ビジネスメール　||day25

みなさんこんばんは！なちです。

シリーズで記事にしている「ビジネスメール」について
早いものでもう3記事目になります。

初回と前回の記事も是非読んでみてくださいね。

・初回

・vol2

ビジネスメールって
送る人によって内容を変えたり季節によって挨拶を変えたり、奥が深いですよね。

今回は、中でも「締めくくり」について
焦点を当てて記事を書いていきます。

この記事を読めば明日からすぐに実践できることばかりなので、

自分も”できる”担当者としてみられるようなメールを書きたいという新社会人の方にはうってつけの内容ですので、是非読んでみてくださいね。

１．ビジネスメールの締めくくりはパターン化しがち

ビジネスメールってだいたい型が決まっていますよね。

お世話になっております
～
用件
～
今後ともよろしくお願いいたします。

私も新入社員の時はよく書かされていました。

上司の担当先を引き継いだときには
嫌というほどメールを書きました。

あの時は定型文をコピペして各取引先にお送りすれば良かったので簡単でしたね。

最初だけでなく、しばらくは先輩に教わりながらメールを書いていたのですが、
ふと、

「あれ、書き出しと締めくくりって毎回同じじゃん。」
と思ったことがありました。

大体のひとは

書き出しは「お世話になっております。」
締めくくりは「今後とも、よろしくお願いいたします。」
と書きますよね。

せっかくメールを送るのだから、
他の人とは違った文章を送って印象付けたい！と思いましたが、
勤務先では定型文で送るのが決まりだったので、断念…

しかも、
毎回同じ締めくくりだとつまらないから変えたい！と思って色々考えたのですが、
代替案が何も思い浮かばず、自分の語彙力のなさを嘆きました。

2.ビジネスメールの締めくくりの定番

ビジネスメールについて定番の締めくくりは
以下のものがあげられます。

・今後ともよろしくお願いいたします。
・ご確認のほどよろしくお願いいたします。

こういう言葉を使っている方も多いのではないでしょうか。

私も、こういった言葉を多用しているので
皆さんと同じ悩みを持っていました。

この言葉なら誰しもが使っているから安心！
と思ってしまいますよね。

3.ビジネスメールの締めくくりでワンランク上の印象を

では、できる社会人はどのような言葉を締めくくりにつかっているのでしょうか。

言い回しを変える?
より丁寧にする？

いいえ、そんな難しく考えなくても大丈夫です。

私が先輩から教わった言葉はちょっとした一言を加えるだけのものでした。
その一言を加えただけで受信者を配慮したメールに見えましたね。

要は、基本的なフォームを崩さず＋αの言葉を入れればいいのです。

そのため、ありがちな挨拶をそのまま使えるってことです。
語彙力のない自分にはピッタリだなと思いました。

例えば…

・お手数をお掛けしますが〜
・ご多用のところ恐れ入りますが〜
・急なお願いで大変恐縮ですが〜

というように、いつもの言葉に＋クッション言葉を入れてみましょう。

こちらから確認を依頼するときには、
「ご確認よろしくお願いいたします。」だけではなく、

「お手数をお掛けしますが、ご確認よろしくお願いいたします。」

どうでしょう、より丁寧に感じませんか。

内容によって使い分ける必要がありますが、
上記の3点を使えば、相手を気遣う優しい文章になっていると思います。

4.ビジネスメールの締めくくりには相手への配慮を忘れずに

ビジネスメールでは相手の顔が見えないからこそ、細心の注意を払ってお送りする必要があります。

例えば
「以下の用件について、ご回答ください」
という文面を見たらどうでしょうか。

パッとみると不親切に見えますし、頼んでいる側なのに上から目線に感じます。

少し文章を加えると以下のようになります。
「お忙しいところ恐れ入りますが、以下の用件についてご回答いただけますでしょうか。」

前者とは印象が全く違いますよね。

相手へ配慮を示すためには、
冒頭に「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れることが重要です。

5.ビジネスメールの締めくくりを変えてできる社会人に

いかがでしたでしょうか。

今回はビジネスメールの中でも、
締めくくりに限定した記事を書いてみました。

語彙力の無い私でも
これくらいなら明日からできそうというものばかりでした。

ですが、記事のボリュームがあまりなかったので、
解決できてない悩みがあるひともいるかなぁと思います。

ビジネスメールで悩んでいることがあったら
どんな悩みがあるのか教えて欲しいです。

記事の内容も、
こんなのもう知ってるわとか、
こんなクッション言葉もあるよーとか、
もっと相手のことを考えた締めくくりの言葉があるよーという部分があれば
是非教えてください。

今後の筆者の力になります！

次はいつになるか分かりませんが
まだビジネスメールに関する記事は作成していこうと思います。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました🕊

今日も一日おつかれさまです。

明日も頑張りましょう。