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中央区秘書子
2021年7月24日 19:57
慣れてくると何ともない名刺交換ですが、最初は緊張しますよね。そこで、これだけは知っておきたい！知っておいて欲しい！というマナーを大きく分けて2つご紹介します。まずは、名刺の取り扱い、次に名刺交換の順番です。名刺は人でいうと顔のようなものです。なので、扱いは丁寧に基本両手で大切に。文字やロゴがある部分はなるべく手が触れないようにします。名刺入れ含めて、ポジションは胸の高さです。打ち合わせ
2021年7月20日 05:20
アポなして来られる方、いるんです。しかもそんなときは大抵かなりのVIP。こんなとき、秘書はボスにとってのVIPをきちんと把握しておかなくてはなりません。ときにはボスのお友達も来られます。まず大切なのは、ボスときちんとルールを決めておくこと。私の場合は、いくら来客であっても、ボスにとってのVIPが来られたらメモを入れます。たとえ「これ渡しといて」と言われても。それは、ボスが直接お礼を言いたい
2021年7月14日 05:46
秘書が組んだスケジュールの通りにボスが動く。秘書のスケジュールの組み方のセンス次第で、良くも悪くもなるでしょうね。打ち合わせ、この案件なら予定より押すなとか。このメンバーならこれぐらいだな。お昼御飯は何がいいかな。この日はお昼外で食べるだろうから、午後は少し遅めの打ち合わせスタートがいいな。ボスの一日は秘書の組んだ通りに進んでいきます。いえ、前回も書いた通り、勿論突然の変更もありますよ。
2021年7月12日 20:27
秘書ってお休み取りにくいって思っていませんか？確かにいつでも休めるという事ではないけど、ボスの予定をすべて管理している秘書だからこそ、先に休みを決めておくと、休めなくなるような予定を同日に入れなければいいんです。ボスが出張に行かれる日に休むならば、先読み仕事や、連絡事項や根回しをしておけばいいのです。当日現地から困った連絡が来ないように。先回りで手を打っておきます。そして、ボスや周りの
2021年7月10日 08:51
秘書は状況を把握し、柔軟な対応力が必要となります。多忙な役員は「予定変更時間変更が当たり前」。変更になることに対してよい意味で「無」でいる事が上手くいくコツです。でも一つの予定が変更になって。さあ終わり。という事はほとんどありません。変更によって生じる別の予定の変更。相手先への連絡。社内外問わずもれなく調整しなくてはなりません。ほんと大変です。頭フル回転です。予定が変更になって、その後の大
2021年7月6日 07:00
秘書のタイプも様々だと思いますが、私が思う秘書の心構えとは、「役員が毎日気持ちよく仕事ができるようにサポートする」です。決められたことをきちんと守る。基本がきちんとできている。例えば、あるべきはずのところに無いものがあったとします。ボスは秘書を呼ばないと分かりません。それだけでボスの時間も気持ちも盗んだことになります。１日気持ちよく過ごせるスケジュール。必要なときに必要なものがでてくる。ち
2021年7月3日 15:46
役員室の片付けをしていると、ゴミ箱から色々なものが出てくると思います。そんなとき、「これ本当に捨てていいのかなぁ」というものがあるかもしれません。ボスのタイプにもよると思いますが、判断の参考になればと思い書きますね。一番多いのが領収書。スケジュールと照合して、個人的なものなのか、公式なものなのかを調べます。もし公式の可能性がある場合、いったん保管します。明らかに会社名の宛名で公式の場合
2021年6月29日 19:39
秘書の重大任務の一つに守秘義務があります。社内外問わず「秘書から情報を聞き出そう」そう思って近寄ってきたり、コミュニケーションをとろうとする人は必ずいます。知ってることを聞かれても、話す事ができない場合は「知らないふり」をします。役員の個人的なこと、経営のこと、人事のこと、スケジュールなどなど、公表していい内容と他言してはいけないことの判断がつくこと。これは秘書業務を行う上でとても大切
2021年6月25日 19:44
前回、秘書の復唱術を掲載しましたが、今回はアポイントの時にも大活躍の復唱術時間編です。アポイントをとるとき、「7月2日、金曜日 １時でお願いします」と相手が言った場合、何と復唱しますか？私は、「7月2日 来週の金曜日、13時ですね」と復唱します。「来週の」はプラスアルファの確認。13時は違う言い方にして確認。時間は双方の勘違いがとても多く、特に気を付けています。３時は、15時
2021年6月24日 05:57
突然ですが、ボスに「コーヒーお願い」と言われたら何とお返事しますか？この時のお返事が秘書の仕事を減らし、ミスを減らし、ボスの安心と信用を得る事ができる。そんな復唱術があるのです。その時の人数やボスのタイプにもよりますが、あまり複雑に考えないでくださいね。ボスに「コーヒーお願い」と言われたら。「かしこまりました。ホットコーヒーでよろしいでしょうか」「ホットコーヒー３つですね。かしこ
2021年6月21日 22:00
前回の予告で「秘書の報告にはセンスが大切」と、大きな事を書きましたが、結構普通の事なのであしからず。報告のタイミングは？報告の方法は？何を報告して、どんなことならば報告不要？私なりの感覚ですが、ご紹介します。今の会社で３名の社長の秘書を経験しました。タイプも年齢も違い、求める秘書も様々。でも、タイミングと方法に気を付ければ快く「ありがとう」が頂ける事は共通しています。緊急度と重
2021年6月18日 08:53
秘書の仕事をしていると、沢山の「ありがとう」を頂きます。ボス、役員、上司、同僚、部下、そして社外の方からも。大きなものから、小さなものまで、毎日沢山の指示を頂きます。もちろん指示はなくとも自分発信の仕事や真心もあります。でも、ある事をしないと、その「ありがとう」は減ります。そうです「報告」です。例えばボスに、「この手紙、郵便出しておいて」と言われたとします。秘書は日常の事なので
