの上司もいますが、
理由を伝えたうえでわからないのであれば、
たとえ現場でミスが起きても、
それは中間管理職のせいではなく、
その上司の責任です。
アナタは堂々としていて下さい。
【３】適切なフィルタリング
上司の指示をそのまま部下に伝えるのではなく、
必要な情報だけを選別して伝えることも
スルースキルの基本になります。
適切なフィルタリングにより、
部下が混乱することなく、
効率的に業務を遂行できるようになります→
※上司の言うことをフィルタリングせずに、
そのまま部下達に伝えてしまう
中間管理職がいますが、
それでは中間のポジションにいる
意味がありません！
上司と部下の橋渡しを適切に遂行するのも
中間管理職の大事な仕事です。
1）重要な情報を抜き出す:
指示の中で本当に必要な情報やタスクを抽出します。
2）簡潔に伝える:
抽出した情報を簡潔にまとめて部下に伝えます。
3）部下の意見や状況をしっかりと確認する:
部下からのフィードバックを受け、
必要に応じて情報を修正・補足します。
【４】コミュニケーションの透明性
スルースキルを実践する上で、
チーム内のコミュニケーションを
透明に保つことも重要です。
透明なコミュニケーションにより、
部下が上司の指示に対して理解しやすくなり、
信頼関係を築くことができます。
1）オープンな対話:
上司の指示に対する疑問や不安を
オープンに話し合う場を設けます。
2）進捗の共有:
チーム全体で進捗状況を共有し、
必要に応じて調整を行います。
3）フィードバックの奨励:
部下からのフィードバックを奨励し、
常に改善点を見つける努力をします。
セクション3: スルースキルのテクニック実践編
◎明確な優先順位設定とその伝え方
1）タスクの重要性と緊急性を評価する:
上司から指示を受けたら、
そのタスクの重要性と緊急性を評価します。
重要で緊急なタスクから
優先的に取り組むことが大切です。
大体が上司の思いつきなので、
数時間後には言った本人が忘れていて、
結果、余計な仕事だったというオチもあります。
とにかく上司が言ってきたことを
全て鵜呑みにしてはいけません。
重要ではないことや、
緊急ではないことを
大袈裟に言ってくるだけ！
という上司も多いので、
冷静に見極めましょう。
2）チームと共有する:
仮に本当に重要で緊急な指示だった場合は、
優先順位をチーム全体で共有し、
一貫性を持って取り組むようにします。
「このタスクは他の業務よりも
優先度が高いので、
まずこれに取り組みましょう」
と明確に伝えます。
3）上司にフィードバックする:
冷静に考えた結果、
上司からの指示の優先度が低いと判断したら、
その理由を説明するようにしましょう。
「このタスクは緊急性が低いため、
後回しにしますが問題ありませんか？」
といった具合に確認します。
◎建設的な意見の伝え方
1）具体的な例を使う:
上司の指示に対して意見を提供する際は、
なるべく具体的な例を使うことで
理解を深めるようにしましょう。
たとえば、
「前回のプロジェクトでは、
同様の指示でチームが混乱したため、
今回も同じ問題が発生する可能性があります」
みたいな形で、
上司の人間批判ではなく、
事実と具体的な話をするようにしましょう。
2）ポジティブな言い方:
上司に意見する際は、
ポジティブな言い方で
伝えることが重要です。
「この方法で取り組むと、
もっと効率的に進められると思います」
といった具合に、
代替案を添えることも忘れてはいけません。
ただ単に批判することは誰でも出来ます。
批判するなら代替え案とセット！
というのが優秀なビジネスマンの鉄則です。
3）共感を示す:
上司の意図に共感を示すことを忘れないで下さい。
「このプロジェクトの成功を
願っているのは理解していますが、
この方法では難しいかもしれません」
みたいに、
闇雲に否定するのではなく、
しっかりと共感している姿勢は保ちましょう。
◎質問と提案を通じた対話の促進
1）明確な質問をする:
上司の指示が不明確な場合、
具体的な質問をして詳細を確認します。
「具体的には、
どのような結果を期待していますか？」
と尋ねることで、
指示の意図を明確にしましょう。
特に曖昧な指示ばかりしてくる上司の場合は、
中間管理職が曖昧な部分を具体的にしない限り、
部下達が混乱する羽目になります。
2）建設的な提案を行う:
先ほどもお伝えしましたが、
上司の指示に反論がある場合は、
必ず代替案や改善策を提案しましょう。
「この方法ではなく、
こうした方がより効果的だと思います」
といった具合に、
具体的な代替案を示すように心がけて下さい。
3）対話を促進する:
上司との対話を積極的に行い、
双方の理解を深めます。
「このプロジェクトについて
さらに詳しくお話しする時間をいただけませんか？」
と提案し、
対話の機会を増やします。
ただのコミュニケーション不足や、
ちょっとした認識の違いのせいだけで、
プロジェクトが進まないことがあります。
しっかりと対話をするだけで、
案外、上手くいくことも多々あるので、
勇気を持って対話を申し出ることが、
プロジェクトの成功に繋がったりします！
◎上司の指示を分解→適切な言葉で部下に伝える方法
【指示の背景や目的を理解する】
1）背景を把握する:
指示の背後にある背景や
目的を理解することで、
必要な情報を抽出します。
「この指示の目的は何ですか？」
と質問することで背景を把握しましょう。
2）重要な要素を抽出する:
指示の中で本当に重要な要素を抽出し、
それを部下に伝えます。
「上司が強調していたポイントはこれです」
といった具合に重要事項を伝えます。
【部下にとって有益な形に変換する】
1）具体的なタスクに分解する:
上司の指示を具体的なタスクに分解し、
部下に分かりやすく伝えます。
「この指示を3つのステップに分けました。
まず最初のステップは…」
といった具合にわかりやすく説明しましょう。
2）実行可能な形に調整する:
指示が実行不可能な場合、
実行可能な形に調整します。
「上司の指示を少し調整して、
このように進めることにしました」
と部下達に伝えます。
3）部下に適した形にカスタマイズする:
部下のスキルや状況に応じて、
指示をカスタマイズします。
「この部分はあなたに任せますが、
他の部分はチーム全体で取り組みましょう」
といった具合に分担を決めるのも有効です。
◎断る勇気とその方法
上司の指示が明らかに無理な場合や不合理な場合、
断る勇気を持つことも必要です！
1）敬意を持って断る:
上司の指示を断る際は、
敬意を持って対応します。
「このタスクは重要ですが、
現状では対応が難しいです」
といった具合に、
敬意を持って説明するようにしましょう。
2）具体的な理由を示す:
断る際は、具体的な理由を示します。
「現在のリソースでは、
このタスクを完了するのは困難です」
と具体的な理由を丁寧に伝えます。
なるべく具体的かつ、
現場にいない上司でも現状がイメージ
できるように伝えるのがコツです。
3）代替案を提案する:
断る際には、
代替案を提案するようにしましょう。
代替案が思いつかない場合は、
「このタスクは◯◯が完了した後に
取り組みます」
というような事でも良いです。
4）断る時は適切なタイミングを選ぶ:
断るタイミングは非常に重要です。
上司が忙しい時や重要な会議の直前ではなく、
落ち着いたタイミングで断ることが大切です。
5）フォローアップを行う:
指示を断った後も、
フォローアップを行い、
上司との関係を保つようにしましょう。
「先日の指示について、
その後の進捗を報告します」
といった具合に、
定期的にフォローアップを忘れないで下さい。
6）日頃から信頼関係を築く:
上司との信頼関係を築くことが、
断る際にも役立ちます。
日頃からコミュニケーションを大切にし、
信頼関係を築くことで、
指示を断る際も理解を得やすくなります。
コンクルージョン
上司の余計な指示を受け流すことで、
自分のペースで業務に取り組むことができ、
自分だけではなく部下達のストレスも軽減され、
結果的に生産性が向上します。
スルースキルを持った中間管理職は、
部下の成長を促し、
チーム全体を成功に導きます。
スルースキルを身につけて、
自分自身の成長だけでなく、
周囲の人々にも良い影響を与えていきましょう。
板挟みで辛いポジションですが、
それは板挟みにいる人間次第で
上司も部下もコントロールできる立場！
ということです！
実はやりがいのある立場で、
最も要領が良い必要がある
クリエティブなお仕事〜
それが中間管理職です！！
※アナタの表に見えないさりげない気遣いの数々、
一見、評価されていないような影での頑張りは、
必ずどこかで誰かが見てくれています。
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