社内コミュニケーションを考えるヒントは「Slack」に有り▶課題編
私たちザイナスでは、近年Slackを使用しています。恐らく、会社単位だとこのツールを使っているところは多いのでは。ただ、他の会社の中でどのような使い方をしているのかは知らないですよね？現在、どのように私たちザイナスがSlackを使用しているのか、気になる方は👇の記事をクリック！
こちらの過去の記事では、一年間オンラインでザイナスのインターン学生として仕事をしてきた私、荒木の所感を書きました。
が、
Slackについて社内でどのように思われているのか、社員の本音を知りたい！
ということで、社員にアンケートを取ってみました。課題だと思っている点や、その解決策などを提案して頂きましたよ！なるほど～、と思う点や、これはみんなもしかしたら同じ考えかも！、これは使える！といったコメントが沢山ありましたので、2回に分けて特集します。今回は、課題編です👉
Q. 現在のザイナスのSlackの使い方に対してどのくらい満足していますか？
まず最初に行ったのは、ザイナスで使用しているSlackの満足度について。5段階評価で行ったところ…
まぁまぁ、無難な回答ではないでしょうか。ただし、ここで注目して欲しいのは、
非常に満足しているという回答が一つもないこと！
満足でも不満でもないと考えられる、真ん中の評価が半分！
これは、皆さん何かSlackに対して密かに思っている事が出てきそうです！
Q. Slackのどんな点に満足していますか？
まずは現状、どんな点に満足しているのか、探ってみました。
・会社の皆がいる
・履歴として残る
・個別に連絡先登録しなくて良い
・スタンプで感情を表現ができる
・メールと違ってスピーディーに情報伝達ができる
◎ 電話とメールの中間的役割
恐らく、上記はSlackあるあるの満足点なのではないでしょうか。特に、メールよりも良い点について、詳細にコメントをくださっている方も。
メールよりも応答性がよいこと。メールだと相手が受信するのがいつかわからない感じがあるが、Slackなら「起動してくれさえいれば」notificationがかかりますので。このことは、お互い応答性がよい状態になればチャットとほぼ同じ応答性が保たれます。 応答性が電話、Web会議＞Slack＞メールのようになっており、相手の時間を奪わないでおける（効率性から生産性など）ところで電話、Web会議＜Slack＜メールなんだろうなと思います。電話とメールの中間にあたる立ち位置にいると思っています。 あと、送信後にメッセージを変更できるのもよいですね。まだ気づいてなければすぐ訂正できますので。
◎ 緊急連絡網の役割
さらに、こんな使い方をしている事業部もありましたよ。
SEサービス事業部では緊急連絡網(特に災害時)として利用しています。地震発生時これまでは一方向の確認でしたが、安否連絡を記載することで全員分かるし、上長が個人個人に確認する手間がなくなりました。
なるほど、緊急連絡網は、SEサービス事業部以外もこのシステムを使えば、会社全員の安否確認がスムーズにできそうですね。
◎ ちょっとした内容を教えてくれる役割
会社のちょっとした内容(研修したよ。とかフットサルやったよ）が分かるのが嬉しいですね。Yさんが居なくなって更新頻度が下がったのは残念ですが、荒木さんのnote記事も毎回いまかいまかと待ち遠しくなっています。
嬉しいコメントありがとうございます！現在、ザイナスの社員全員が見れるチャンネルでは、キーパーソンとなる人が毎度更新しているイメージ。一人減ると結構な痛手がありますが、最近では他の方も頻繁に更新して下さっているので、工夫の余地がありそうです。
Q. 現在のザイナスのSlackの使い方について、課題があるとしたらどんな点でしょうか？
さて、今回の本命である、ザイナスのSlackの使い方についての「課題」。大きく分けて3つ出ました。
◎ 履歴が90日まで…
90日経過すると過去の内容が消えてしまう点
履歴が残せる点はslackの良い点で出ましたが、無料で残せるのは90日まで。これは、有料プランの利用も検討する必要があるかもしれませんね。
◎ 使用者が固定化・投稿頻度が未だに低い…
・もっと多くの社員が利用するようになったらいいと思う。登録人数は多いが実際投稿する人は固定化されている。
・見ない人はみない。まだSkypeを使っている人もいる。
・まだ全員の閲覧頻度やアクション頻度が圧倒的に低いところ。
・わずかながらSlack起動してくれてない人がいる。その場合はメールより連絡が遅れることになる。
圧倒的に多かったコメントは、使用者・頻度についてです。そう、ここが一番のネックだと考えています。Slackでなくとも従来のツールを利用すれば、コミュニケーションが成り立つ。しかし、ツールを統一化、さらにシステムがうまく機能していないと、円滑なコミュニケーションができなくなります。
◎ ルールが決まっていない…
社内ルールがないので、各人のITリテラシーに任せて運用されている（チャンネルでやりとりすべき内容をDMで送ってくる人がいたり、メールに添付すべきファイルをSlackに貼り付けてきたり、等）。個々に説明するのが面倒なのでここを見て、というものが欲しい。
Slackの機能が上手くいっていない根本的な原因である、ルールがないことを指摘するコメントもいくつか出ました。
現状、用途や案件ごとの複数ワークスペースを使っているので、できれば1個にまとめたい。
ルールを作っていないことによって、チャンネルが発散してしまった結果が、こちらのコメントなのではないでしょうか。チャンネルはありすぎても良いわけではありませんし、少なすぎても区別がつきにくいですよね。
まとめ
今回アンケートのコメントを紐解くことで、ザイナス社内でのSlackの使い方について、課題が大きくいくつか出てきました。
履歴が90日までしか残らない
使用者が固定化・投稿頻度が未だに低い
ルールが明確化されていない
課題はあっても、Slackについて満足している部分も多いことは確かです。次回は、この課題を踏まえ、提案頂いた解決策について見ていきたいと思います！お楽しみに～
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