〔４〕やることがあり過ぎる...脳が疲れない仕事術：忙し過ぎるCOOへ：
社長からの緊急指令、
厄介な問い合わせ、
重要なプロジェクトの期限…
別々に降りかかってくれば、
大したことはないのに、
なぜか決まって同時に降りかかってくるから
もう大変…
結果、
マルチタスクを余儀なくされてしまう…
COO（最高執行責任者）にとっては
日常茶飯事の出来事で、
慣れてしまっているかもしれませんが、
実際にマルチタスクは精神的な疲労を増大させ、
作業効率を低下させる原因になります。
『そんなことは言われなくても
わかってますよ！
何回もマルチタスクから逃れようとしましたが、
無理なんですよ！
次から次へとタスクが降ってくるんですから！！』
という管理職の方も多いと思います。
そこで今日は、
仕事の効率を上げるために使える、
《一括処理（バッチ処理）の原則》
をテーマにしていきます。
マルチタスクにならざるを得ない
COO（最高執行責任者）
社長の右腕ポジション/ナンバー２の方々はもちろん、
中間管理職やWebディレクター等、
複数の人と同時にやり取りが発生する方に
オススメのお話です。
マルチタスクの罠
多くのビジネスパーソンは、
マルチタスクが仕事の効率を高めると信じています。
しかし、これは誤解です…
現代の研究結果では、
人間の脳は一度に複数のタスクを効果的に処理することは
出来ないことがわかっています。
タスク間での頻繁な切り替えにより、
集中力が低下し、生産性が著しく落ちてしまいます。
もし、
「俺の脳は優秀だから複数のタスクをこなせる！
マルチタスクが出来るから問題無い！」
と思っているのであれば、
その優秀な脳をマルチタスクから解放してあげて、
シングルタスクに費やしてあげたら、
今以上にクリエイティブな成果を上げることが
カンタンに出来るという事です！
マルチタスクの最大の問題点は、
タスクの切り替えに伴う「注意の残響効果」です。
新しいタスクに移る際、
前のタスクに関する情報が脳内に残り、
新しいタスクへの集中を妨げます。
一つのタスクに集中するよりも
作業時間が必然的に長くなり、
ミスも起こりやすくなります。
短期間で多くのタスクを切り替えることは、
脳にとっては大きな負担となり、
焦りや不安感を引き起こし、
精神的なストレスも増加させます。
一括処理の効果
【一括処理】とは、
同種または類似のタスクをまとめて処理する方法です。
タスク間の切り替え回数が減少するため、
注意の残響効果が低減され、集中力が持続します。
これにより、
タスクの完了速度が上がり、
全体的な生産性が向上します。
例えば、
メールのチェックや会議の設定、報告書の作成など、
類似のタスクを一定の時間内に集中して行うことで、
その他の時間帯は他の重要な業務に専念出来ます。
このようにタスクをカテゴリー別に分けて
一括処理することで、
仕事の流れがスムーズになり、
作業を中断する事が減ったり、
中途半端に色々なタスクに手をつけて
どれも完成しないという現象が減ります。
心理的な安心感を得られます！
一つのタスクに集中することで、
他の未処理のタスクに対する心配や焦りが減り、
よりリラックスして業務に取り組むことが出来るので
ストレスレベルも下がりパフォーマンスが上がります。
さらに、
一括処理はタスクの優先順位を明確にしやすくなるため、
重要な業務に集中する時間を効果的に確保することができます。
単に作業時間を短縮するだけではなく、
仕事の質を向上させ、
ストレスを軽減するという、
多面的な利点をもたらす仕事術なので、
覚えておいて損はないでしょう。
次のセクションでは、
一括処理を実践するための
具体的な方法についてお伝えしていきます。
一括処理の実践方法
1. タスクの特定と分類：
一括処理の効果を最大化するためには、
まず手がけるべきタスクを明確に特定し、
類似または関連するタスクをグループ化することが重要です。
Excelでもノートでも裏紙でもいいので、
とにかく思いついたタスクを書き出しましょう。
その後、
タスクの中で、
類似/関連するもの同士をグループ化していきます。
例えば
グループ１：確認と返事関係（電話/メール/書類等）
グループ２：思考仕事
グループ３：雑用仕事
グループ４：集中して取り掛かる仕事
みたいな形です。
自分自身がわかりやすい言葉、
やりやすいグループ分けで構いません。
仮にタスクの中で、
・メールボックスの確認
・稟議書の確認
・返信、折り返し等の雑務処理
があったら、
パソコンの前で行う作業として
（確認と返事を行う作業）として
一つのグループにまとめる。
みたいなイメージです。
2. スケジューリング：
グループごとで
作業にかかる時間を想定しながら、
一括処理のスケジュールを作成します。
これにより、
特定のタスクに集中して取り組むことが可能になり、
作業の効率が大幅に向上します。
例えば、
毎日の朝一時間をメール処理、
週に一度の午後を報告書作成に充てるなど
グループの種類に応じて時間を割り当てる。
みたいなイメージです。
業種・業態等によって変わるので
自分のやりやすいように設定してOKです。
ポイントは
細かいタスクをバラバラに取り掛かるのではなく、
似たようなタスクは１回で終わらせる為のスケジューリング
を意識することです。
3. 邪魔させない環境管理：
一括処理を行っている最中に
頻繁に話かけられたり、
連絡が来る等の邪魔が入ると、
集中力が低下し、
明らかに作業効率が落ちますよね。
そのため、
一括処理中はスマホの通知をオフにしたり、
パソコンに表示される様々なポップアップを
出ないように設定する。
チャット等の連絡ツール通知音をオフにする。
一時的に電話を留守番モードに設定するなど、
積極的に邪魔されない工夫が必要です。
どうしても管理職という立場上、
難しいと思いますが、
出来る限りやるようにしましょう。
どうしても無理だ！
というポジションの方は、
緊急で対応しなくてもいい内容で話かけられたり、
余計な電話が来た場合は、
一時的に対応を保留する！と決めてしまう。
※例：「あとで対応する」の一点張り等。
とにかく邪魔を最小限にして、
予定している一括処理に集中出来る環境を作りましょう。
4. 集中力の維持：
長時間の作業には疲労が伴いますよね…
集中力を維持するためには、
短い休憩を取り入れることが効果的です。
例えば、
25分間作業した後に
5分間の休憩を取る
《ポモドーロ・テクニック》などが役立ちます。
これにより、
定期的かつ強制的に脳を休息させます。
タスクとタスクの間にリフレッシュ出来るので、
作業効率がグンと伸びます！
※5分休憩がついつい長引いて
1時間のうち半分以上が休憩時間だった！
みたいな事にならないように、
休憩中にスマホを見るのはオススメしません。
軽い気持ちでTikTokなんて見始めたら、
5分で仕事に戻るなんてことは
徳の高いお坊さんにしか出来ません笑
5. 達成感を味わいながらタスクを処理していく。
Excelや付箋などを活用して、
効率的にタスクを管理/処理していきましょう。
例えば、
Excelに各タスクの予定日時と内容を記入し、
進行状況を追跡することで、
作業の進捗を視覚的に確認できます。
付箋を使ってタスクを可視化する方法も
効果的です。
タスクを書き出して処理をしている
という方は多いと思いますが、
《タスクを処理したら達成感を味わう！》
という工程を取り入れていない方がいるので
紹介します。
これは超オススメです！！
↓↓タスクを“倒した感”を味わう方法↓↓
◇Excel /Numbers等でタスク管理している人向け：
タスクの横にセルを一個追加。
チェックボックスを入れて、
タスクが完了するごとにチェック入れる。
◇付箋でタスク管理している人向け：
朝イチにタスクを付箋に書き出したら、
パソコンやデスクにベタベタと貼りまくって、
いかにもやる事がたくさんある！
というのを可視化しましょう。
一つのタスクを完了するたびに
付箋を勢いよく剥がしていく！
少しずつパソコン周りや
デスク周りが綺麗になっていくので達成感があります。
これには
副産物的なメリットもあります。
それは、
パソコンにたくさん付箋が貼ってあると、
誰の目からでも明らかに「忙しそう」に見えるので、
余計な仕事をブロックする事にも繋がります笑
ちなみに
中間管理職や現場のリーダークラスの方は、
経営陣/役員などのお偉いさんが
現場の見回りにきた際のアピールにもなります。
※処世術が好きな方は、
ぜひ付箋タスク管理を取り入れてみて下さい。
◇手帳や紙にタスクを書いている人向け：
１日が終わった時に
もっとも達成感が味わえる方法がこれです。
手帳や紙に書き出してあるタスクをこなしたら、
上から赤ペンで線をひいて消していく。
消す瞬間に達成感が得られます。
マルチタスクのジレンマを乗り越える
忙しすぎる日々に追われる中で
一括処理のスキルは、
ストレスを大幅に軽減し、
効率と生産性を高める強力な武器になります。
実際に、
私がこの技を知ったのは、
20代半ば頃だった思いますが、
明らかに作業効率が上がり
今でも実践している仕事術です。
まとめて処理しようとすると
イヤな仕事も組みこまれてテンションが下がるのでは？
と思う方もいるかもしれませんが、
逆に勢いでサクっと作業してしまえるので
案外、大丈夫です！
どうしても
COO /社長の右腕と呼ばれるナンバー２ポジションをはじめ、
管理職やリーダーというのは、
マルチタスクになってしまうものですが、
一括処理を意識しながら作業の優先順位を考えるだけでも
大幅な効率アップになります！
闇雲に目の前のタスクから手をつけていると、
体力がいくらあっても足りません…
ここまで読んでいる方は、
地頭が良いはずなので、
一括処理を実践していく中で、
自分流の最適な方法が見つかっていくでしょう！
継続と改善していくことが大切なので、
試行錯誤を繰り返しながら、
共に生産性の高い働き方をしていきましょう！
今日のnoteがCOOや経営者、リーダー達が
職務を果たすために少しでもお役に立てたら幸いです。
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経営、マネジメントに関する知見や、
実践的なノウハウをまとめています。
ぜひご自身の経験と結びつけてご活用ください。
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「最近、どうも社員にナメられている気がする…」
という社長やCOO /ナンバー２の経営陣達には
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会社が立ち上がるのはCEOの力ですが、
その後、会社が伸びるかどうかはCOO次第です！
みんなの為に人柱になってあげて下さい。
職場の平和のために〜犠牲になるのがCOO /ナンバー２の役目です笑
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