【生産性向上】読み手に伝わるビジネス文書の5つのポイントとは

ビジネス文書は、読み手にしっかり内容が伝わるように作成する必要がありますが、読み手に伝わる文書を作成することは簡単ではありません。

こんにちは、Bosch（ボッシュ）です。
私は、東証プライム市場上場のIT企業を退職し、現在は再雇用で就業継続中の一般男性です。

この記事では、読み手に伝わるビジネス文書の重要なポイントを5つ共有します。

1. 目的を明確にする

文書を書く前に、まずどのような目的で書くかを明確にしましょう。

目的に応じて、どの情報を伝えるべきか、どのようなアクションを読み手に促すのかが変わってきます。

具体的に目的を設定することで、文書な文章の構成を整理しやすくなり、読み手にも伝えたいことも明確になります。

そうすることで読み手が文書の意図が理解しやすくなります。

2. 論理的に構成する

文書の内容は、論理的に整理されていることが重要です。

最初に文書の目的と概要を述べ、本編で具体的な情報や根拠を提示し、結論で結果や提案を行う構造が一般的です。

情報を整理し、読み手にとって理解しやすい構成にすることで、伝えたい内容が読み手に明確に伝わります。

3. 読み手がわかりやすい言葉を選ぶ

ビジネス文書は、読み手がすぐに理解できるようにシンプルでわかりやすい言葉を使うべきです。

読み手が知らない専門用語や業界用語は、説明なしに使うと混乱を招く恐れがあります。

必要な場合は用語を解説し、一般的に使用される用語で表現しましょう。

また、分かりやすい文章にするためには、伝えるべき情報を絞り込み、過不足や誤りがないように工夫することが重要です。

4. 短い簡潔な文章にする

文書を読みやすくするためには、短い簡潔な文章を心がけましょう。

長い文章は読みづらく、読み手が内容を理解しにくくなります。

文章は一つの主題につき一文にまとめ、段落も一つのトピックに焦点をあてるようにします。

これにより、内容が明確になり、読み手がそれぞれのポイントを素早く把握できます。

5. 校正とフィードバックを重視する

文書の最低限の品質を確保するためには、校正は不可欠です。

自分で何度も読み返し、誤字脱字や文法的な誤りがないかをチェックしましょう。

どんなに素晴らしい文章でも、誤字脱字が一つでもあると大幅に説得力がなくなるので、注意しましょう。

また、他の人文章を読んでもらい、フィードバックを受けることも有効です。

違う視点からの意見や指摘を受け入れ、文書をより良いものにできます。

まとめ

効果的なビジネス文書を作るには、明確な目的設定、論理的構成、わかりやすい言葉選び、短い簡潔な文章、徹底した校正とフィードバックが重要です。

これら5つのポイントは、読み手の理解を助け、伝えたい内容を明確にするために不可欠です。

これらを意識して、より効果的なコミュニケーションが行えるように心がけましょう。

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以上、Boschでした。